Come utilizzare Outlook per la gestione semplice di attività e progetti

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Se stai lavorando a un piccolo progetto, come libero professionista o in un'azienda con pochi dipendenti, Outlook 2016 può aiutarti gestisci i tuoi progetti e compiti senza la necessità di software pesanti. Con semplici personalizzazioni nella sezione attività, è possibile impostare promemoria e date di scadenza, assegnare cose da fare e tenere traccia del tempo facilmente.

Perché utilizzare Outlook per progetti e attività?

Per progetti di grandi dimensioni, i project manager e le aziende più grandi utilizzano software professionali come Microsoft Project o Basecamp, alcuni dei migliori strumenti di gestione dei progetti per svolgere il proprio lavoro. Offrono le ampie funzionalità necessarie per organizzare e gestire progetti di successo.

Tuttavia, per piccoli progetti, liberi professionisti o team di uno o due, Microsoft Outlook ha le funzionalità essenziali necessarie per avere successo in qualsiasi situazione sottodimensionata. Ecco alcune delle funzionalità di base che contiene:

• Campi attività personalizzabili
• Cose da fare assegnabili
• Promemoria utili
• Tracciamento del tempo
• Aggiornamenti di stato
• Priorità e classificazione
• Funzione di esportazione

Come si possono usare quelle funzionalità di Outlook?

Personalizza con i campi che ti servono

È possibile aggiungere e rimuovere facilmente campi nella sezione attività. Ad esempio, per tenere traccia del tempo è possibile aggiungere il lavoro effettivo e il lavoro totale. Per il monitoraggio dello stato puoi aggiungere la percentuale di stato completo e personalizzato.

Per scegliere i campi, fare clic con il tasto destro su una delle colonne e selezionare Selettore di campo. Quindi trascina e rilascia i campi che desideri nell'area della colonna.

Assegna compiti facilmente

Se lavori con un partner o un dipendente, assegnare compiti l'uno all'altro è semplice. Apri l'attività e nella navigazione in alto seleziona Assegna compito. Clicca il Per per aprire l'elenco dei contatti, selezionare l'assegnatario e fare clic sul Per pulsante nella finestra pop-up. Ciò inserirà il contatto nell'attività e dopo aver fatto clic Spedire, l'attività sarà avviata verso l'assegnatario.

Puoi anche includere un campo per Compito di squadra che include semplici segni di spunta e un Assegnato a campo per vedere a colpo d'occhio il responsabile.

Imposta promemoria

Come per qualsiasi applicazione, i promemoria sono strumenti essenziali. Microsoft Outlook ti consente di personalizzare i tuoi promemoria selezionando la data, l'ora e un suono specifico, se lo desideri. Le scelte di data sono in formato calendario e le scelte di ora sono in incrementi di 30 minuti.

Track Time

Per i liberi professionisti o altri che fanno pagare i clienti a ore, il monitoraggio del tempo è un must. Con Microsoft Outlook puoi usare entrambi Lavoro reale e Lavoro totale campi o solo uno di essi, a seconda delle tue esatte esigenze. Ad esempio, è possibile utilizzare il lavoro effettivo per l'importo fatturabile e il lavoro totale per l'intero tempo impiegato nell'attività. Entrambi i campi registrano il tempo in ore decimali.

Stati di aggiornamento

Microsoft Outlook include sia la percentuale completa che i campi di stato per tenere traccia dei progetti e delle attività. Come per il monitoraggio del tempo, puoi utilizzare entrambi o solo uno, a seconda delle tue preferenze.

Il vantaggio di usarli insieme è che se si contrassegna un'attività come completata al 100 percento, ad esempio, il campo di stato verrà visualizzato automaticamente Completato e l'attività verrà graffiata.

Il campo dello stato include anche le opzioni In corso, In attesa di qualcun altro e Rinviato, ognuna delle quali può essere molto utile per rimanere in pista.

Usa le priorità e la categorizzazione

L'uso del campo prioritario è un altro ottimo strumento per la visualizzazione i tuoi oggetti più importanti Il sistema 3-Strike: come dare priorità al tuo elenco di cose da fareNon riesci a visualizzare l'elenco delle cose da fare? Il problema potrebbe non essere la tua produttività, potrebbe essere solo la tua priorità. Impariamo come dare la priorità all'elenco delle cose da fare e fare le cose. Leggi di più a prima vista. Gli articoli ad alta priorità mostreranno un punto esclamativo rosso e gli oggetti a bassa priorità mostreranno una freccia blu verso il basso. Puoi anche aggiungere un Priorità personalizzata campo se necessario.

La funzione di categoria in Microsoft Outlook è utile anche per individuare tipi specifici di attività a colpo d'occhio. Per impostazione predefinita, le categorie sono denominate per il loro colore, ma è utile cambiarle in nomi più significativi. Ad esempio, è possibile utilizzare la categoria verde per tutte le attività finanziarie e denominarla come tale. Puoi creare le tue categorie e scegliere anche il colore.

Esporta i tuoi dati

Se desideri esportare le tue attività in un foglio di lavoro, è un processo semplice Come esportare i contatti di Outlook in qualsiasi luogoDevi esportare i tuoi contatti di Outlook e non sai da dove cominciare? Ti mostriamo come esportare da Outlook e importare nella tua destinazione. Leggi di più . Per iniziare, selezionare File > Apri ed esporta > Import / Export. Quando si apre la finestra successiva, selezionare Esporta in un file nell'elenco delle scelte. È quindi possibile scegliere tra due tipi di file; Valori separati da virgola (.csv) o File di dati di Outlook (.pst).

L'opzione Valori separati da virgola è una scelta di uso comune. Ti consente di mappare i campi per una transizione pulita e il file può essere caricato o importato in database e fogli di calcolo. Se si desidera creare un semplice backup delle attività di Outlook, è possibile scegliere il file di dati di Outlook.

Nel passaggio successivo, selezionare il Compiti cartella dall'elenco di opzioni e fare clic Il prossimo. È quindi possibile regolare il nome e la posizione del file, se necessario. Finirai quindi l'esportazione. È possibile fare clic su Mappa campi personalizzati pulsante prima, se necessario, che ti permetterà di modificare i campi nel tuo file; questo passaggio è facoltativo. Clic finire e ti verrà richiesto di inserire un intervallo di date per le attività da esportare.

Altre utili funzionalità

Per facilità d'uso, le attività in Microsoft Outlook offrono ulteriori funzionalità utili e utili per aiutarti con i tuoi progetti e cose da fare.

• Ordina per qualsiasi colonna.
• Trascina e rilascia per riorganizzare le colonne.
• Invia un rapporto sullo stato di una singola attività con un clic.
• Visualizza la sezione dei dettagli dell'attività per ore, informazioni di fatturazione e azienda.
• Filtra tutte le attività per parola chiave, stato o ora.

La sincronizzazione delle app mobili è disponibile?

Attualmente, l'app mobile di Microsoft Outlook non include una funzione di attività. Ma, se è necessario sincronizzare le attività di Outlook in movimento, per fortuna ci sono app che è possibile connettersi per Android o iOS.

• Remember The Milk (versione Pro), androide e iOS, $ 39,99 all'anno
• Attività e note per MS Exchange (richiede un account di scambio), androide, $4.99
• SymTasks: sincronizzazione delle attività di Outlook, Android [non più disponibile]
• TaskTask per Microsoft Outlook e Google Task, iOS, $4.99
• Attività di scambio Todo (richiede un account di scambio), iOS [non più disponibile]

Per ulteriori opzioni mobili che funzionano con a app di project management per Mac 5 strumenti di gestione dei progetti di facile utilizzo per MacStai cercando di gestire progetti sul tuo Mac? Ecco le app di gestione dei progetti più semplici su macOS per attività di qualsiasi dimensione. Leggi di più , dai un'occhiata a questi strumenti:

Hai provato le attività di Outlook per i piccoli progetti?

L'uso della funzione di attività di Microsoft Outlook non funziona per tutti o per tutti i progetti. Tuttavia, se sei già un utente di Microsoft Outlook e hai solo bisogno di uno strumento semplice, allora funziona bene.

Per di più, controlla alcune funzionalità poco conosciute di Outlook 10 funzionalità nascoste di Microsoft Outlook utilizzate raramenteMicrosoft Outlook ha molte funzionalità. Utilizzare queste funzionalità di Outlook meno note e migliorare il flusso di lavoro della posta elettronica Leggi di più . E se stai cercando uno strumento di gestione delle attività dedicato, questi app di elenchi di cose da fare multipiattaforma 8 app per le cose da fare che si sincronizzano su tutti i tuoi dispositiviScegli una di queste eccellenti app da fare se desideri sincronizzare le tue attività e le tue liste di controllo su tutti i tuoi dispositivi. Leggi di più sono di sicuro aiuto monday.com per progetti con collaborazione in team Come monday.com può potenziare la collaborazione del tuo teammonday.com offre potenti strumenti di collaborazione e organizzazione per il tuo team. Ecco perché dovresti provarlo. Leggi di più .