5 strumenti critici necessari per un ufficio virtuale più produttivo

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Un ufficio virtuale è un ufficio mobile che si trova sul tuo computer o nel Cloud. Se il tuo lavoro non ti lega a una posizione specifica, puoi impostare i tuoi strumenti per lavorare da qualsiasi parte del mondo. Per sempre più persone, lavorare in remoto sta diventando un'alternativa realistica e stimolante al pendolarismo per lavorare in un ufficio tradizionale.

Sebbene offra un'incredibile libertà, lavorare virtualmente e possibilmente su strada richiede anche una grande disciplina ed eccellenti capacità organizzative. Lavoro e viaggio da oltre un anno e quindi posso dirti una o due cose sul lavoro da un "ufficio virtuale".

Comunicazione e-mail

Una comunicazione efficace è la chiave per essere produttivi. L'email rimane uno strumento di ufficio virtuale essenziale per la comunicazione professionale e non sembra che verrà sostituita in qualunque momento presto. Il tuo client di posta elettronica dovrebbe essere impostato per filtrare automaticamente la tua posta, dovrebbe facilitarti il ​​tag e ordina i messaggi e dovresti essere in grado di accedere ai tuoi messaggi online nel caso in cui accada qualcosa al tuo computer.

Per me, Google Mail con alcune impostazioni personalizzate e diverse funzionalità di Google Labs abilitate soddisfa tutti questi requisiti. Abbiamo scritto innumerevoli articoli su GMail su MakeUseOf.

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Organizzazione e pianificazione

Nessun ufficio virtuale è completo senza un calendario per ricordare scadenze, eventi e appuntamenti. A causa della sua perfetta integrazione con GMail che uso Google Calendar.

I seguenti articoli mostrano come è possibile ottenere il massimo Google Calendar:

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Se hai bisogno di più aiuto di quello che un semplice calendario può fornire, considera la possibilità di configurare il tuo sistema di assistente virtuale. Pageonce è un'eccellente soluzione per la gestione di fatture, dettagli di viaggio e altro ancora. Un altro ottimo strumento per mantenersi organizzati è Ricorda il latte, uno strumento per gestire elenchi, attività e promemoria online o ovunque tu voglia, ad esempio in GMail.

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Comunicazione diretta

È importante connettersi con le persone. La comunicazione diretta tramite messaggistica istantanea, chiamate vocali, telefoniche o videochiamate aiuta anche a trasmettere le informazioni in modo più efficiente rispetto a un'e-mail. In entrambi i casi, dovrai comunicare direttamente con colleghi o clienti.

Skype copre l'intera larghezza di banda della comunicazione diretta. Puoi usarlo per chattare istantaneamente, chat vocale o video e chiamare un numero di telefono.

Dai un'occhiata ai seguenti articoli per suggerimenti e trucchi per Skype :

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In alternativa a Skype puoi anche considerare Google Talk o ooVoo.

Archiviazione e condivisione di file online

Se il tuo ufficio non è solo virtuale, ma anche in The Cloud, hai bisogno di uno strumento di archiviazione file online affidabile. Potresti anche aver bisogno di uno strumento per scambiare o lavorare in collaborazione su documenti con i tuoi partner. Dropbox può fare tutto questo e altro ancora.

Guarda cosa ti consigliamo di fare Dropbox:

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Hardware

Infine, vorrei menzionare brevemente l'hardware che sarà utile. Ovviamente hai bisogno di un computer e possibilmente di un telefono cellulare. La selezione del dispositivo dipenderà in gran parte dalle preferenze personali o forse farai affidamento interamente sui computer pubblici. Ad ogni modo, ci sono due pezzi di hardware accessorio che dovresti considerare:

• Backup e trasferimento file
  Per i dati che non è possibile o non si desidera archiviare online, ottenere una scheda SD o un'unità flash USB con capacità di archiviazione sufficiente. Puoi anche installare app mobili su questi dispositivi nel caso in cui tu faccia affidamento su computer pubblici.
• Cuffie e / o cuffia
  Quando lavori in un luogo pubblico affollato e rumoroso, le buone cuffie possono essere fondamentali per la tua concentrazione e sanità mentale. Quando occasionalmente devi effettuare chiamate tramite il tuo computer, assicurati di avere delle cuffie multifunzionali che fungono anche da cuffie.

Conclusione

Un ufficio virtuale è una configurazione altamente individuale di hardware, software desktop e servizi online. Come in un ufficio tradizionale, gli strumenti di ufficio virtuale che scegli dipendono fortemente dalle tue esigenze e preferenze personali. Puoi mantenere l'organizzazione semplice ed efficace, ma non dimenticare mai di proteggere i tuoi dati e eseguire il backup religiosamente.

Quali app e hardware usi nel tuo ufficio virtuale?

Crediti immagine: Edhar