Lavoro di squadra: 10 consigli per un'efficace collaborazione online in tempo reale

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Nativi digitali coautore di articoli, tesi e libri online e in tempo reale. Se stai ancora inviando e-mail avanti e indietro con file allegati per collaborare a un documento, stai sbagliando. A meno che tu non condivida lo stesso ufficio, scrittura collaborativa online In che modo gli strumenti di scrittura collaborativa ti semplificano la vitaGrazie a Internet, collaborare a un progetto di scrittura dovrebbe essere un gioco da ragazzi. Se ne hai mai coprodotto uno, sai che può essere difficile. Non dovrebbe essere con lo strumento giusto. Leggi di più è generalmente più sicuro, più affidabile e più efficiente delle e-mail. Inoltre, è facile e divertente. Lascia che ti aiuti ad iniziare.

Il gruppo

Lavorare da remoto è difficile. Quindi è tanto più importante mettere tutti nella stessa pagina e costruire il team. Abbiamo spiegato come lo spirito di squadra batte la tecnologia Lo spirito di squadra batte la tecnologia: come padroneggiare la collaborazione remota per i team online

Collaborare non è più facile se devi lavorare insieme da remoto e condividere Internet solo come una connessione comune. La tecnologia può aiutare a navigare nel caos. Ma è solo la ciliegina. Leggi di più prima. I membri del team devono conoscere i reciproci punti di forza e di debolezza. Il team ha bisogno di un obiettivo comune e di una tabella di marcia con obiettivi e responsabilità individuali. Tutti devono sentirsi a proprio agio con gli strumenti che stanno utilizzando e almeno una persona deve mantenere organizzata la squadra.

Suggerimento 1: non dimenticare mai l'importanza di una squadra inclusiva che coinvolge tutti i suoi membri.

Gli attrezzi

Scrittura collaborativa in tempo reale o la modifica può essere eseguita in vari modi. Gli strumenti basati su browser includono Google Drive o Una guida (precedentemente SkyDrive). Sul lato software, Microsoft Office supporta l'editing collaborativo con SharePoint o OneDrive. Se stai utilizzando una versione precedente di Word (2007 o 2010), puoi installare il componente aggiuntivo CodoxWord per abilitare la scrittura collaborativa. Il libero, multipiattaforma e elaboratore di testi open source Abiword è il miglior elaboratore di testi leggero gratuitoOttieni un elaboratore di testi leggero ma non sottodimensionato. Se hai bisogno di un programma compatibile con un'ampia varietà di formati di file, Abiword potrebbe essere la soluzione giusta per te. Non è potente come Microsoft ... Leggi di più AbiWord include anche un plug-in di collaborazione, per consentire la modifica simultanea dei documenti tramite AbiCollab.net. Se la privacy è un problema, puoi impostare un editor di testo online e open source self-hosted con Etherpad.

Suggerimento 2: scegli uno strumento in base alle esigenze del tuo progetto e alle capacità o preferenze del tuo team.

Gli strumenti dovrebbero facilitare il flusso di lavoro. Se i singoli membri del team non sono in grado di utilizzare un particolare software o piattaforma, i progressi del progetto ne risentiranno. Ecco alcuni punti da considerare:

• Su quali sistemi operativi fanno parte i membri del tuo team?

• Quali strumenti stanno usando ora?

• Con quali strumenti hanno esperienza?

Allo stesso modo, se uno strumento non ha le caratteristiche necessarie, raggiungere il risultato desiderato sarà difficile. Prepara collettivamente un elenco di funzionalità indispensabili e utili. Considera quanto segue:

• scrittura collaborativa in tempo reale

• Commenti

• chat sulla barra laterale

• notifiche

• gestione dei file

• Cronologia delle revisioni

• controllo della versione

• supporto markdown

• importazione ed esportazione

• supporto mobile

Questo elenco e la consapevolezza dei prerequisiti del tuo team ti aiuteranno a scegliere uno o più strumenti adatti.

Suggerimento 3: aiutare tutti i membri a impostare gli strumenti scelti e, ove necessario, fornire loro un'introduzione alle funzionalità di cui avranno bisogno.

Il processo

All'inizio del progetto di scrittura, raccogliere una panoramica dei diversi compiti e argomenti per coprire e distribuire le responsabilità. Il team deve redigere uno schema, trovare esperti per diverse sezioni, scegliere un editor di copie per correggere l'ortografia, la grammatica e lo stile di scrittura. Mettere un editore esecutivo a capo del contenuto e nominare qualcuno per gestire i dati o progettare figure e tabelle.

Suggerimento 4: ogni membro del tuo team ha competenze diverse. Un processo efficiente si baserà sui punti di forza delle persone. Assegnare le responsabilità di conseguenza.

Suggerimento 5: quando si tratta di esecuzione, coinvolgere la squadra. Le persone dovrebbero scambiare periodicamente ruoli e correggere le bozze del lavoro reciproco per coprire diverse prospettive.

La scrittura è un processo creativo e una passione per molte persone.

Suggerimento 6: se nella tua squadra ci sono persone che odiano che i loro scritti vengano cambiati da qualcun altro, i redattori possono invece utilizzare commenti e suggerimenti.

Suggerimento 7: concordare convenzioni di commento, una nomenclatura e come verranno elaborati i commenti.

Alla fine, il successo del tuo documento dipende dal contenuto.

Suggerimento 8: lascia che le persone scrivano ciò di cui sono entusiaste, anche se la loro scrittura fa schifo. Le loro idee potrebbero essere brillanti e puoi sempre correggere lo stile di scrittura.

Suggerimento 9: rispetta l'idea! Quando modifichi la scrittura di qualcun altro, assicurati che l'idea che esprime sia conservata.

Nel frattempo, una persona deve organizzare il team, gestire le aspettative e tenere a mente i tempi.

Suggerimento 10: comunica frequentemente con i tuoi compagni di squadra. Aggiornali sui progressi generali, evidenzia lacune e ricorda loro le responsabilità e le scadenze. Lodare gli sforzi individuali e incoraggiarli a condividere i propri progressi, approfondimenti e sfide.

Il progetto finito

Un team che si avvicina a una scrittura o a qualsiasi altro progetto con entusiasmo e spirito collaborativo - disposti a farlo dare il meglio, supportare i compagni di squadra e scendere a compromessi - produrrà sempre risultati migliori di individui. Il tutto è più grande della somma delle sue parti. Dacci dentro e e prometto che sarà l'esperienza più gratificante della tua vita. È stato sicuramente mio.

Quali lezioni hai imparato lavorando con i team virtuali?

Credito immagine: Ed Yourdon via Flickr, Collaborazione virtuale tramite Shutterstock