Come garantire che la firma e-mail non dia l'impressione sbagliata

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Dire addio è così difficile da fare, non è vero? È scomodo e talvolta è imbarazzante. Bene, potrebbero non esserci istruzioni per quelle situazioni, ma almeno possiamo offrire alcune istruzioni su come poter dire addio in un'e-mail senza sentirsi a disagio.

Un firma e-mail Anche tu puoi trarre vantaggio dalla potenza delle firme e-mailUna firma ti dice qualcosa su una personalità. Proprio come due persone difficilmente scrivono allo stesso modo, anche loro firmano diversamente. È così che è nata la "scienza" della grafologia. Ma l'era digitale e l'e-mail ... Leggi di più è a tutti gli effetti, il tuo "arrivederci". Non è se si abbraccia qualcuno o si dà loro una stretta di mano. Non è se dai loro solo il tuo nome o dai loro il tuo biglietto da visita con tutte le tue informazioni di contatto incluse. È così che fai un'impressione. O no.

In questo articolo, condividerò le cinque lezioni più importanti che ho imparato negli ultimi vent'anni che ho comunicato con le persone su Internet. È interessante notare che i dilemmi coinvolti nelle firme delle e-mail sono esistiti sin dai primi anni i messaggi venivano inviati su BitNet e FidoNet o persino sul sistema di posta CTSS del MIT negli anni '60, ma io divagando.

L'e-mail è stata con noi per molto tempo. Quindi, come hai capito bene? Come si fa a firmare senza sembrare uno snob, ma offre anche abbastanza informazioni in modo che le persone sappiano chi e cosa sei? Iniziamo. Quando avremo finito, avrai una buona idea di cosa vuoi fare con la tua firma e-mail.

Cosa dovrebbe fare una firma e-mail

In questi giorni, nel processo di invio di email alle persone, ho 3 diversi "livelli" di firma e-mail. Perché? Bene, ci sono tre livelli di relazioni da affrontare: tutto, da una breve nota a un amico, fino a un messaggio di posta elettronica aziendale formale a un'azienda. Tre variazioni sono davvero tutto ciò di cui hai bisogno e lo scopo di queste dovrebbe essere il seguente:

1. Un sorriso veloce - Questa versione della firma invia e-mail veloci ad amici o colleghi a cui invii costantemente e-mail, più volte al giorno.

2. Sorriso e una stretta di mano - Questa versione della firma continua con e-mail più lunghe per i colleghi di lavoro, in cui la tua e-mail deve essere solo un po 'più formale.

3. Una stretta di mano e un biglietto da visita - Questo è per quei momenti in cui è necessario scrivere un'e-mail aziendale formale e fornire il titolo e tutte le informazioni di contatto.

Esistono regole non scritte per ciascuno di questi tipi di firme e-mail. Rompili, e non sarà la fine del mondo. Se vuoi fare un'impressione particolarmente positiva, allora tieni conto di alcuni di questi suggerimenti per ogni tipo di email che invii.

La firma del sorriso veloce

Non hai sempre bisogno di una firma email. Almeno, non ne hai sempre bisogno formale. È come quando passi da un collega nel corridoio. Li vedi più volte al giorno. Partecipi alle stesse riunioni. Hai davvero bisogno di salutarli nel corridoio con una stretta di mano? No; il più delle volte è un veloce "Ehi Fred" e un sorriso, se non altro. Quando invii rapidamente un'email a un collega per chiedere consigli o un suggerimento, potresti non aver nemmeno bisogno di una firma. Se senti la necessità di firmare, puoi prendere il mio approccio, solo il tuo nome preceduto da un trattino. Non sono necessarie citazioni fiorite o titoli elaborati. La persona sa chi sei, cosa sei e qualsiasi cosa al di là del tuo nome sarebbe imbarazzante. Consideralo come una conversazione di base del refrigeratore d'acqua, che di solito finisci con qualcosa del tipo "va bene, ti prendo più tardi!" e un'onda veloce. Non è necessario altro.

Sorriso e una stretta di mano

L'altro tipo di firma è una sorta di ibrido tra formale e informale. Questo è il difficile da ottenere giusto. Questi potrebbero essere i colleghi che desideri inviare tramite e-mail con richieste commerciali semi-formali, ma non vuoi che pensino che ti stai sentendo rigido. Devono apprezzare l'importanza dell'email, ma non vuoi che si chiedano se in realtà sei ancora amico. È qui che entra in gioco la firma molto sottile. Di solito sono di dimensioni ridotte e quasi impercettibili nel piè di pagina dell'email stessa. Uno dei migliori approcci per questo è una firma che io chiamo "one-liner".

In questa versione, tutte le informazioni sono divise con un "|" carattere. Questo potrebbe essere semplice come un indirizzo o e-mail, numeri di telefono, numeri di cellulare o altro. Dovrebbe essere breve, includere solo un po 'di informazioni necessarie e il gioco è fatto. Ho anche visto alcune persone creare questa firma con un carattere più debole rispetto al resto dell'email, forse in grigio. Un altro approccio che ho notato è una brevissima linea a due linee. Fondamentalmente, un nome e una forma di contatto che potrebbe essere un singolo numero di telefono o un indirizzo e-mail.
Ovviamente, questo è per i destinatari che già sanno chi sei, con quale azienda lavori e stai semplicemente inviando loro una delle tante email di corrispondenza. Fornisce la "sensazione" di un'e-mail amichevole, ma se la persona ha bisogno di contattarti e potrebbe non contenere il tuo numero il loro Rolodex (le persone usano ancora quelle ???), quindi ci sono le tue informazioni di contatto in fondo all'email, proprio dentro raggiungere.

Una stretta di mano formale

Certo, ci sono momenti in cui invii un'email a qualcuno al di fuori dell'azienda, o forse lo sei inviare un'e-mail a qualcuno all'interno dell'azienda su qualcosa di ufficiale che richiede la conversazione formale. È come indossare un abito formale quando partecipi a una cerimonia di premiazione per i tuoi colleghi. Prima di parlare di cosa dovresti fare in questi casi, è più istruttivo capire cosa non fare prima. Sì, dovresti fornire le informazioni di contatto, come il nome della tua azienda, il sito web e l'indirizzo email, ma non è necessario esagerare. È davvero necessario fornire quattro numeri di telefono diversi, incluso un fax?

No, fornisci sufficienti informazioni di contatto in modo che ci siano diversi metodi per contattarti - email, telefono o magari anche tramite un sito Web - ma non lasciarti trasportare. Fornire un elenco di numeri di telefono fa sembrare che tu sia così mobile che non sei mai nel tuo ufficio e troppo difficile da contattare.

Un altro errore comune si sta riscontrando come un auto-promotore. Persone come questa sovraccaricheranno le loro firme e-mail con i loro account di social network al punto in cui la firma è lunga più di 10 righe e piena di auto-marketing.

Un altro modo per dare un'impressione orribile è usare tutti i tipi di colori e caratteri funky nel tuo indirizzo e-mail. È difficile tirare fuori qualcosa del genere, perché i colori devono corrispondere e i caratteri devono apparire giusti. Sfortunatamente, molte persone non hanno idea di come abbinare correttamente i colori, e la loro firma e-mail finisce per sembrare qualcosa proveniente da una fabbrica di Willy Wonka.

Questo tipo di firma da clown non è professionale e chiunque lo invii penserà che non hai idea di cosa stai facendo, indipendentemente dal campo in cui ti trovi. Quindi evita i colori stravaganti. Mantienilo semplice.

Cosa puoi fare bene

Che aspetto ha una buona firma e-mail formale se vuoi fare una buona impressione? Utilizza le informazioni di base richieste, mantieni la formattazione e lo stile semplici e non esagerare con le informazioni.

Ecco un esempio. Questo include 4 righe: nome, azienda, numero di telefono e indirizzo e-mail. Questo è tutto.

Questa persona ha usato solo il testo normale e tenerlo su solo quattro righe lo rende di classe e professionale.

Con il mio indirizzo, vado un po 'oltre mantenendo la modesta firma usando il corsivo e sfumandolo in grigio scuro. Mantenendolo leggermente più chiaro del testo e-mail stesso, si comunica al destinatario che si considerano le proprie informazioni secondarie al messaggio stesso. È un sottile accenno di umiltà.

Inoltre, i titoli dovrebbero essere usati solo quando sono rilevanti per la conversazione in corso. Nella maggior parte della corrispondenza relativa al mio sito Web, le persone devono sapere che sono il proprietario del sito, quindi il titolo è importante. Sono incluse solo informazioni sufficienti per un contatto rapido: email e numero di telefono, tutto qui.

Un altro esempio è la firma che utilizzo per la corrispondenza interna ed esterna di MakeUseOf.

Qui, mi sono davvero preoccupato tra l'uso del titolo o meno. Di solito è importante solo nelle comunicazioni e-mail esterne e marginalmente importante in alcune comunicazioni interne. Ho iniziato usando due versioni - una per esterno e una per interno - ma mi sono stancata di passare manualmente tra i due, che ho deciso di seguire con quello sopra. A rischio di imbattersi in qualcosa di importante, rimane sbiadito e secondario. Utilizza anche il "|" personaggio di cui sopra, un piccolo tocco di colore per far risaltare il nome del sito Web, e ho deciso di essere audace e aggiungere una quinta riga per un preventivo.

Venire con la firma e-mail perfetta 6 suggerimenti per ottenere di più dalle firme in Gmail Leggi di più che rappresenta chi sei, cosa fai e come contattare puoi fare qualche prova ed errore, ma una volta ottenuto giusto, è bello sapere che stai facendo del tuo meglio per ogni corrispondenza email che invii su.

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Credito immagine: Coppia di affari tramite Shutterstock