Utilizza Excel e Google Task per creare il miglior strumento di gestione degli obiettivi di sempre

Annuncio pubblicitario

Ultimamente, ho iniziato a rendermi conto che sto lavorando molto duramente, ma se qualcuno mi chiedesse se sento che sto lavorando per uno scopo più ampio, dovrei dire che davvero non lo so. L'attuale approccio sembra più un approccio di mitragliatrice, in cui sto solo cercando di realizzare tutto ciò che posso e spero che mi porti dove voglio essere. Non è proprio il modo di raggiungere i propri obiettivi di vita.

Quindi, come faccio sempre quando ho bisogno di una soluzione, mi sono rivolto a MakeUseOf. Ho trovato la menzione di uno strumento di gestione degli obiettivi online chiamato GoalStacker GoalStacker: un'applicazione di gestione delle attività incentrata sulle attività della giornata Leggi di più , ma il sistema sembrava troppo orientato alle attività per le mie esigenze. Stavo cercando un approccio più ampio, in cui inizi con obiettivi di vita generali e poi scendi verso le singole attività quotidiane. Successivamente, mi sono rivolto alla recensione di Bakari di

43Things Elencalo e raggiungilo con 43Things.comSebbene le risoluzioni e gli obiettivi di Capodanno possano essere facilmente digitati e stampati su un foglio di carta, 43Things.com offre funzionalità più utili di carta e penna e fornisce un metodo semplice per la gestione ... Leggi di più , che sembrava molto promettente. Ironia della sorte, 43Things ha il problema opposto. È magnificamente orientato verso quei grandi obiettivi e sogni, ma non così forte quando si tratta di scomporli in piccoli pezzi e gestire le attività quotidiane che ti porteranno lì.

Un altro strumento di gestione degli obiettivi che ho esaminato era WeekPlan WeekPlan: Task Planner settimanale con obiettivi in ​​mente Leggi di più , che pensavo avesse la più promessa. Sfortunatamente, non mi piaceva l'approccio basato sul ruolo limitato e il fatto che la linea tra gli obiettivi della vita e le attività quotidiane fosse così diretta. Nel mio sistema di gestione degli obiettivi dei sogni, cerco un'area centrale in cui è possibile suddividere quegli obiettivi molto grandi in obiettivi più piccoli (ma comunque grandi) da raggiungere lungo la strada. Infine, suddividi questi obiettivi di medio livello in un gruppo di attività che ti aiuteranno a raggiungere ognuna di queste pietre miliari.

Creazione di un sistema di gestione degli obiettivi fai-da-te

Come di solito accade quando non trovo ciò di cui ho bisogno in un sistema o un'applicazione esistente, ho deciso di creare il sistema ideale da zero. Ora, non sto parlando di provare a codificare un'applicazione o creare un sito Web che lo farà come voglio. No, invece, ho deciso di utilizzare due sistemi che uso quotidianamente e che conosco bene: Microsoft Excel e Google Task.

Organizza e compartimentalizza i tuoi obiettivi di vita

Se sei pronto a prendere sul serio il lavoro per quei grandi sogni che hai, è tempo di sederti e metterli per iscritto. Questo reintroduce l'attenzione nella tua vita quotidiana. Ti dà una ragione per lavorare su quei compiti apparentemente banali e insignificanti, perché sai che quel compito non è che un passo verso l'obiettivo del quadro generale. A mio parere, nonostante tutto il resto destinato alla gestione degli obiettivi, Microsoft Excel rimane lo strumento migliore per farlo.

Per iniziare, apri un nuovo foglio di calcolo e crea un nuovo foglio per le 4-6 aree chiave della tua vita che sono più importanti per te. Nel mio caso, negli ultimi giorni della mia vita, voglio dire che sono stato in grado di lasciare una grande ricchezza ai miei figli, ho avuto un rapporto meraviglioso con ogni membro della mia famiglia, mantenuto in perfetta salute e fatto avventure meravigliose. Quindi, le mie aree principali sono WEALTH, FAMILY, HEALTH e ADVENTURE.

Su ciascuno di quei singoli obiettivi "Nucleo", suddividerai quel nucleo in 4 o 5 obiettivi specifici a grande quadro che indicano il successo in quella zona della tua vita, nella tua mente. Questi sono gli elementi che elencherai in questa pagina e includeranno un anno target in un lontano futuro. La maggior parte di questi sarà prossima alla pensione, ma in alcuni casi potresti avere un obiettivo come sbarazzarti del debito che potrebbe accadere molto prima.

Ora che hai suddiviso quegli obiettivi grandi e grandi in "obiettivi secondari" più piccoli, sono un po 'più gestibili. Tuttavia, per trasformarli in attività quotidiane, devono essere ulteriormente suddivisi. Prendi ciascuno di questi grandi obiettivi secondari ed elenca i principali passaggi necessari per arrivarci. Questi non dovrebbero essere compiti quotidiani: dovrebbero essere obiettivi che ti porteranno da sei mesi a un anno per raggiungere. Ogni passaggio ti avvicina molto di più al grande obiettivo secondario all'interno del tuo valore principale.

Mi piace anche mettere un simbolo verde "$$$" accanto agli articoli che richiederanno un investimento - come un modo per pianificare in anticipo per quel costo. Ma soprattutto, a ciascuno dei passaggi dovrebbe essere applicato un anno specifico in cui si desidera eseguire tale passaggio. Renderlo realistico, ma non darti troppo gioco. Infine, ombreggia i passaggi previsti entro il prossimo anno o due: questi sono gli elementi che devi pianificare immediatamente.

Ora che hai i tuoi valori chiave suddivisi in principali sotto-obiettivi, e poi quei sotto-obiettivi suddivisi passi, è tempo di creare le pietre miliari, o le attività, su cui lavorerai per arrivare alla fine linea. Crea un nuovo foglio accanto al foglio del valore principale con un nome simile. Ho chiamato il mio "Wealth_MS1", dove MS rappresenta le pietre miliari.

All'interno di questo nuovo foglio, copierai i passaggi previsti entro il prossimo anno o due. Tuttavia, ogni passaggio diventerà un'intestazione. Sotto ognuna di queste intestazioni, creerai finalmente le singole attività specifiche che puoi svolgere da una settimana a diverse settimane.

Ognuno di questi elementi può letteralmente essere definito un "compito", perché è qualcosa su cui puoi sederti e lavorare davvero e realizzare dopo diverse sessioni. Non è questa idea pie-in-the-sky che sembra irraggiungibile. Questi sono oggetti molto raggiungibili che sembrano un passo molto, molto piccolo - ma ognuno di essi rappresenta un gradino nella scala verso quei sogni di vita. Dai a ciascuno di loro una data specifica e rifletti molto su quella data.

Assegnare compiti attuabili da compiere

Dopo aver creato tutte queste schede "pietre miliari", il passaggio successivo del sistema di gestione degli obiettivi consiste nell'assegnare tali attività all'elenco delle cose da fare. Non importa cosa liste di cose da fare Do It (Tomorrow) è un elenco di cose da fare online estremamente sempliceSe ti piace l'idea di un elenco online di cose che devi fare, ma non riesci mai a usarne effettivamente uno più a lungo del tempo necessario per aggiungere tutto ... Leggi di più Ho provato, torno sempre a Google Task. Quindi, ho deciso di usarlo anche per questo progetto. Fondamentalmente, crei un nuovo elenco per ognuno dei tuoi valori fondamentali che hai definito all'inizio di questo progetto.

Una volta terminato, vedrai tutti quegli obiettivi fondamentali pronti ad accettare le singole attività su cui lavorerai per arrivarci.

Ora, passa attraverso le "pietre miliari" fogli che hai appena creato e posiziona gli elementi più urgenti - a causa del più presto - direttamente nell'elenco applicabile in Google Task. Non dimenticare di assegnargli la data e di dargli una buona descrizione in modo da ricordare esattamente ciò che volevi realizzare.

Una volta terminato, ti sarai assegnato un elenco delle attività più urgenti.

Ora hai oggetti reali e fruibili che sai che dovrai realizzare, perché sono nella tua lista di cose da fare con scadenze!

Traccia e monitora i tuoi progressi

Ora hai un sistema davvero interessante. Ogni settimana o ogni altra settimana, puoi aprire il foglio di calcolo, aggiornare gli elementi che hai completato e tenere traccia di quanto ti avvicini a questi grandi obiettivi

Sarebbe bello spuntare gli elementi come fatto, ma ad essere sinceri, ho scoperto che il feedback visivo funziona come un incoraggiamento ancora migliore lungo la strada. Ti mostrerò rapidamente come è possibile impostare un grafico a barre per mostrare i progressi. Torna al foglio "pietre miliari" che hai creato e crea una colonna "Completata" accanto alle date target. Nella parte inferiore di quella colonna, crea un campo usando il forum, “= COUNTIF (cell1: cell2,” Sì ”) / x) * 100 ″

Basta sostituire "x" con il numero di righe (attività) e rendere "cell1" e "cell2" uguali alle celle all'inizio e alla fine dell'intervallo.

Ciò che fa è creare una cella sotto tutte le attività che verrà aggiornata con la percentuale delle attività totali che hai completato. Ora, per renderlo grafico, fai clic su Formato e scegli Formattazione condizionale per la cella, quindi scegli una delle barre dei dati.

Ciò converte la cella in una barra dei dati. Ora torna alla stessa voce di menu e scegli "Modifica regola ". Impostare tutti gli elementi mostrati di seguito con una freccia rossa sui valori indicati.

Questo farà riempire la barra di colore verde nella percentuale che rappresenta il numero di attività che hai svolto finora!

è bello o cosa? Va bene, forse questo ultimo passaggio è un po 'eccessivo e potresti completare completamente il sistema di gestione degli obiettivi senza questo incoraggiamento grafico, ma adoro vedere la barra muoversi attraverso la cella mentre compio un compito un tempo. Raggiungere il 100% significa che sei un grande passo avanti verso quei sogni di vita.

Cosa ne pensi di un sistema così personalizzato? Pensi che possa darti più potere e controllo per gestire meglio i tuoi obiettivi di vita? Quali sistemi metti in atto per abbattere i tuoi grandi sogni in compiti gestibili? Condividi i tuoi consigli e suggerimenti nella sezione commenti qui sotto!