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Se gestisci un'attività di supporto informatico o gestisci un centro di assistenza IT, allora saprai che il supporto IT include molto più che risolvere i problemi del computer. Ogni problema rappresenta un sintomo che potrebbe significare un errore di sistema molto più grande. Numerosi problemi che corrispondono tutti identificano anche i bug del software che potrebbero essere stati persi durante i test.
Uno dei modi migliori per tracciare e analizzare tutti i problemi è attraverso un software di help desk centralizzato. Con un sistema di questo tipo, non solo si monitorano i problemi del computer o del sistema, ma si traccia anche quali membri del personale si sono occupati dei biglietti, un registro di quali clienti o clienti utilizzano l'help desk più spesso e fornisce una panoramica di alto livello su come sta gestendo il personale IT i problemi.
Una delle migliori soluzioni software di help desk gratuite che ho trovato in grado di gestire le stesse funzionalità di alcune delle controparti più costose in circolazione è la Chiudi Support Service Desk.
Installazione di Close Support Service Desk
Il software si chiama "service desk" piuttosto che "help desk" perché in realtà è utile per più di semplici problemi IT. Se esegui qualsiasi servizio che includa clienti o clienti che ti chiamano per problemi, puoi utilizzare questo software per tenere traccia di tali problemi. Forse gestisci un servizio di riparazione elettronica, un impianto idraulico o qualsiasi altro campo che include la risoluzione dei problemi e i problemi di riparazione. Questo software può aiutarti a ricordare, tracciare e analizzare questi problemi, soprattutto se hai un team di tecnici che lavora per te.
Quando configuri il software per la prima volta, scoprirai che ti chiede dove vuoi accedere al database di sistema. Close Support utilizza Access Runtime e il database in background, chiamato CloseSupportBE.mdb, memorizza tutti i dati per il sistema. Per consentire agli utenti distribuiti di accedere a questo sistema per l'immissione, la gestione e la chiusura dei ticket dei problemi, è sufficiente archiviare il database sulla rete locale. Se si desidera utilizzarlo su Internet, è sufficiente impostare un "disco rigido" online come Dropbox e archiviare il database centrale su quell'account.
L'unico fastidio se si utilizza il software gratuito è una casella iniziale che viene visualizzata quando si carica il software, in cui è necessario fare clic su "Continua"Per rifiutare l'iscrizione alla prova gratuita. Una volta entrato nel software, vedrai quattro aree principali.
Nella parte superiore (1), troverai campi e pulsanti di ricerca rapida per creare un nuovo incidente di chiamata o creare una nuova attività per uno o più membri dello staff. Le attività possono essere assegnate a un problema specifico e a un tecnico specifico. L'area di servizio a sinistra include Attività attive (2) e Chiamate attive (3). Sul lato destro della schermata principale vedrai le chiamate ordinate per assegnatario, stato e priorità (4).
Immettere i dettagli ogni volta che arriva una chiamata problematica (o e-mail) è semplice come utilizzare le varie caselle a discesa per selezionare la priorità e la categoria del problema. Una casella a destra consente informazioni specifiche sul problema.
Una volta che la chiamata è nel sistema, rimarrà nell'area "live" fino a quando non verrà risolta o annullata. Una volta che c'è un problema attivo, ogni modifica nel sistema viene automaticamente registrata nell'area "cronologia delle chiamate".
L'aggiunta di una nuova attività è un modo utile per creare e monitorare i lavori per i dipendenti che possono o meno essere correlati a problemi specifici che sono stati chiamati. È anche possibile impostare attività particolari su base ricorrente, in modo che il sistema possa essere utilizzato per la pianificazione del lavoro e per le chiamate con problemi di messa in campo.
Dalla barra di navigazione a sinistra, se fai clic sulle aziende puoi vedere tutti i clienti per cui hai lavorato. Qui è possibile inserire manualmente nuove società e inserire tutte le informazioni di contatto. Quando si fa clic sulla società all'interno di attività o chiamate, si collega a queste informazioni dettagliate in modo da poter ottenere facilmente le informazioni di contatto dalla visualizzazione della chiamata o dell'attività.
Lo stesso vale per le persone, che si tratti di singoli clienti o dei dipendenti che svolgono il lavoro. Inserisci qui tutti i dettagli e, per i dipendenti, è qui che assegni il loro nome utente per utilizzare il sistema Service Desk. La cosa bella è che ogni volta che usi un nome cliente in un biglietto hai accesso immediato ai suoi dati di contatto.
Infine, un'altra utile funzionalità del sistema è che è possibile esportare chiamate o attività (attive o archiviate) in un foglio di calcolo Excel che è possibile utilizzare per creare i propri report o semplicemente per creare il proprio archivio di risolto problemi.
Ci sono molti usi per questo software di Help Desk gratuito oltre ai soli tecnici IT. Puoi usarlo per gestire e organizzare praticamente qualsiasi azienda che debba risolvere o risolvere i problemi. Provalo e vedi se semplifica la tua attività!
Facci sapere cosa ne pensi di Close Support Help Desk o se conosci strumenti simili che sono altrettanto utili. Condividi le tue opinioni nella sezione commenti qui sotto.
Credito immagine: Carlos Chavez
Ryan ha una laurea in ingegneria elettrica. Ha lavorato 13 anni in ingegneria dell'automazione, 5 anni in IT e ora è un ingegnere di app. Ex amministratore delegato di MakeUseOf, ha parlato a conferenze nazionali sulla visualizzazione dei dati ed è stato presentato su TV e radio nazionali.