Come rispondere a tutte le e-mail nel modo giusto: in linea

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Nel 1971, la prima e-mail in assoluto fu inviata da un computer a un altro. Adesso, 269 ​​miliardi di e-mail vengono inviati ogni giorno.

È impossibile immaginare quante di queste email non siano necessarie. Quanti servono solo a causare più confusione. Per bruciare ancora più attenzione e pazienza dei loro destinatari.

Ma una cosa è certa: se più persone iniziassero rispondere alle e-mail in modo efficace 5 strumenti per scrivere e-mail migliori che le persone leggeranno e risponderannoLa scrittura non è la tazza di tè di tutti. Ma non devi essere un grande scrittore per inviare una grande email. Tutto ciò che serve sono alcuni strumenti per garantire messaggi di qualità. Leggi di più , saremmo tutti incatenati alle nostre caselle di posta un po 'meno strettamente e alla nostra ansia e-mail Come padroneggiare l'ansia della posta in arrivo di GmailCosì tante e-mail, così poco tempo. Ti senti così quando si tratta di gestire la posta in arrivo di Gmail? Ti mostriamo semplici impostazioni e strumenti utili per organizzare e a prova di stress la tua casella di posta Gmail.

Leggi di più sarebbe un po 'meno debilitante.

La soluzione più ovvia qui non è solo la "risposta in linea", ma la risposta in linea propriamente. La risposta in linea è dove rispondi all'interno del corpo principale dell'e-mail, piuttosto che scrivere la tua e-mail da zero.

La risposta in linea è qualcosa che la maggior parte di noi fa già di tanto in tanto. Ma dovremmo rispondere in linea lontano più spesso. E dovremmo farlo con alcune regole in mente per mantenere organizzate e facili da seguire quelle complicate discussioni via e-mail.

Stiamo rispondendo all'email sbagliata

L'opposto della risposta in linea è ciò che viene spesso chiamato "post in alto". Qui è dove premi risposta a un'email e inizi a digitare nella parte superiore della casella di testo. Ecco come è composta oggi la maggior parte delle e-mail. Ma a meno che tu non abbia a che fare con conversazioni via e-mail estremamente semplici, i post migliori possono causare ogni tipo di problema.

Prima di tutto, quando pubblichi i post migliori, fare riferimento all'email originale diventa una vera seccatura, che comporta la ricerca di email dopo email per trovare quello che stai cercando. Devi quindi scorrere di nuovo verso il basso fino all'email che stai componendo per forse parafrasare ciò che hai appena trovato, fuori dal contesto e spesso privo di punti salienti.

A volte, un destinatario può rispondere alla tua e-mail in un thread di posta elettronica completamente nuovo, il che significa che la conversazione si sta svolgendo in due o più thread separati.

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Se partecipi a una conversazione di gruppo, le cose diventano ancora più complicate. Tenere traccia di chi risponde a cosa, quando e a cosa sono state le risposte quelli le risposte diventano un'impresa quasi impossibile.

La risposta in linea è la soluzione

Invece di pubblicare i post migliori, dovremmo rispondere in linea - cioè, all'interno del corpo del messaggio di posta elettronica originale. In Outlook e Apple Mail, puoi vedere il messaggio originale non appena premi risposta. In Gmail, basta premere i tre punti nella parte inferiore della schermata di composizione per mostrare la conversazione.

Mancia: Per rimuovere la linea di "citazione" verticale dalla tua risposta in Gmail, evidenzia l'intera e-mail, quindi fai clic su rientrare di meno pulsante.

La risposta in linea risolve il problema della necessità di scorrere una massa di messaggi perché l'e-mail originale è inclusa e può essere ricercata nel messaggio più recente che ricevi in ​​quella conversazione. Ciò significa che tutto è tenuto nel contesto.

Inoltre, non devi perdere tempo a riassumere le risposte di altre persone o copiare e incollare frammenti di email solo per dare un senso alle tue risposte. Con le risposte in linea, tutto è lì per cui tutti possono fare riferimento in qualsiasi momento.

E per le discussioni che coinvolgono più persone, distinguere chi ha detto cosa, e in risposta a chi, è facile (se fatto correttamente).

Inline Rispondere correttamente

Quando molte persone rispondono in linea, scrivono semplicemente le loro risposte accanto al testo a cui vogliono rispondere e lo rendono audace o rosso.

Questo è tutt'altro che ideale. Non appena qualcuno apre un'email in testo normale, non può vedere questa formattazione. E non appena ci sono più di un paio di persone in un thread, le cose possono diventare rapidamente disordinate.

Quindi, ecco una guida rapida su propriamente risposta incorporata che è scalabile e manterrà la confusione al minimo.

1. Non fare affidamento sulla formattazione

Come accennato, in alcuni casi un destinatario potrebbe non essere in grado di vedere la formattazione inclusa in un'e-mail (ad esempio, potrebbe preferire il testo normale). Se qualcuno è daltonico, potrebbe avere difficoltà a seguire le discussioni che contengono più colori.

Sicuramente, usa la formattazione per facilitare la ricerca delle risposte durante la scansione di un'e-mail. Ma non fare affidamento unicamente su di esso.

2. Prefazione Risposte con il tuo nome

Invece di affidarti alla formattazione, prendi l'abitudine di anteporre a tutte le tue risposte il tuo nome e, se devi essere organizzato in modo particolare, la data. Chiedi a tutti i destinatari di fare lo stesso.

Attualmente, in Gmail, non hai altra scelta che digitare il tuo nome manualmente. Lo stesso vale per il Apple Mail sempre insipida.

Se utilizzi Outlook, tuttavia, è disponibile una funzione per prefigurare automaticamente le tue risposte con il tuo nome. Per fare questo vai a File> Opzioni> Posta. Quindi vai a Risposte e inoltra, controlla il Prefazione commenti con box e digita il tuo nome nella casella di testo. Quando rispondi nel corpo di un'e-mail, il tuo nome comparirà automaticamente tra parentesi.

Mailbird ha anche questa opzione per impostazione predefinita.

3. Usa le interruzioni di riga, per favore

Ogni volta che lasci una risposta in linea, questa dovrebbe essere su una nuova riga, piuttosto che inserita a metà frase o alla fine di un paragrafo.

Questo rende molto più facile per le altre persone rispondere ai tuoi commenti e rende molto più snella la scansione della conversazione in corso intorno a ciascun punto.

4. Rientro Risposte multilivello

Quando vengono indirizzati più punti in un'unica e-mail, si verificano più thread all'interno di un singolo messaggio.

Per mantenerle organizzate, devi indentare le risposte filettate, quindi è ovvio quali commenti si riferiscono a ciascun punto. Personalmente trovo usando le parentesi angolari (>) i caratteri più intuitivi qui, poiché i punti elenco potrebbero non essere visualizzati nelle e-mail in chiaro.

Ciò ti farà risparmiare un sacco di sforzi nel cercare di capire a quale parte della conversazione devi prestare attenzione.

5. Ultima risorsa: utilizzare uno strumento migliore

Nessuno pretende che le risposte in linea siano la soluzione perfetta qui. Ma se non hai altra scelta che utilizzare la posta elettronica, prenditi il ​​tempo necessario scrivere e-mail efficienti ed efficaci Come scrivere l'e-mail professionale perfetta (supportata da dati)La posta elettronica rimane la principale forma di comunicazione negli affari. Per avere successo in quell'ambiente, dovresti imparare come comporre e-mail professionali efficaci. Ti mostriamo 9 semplici trucchi che hanno dimostrato di funzionare. Leggi di più . Sulla base dei motivi sopra indicati, la risposta in linea è il modo migliore per far progredire i progetti. Aiuta anche tutti a tenere il passo con più conversazioni all'interno dei thread delle e-mail senza dover perdere tempo a consultare lunghi elenchi di e-mail passate.

Se ritieni che anche le risposte in linea diventino troppo complesse o se i tuoi colleghi non riescono a prendere l'abitudine di rispondere in linea correttamente, tuttavia, potrebbe essere il momento di cercare uno strumento diverso.

Strumenti di comunicazione come allentato, cianciare, e calca rendere più semplici le comunicazioni complesse del team. Invece di continuare a lottare con la posta elettronica, potrebbe essere il momento di provare una di queste.

Diffondere la parola

Quando adotti queste semplici regole di risposta in linea, molti destinatari apprezzeranno quanto sia efficiente comportamento e-mail 5 strumenti che possono aiutarti a scrivere e-mail miglioriTutti stanno ancora cercando di risolvere il problema e-mail. Quindi, parliamo anche dell'abitudine più elementare di tutte: l'arte di scrivere e-mail migliori. Con l'aiuto di alcuni strumenti interessanti. Leggi di più è e inizia a imitare il tuo approccio in modo naturale.

Se non copiano naturalmente la tua attenta etichetta e-mail, tirali su. Invia loro questo articolo. Descrivi come vuoi che rispondano e spiega che risparmierà tonnellate di messaggi incompresi, perdite di tempo e perdita di contesto.

Non c'è davvero nessun aspetto negativo.

Pensi che queste regole ti aiuteranno a rimanere aggiornato su discussioni e-mail complesse? Ci sono altri suggerimenti di risposta in linea che ritieni possano essere utili?

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