Come assicurarsi di non dimenticare mai più un'attività

Annuncio pubblicitario

Sei una persona organizzata. Aggiungi eventi imminenti al tuo calendario, pianifichi la tua carriera in Trello e disponi di un discreto sistema di etichettatura in Gmail per assicurarti di rispondere sempre alle cose. Eppure, quando controlli la tua lista di cose da fare, ci sono alcune attività da questi altri luoghi che non sono ancora arrivate alla lista.

Sì, è possibile configurare un sistema per aggiungere manualmente elementi da questi luoghi all'elenco delle cose da fare, ma ciò fa perdere tempo. Idealmente, deve essere automatico. Quindi, quando controlli l'elenco delle cose da fare con il filtri Todoist per eccellenza Come impostare i filtri Todoist definitivi in ​​5 minutiQuindi, hai inserito tutti i tuoi compiti in Todoist ma il processo di superarli è alquanto casuale. Questo perché probabilmente non hai grandi filtri. Questo cambierà. Oggi. Leggi di più hai creato, avrai tutto l'essenziale proprio lì e non ti perderai mai nulla.

Dimostriamo come non dimenticare un'attività utilizzando Todoist come strumento di acquisizione della memoria.

Preparati per gli eventi del calendario

Se tutta la tua vita è pianificata in Google Calendar, ha senso attivare il tuo elenco di cose da fare da determinati elementi al suo interno. Ad esempio, quando arriva una riunione e devi preparare le cose in anticipo. Questo richiede un po 'di pianificazione e ci sono due modi per farlo.

Innanzitutto, devi impostare le notifiche di promemoria per i tuoi calendari importanti. Vai al calendario nel tuo elenco di calendari, fai clic sulla freccia a destra e quindi scegli Modifica notifiche. Ho impostato il mio per ricevere un'email con una settimana di anticipo rispetto agli eventi, ma potresti preferire qualche altro intervallo di tempo. Filtra anche le mie e-mail come un matto, quindi non le vedo mai, ma non è questo il punto. Il punto è che una volta che l'e-mail ha colpito la mia casella di posta, riesco a farlo per fare cose interessanti.

Il secondo passo è impostare un filtro in Gmail per catturare tutti gli eventi su cui ti stai concentrando. Quindi, ad esempio, avresti impostato un filtro per catturare le email [email protected] con la parola "incontro" nell'argomento. Questo sarà il modo per attivare una voce dell'elenco di cose da fare una settimana prima della riunione.

Ora, ci sono due modi per passare da questo punto ad avere un nuovo oggetto da fare nella tua lista di cose da fare di Todoist.

Il primo modo è impostare il filtro per inoltrare l'e-mail all'indirizzo e-mail privato per un determinato progetto. In realtà avrei impostato un nuovo progetto per questo, chiamato qualcosa come "Preparazione alla riunione". Questa opzione funziona solo per Todoist premium Quanto più produttivo è ToDoist Premium? Ecco 6 buoni motivi per eseguire l'aggiornamentoHo continuato a usare ToDoist gratuitamente per un po '. Ma continuavo a imbattermi in cose che volevo fare e non potevo. Promemoria via email. Aggiunta di note all'attività. Cose che aggiungerebbero davvero molto ... Leggi di più , poiché solo gli utenti premium possono accettare nuove attività via email. Implica anche l'aggiunta [email protected] e [email protected] al tuo elenco Todoist "Accetta email" e verifica la configurazione.

La seconda opzione è disponibile per chiunque e molto facile da configurare, ma comporta il collegamento di Gmail e Todoist IFTTT, cosa che non tutti sono felici di fare. Ma i passaggi sono semplici.

1. Imposta il filtro Gmail per aggiungere un'etichetta particolare ai promemoria della riunione.
2. Scegli un'etichetta unica da utilizzare solo per questo scopo.
3. Imposta una ricetta IFTTT da attivare ogni volta che c'è una nuova e-mail in quell'etichetta.
4. Impostalo per attivare un nuovo elemento da fare nel progetto di preparazione della riunione designato.
5. Puoi anche aggiungere un prefisso o aggiungere del testo alla riga dell'oggetto (purtroppo non puoi modificare l'oggetto).

Prefisso il testo "Preparare per", che è abbastanza per avere un senso per me. È inoltre possibile impostare la priorità dell'attività e la data di scadenza o anche impostare una nota che può contenere il corpo dell'e-mail che ha attivato l'attività. Se si desidera aggiungere etichette all'attività, è possibile aggiungere del testo con @Inviare o @Telefono per impostare questo.

Nota: Se non stai usando Todoist, puoi effettivamente utilizzare questa stessa idea IFTTT per creare attività in iOS Reminders, Evernote o Toodledo. In alternativa, è possibile utilizzare il primo metodo per creare attività qualsiasi sistema di liste di cose da fare I 5 comandamenti per la scelta dell'app giusta per la produttivitàDiverse persone organizzano in modi diversi. Quindi scegliere un'app da fare dipende davvero dal tipo di persona che sei. Ecco cinque comandamenti a cui puoi pensare per il tuo sistema di produttività. Leggi di più che accetterà e-mail, come Remember The Milk.

Quali altri trigger posso impostare da Google Calendar?

Lasciati ispirare: ci sono molte altre cose che puoi fare con questo sistema.

• Se hai un calendario per i compleanni, imposta un'attività che ti ricorderà di acquistare un regalo.
• Se hai ospiti che soggiornano spesso, attiva un'attività per preparare attività turistiche e altre cose per il loro arrivo.
• Se segui il tuo programma di vaccinazione per i tuoi figli, attiva un'attività per effettuare una chiamata per l'appuntamento.
• Se ti piace essere preparato per le feste che stai partecipando, attiva un'attività per preparare regali e cibo condiviso.

Ricevo le notifiche di Google Calendar per attivare nuovi elementi da fare per concerti e concerti, ricordandomi di mettere in ordine la mia musica e i miei abiti (poiché è sempre diverso). Un'altra idea è quella di ottenere tutto ciò che etichetti "Da fare" per andare su Gmail, ma lo trovo un po 'esagerato.

Considera i tipi di calendari a cui sei iscritto e come possono aiutarti. Se sei iscritto al tuo calendario di Last.fm, che ti dice ogni volta che le tue band preferite suonano localmente, potresti attivare attività per acquistare biglietti per concerti delle tue band ultra preferite. Se si è abbonati ai calendari delle festività pubbliche o ai calendari delle vacanze scolastiche, è possibile attivare attività per preparare feste o assistenza all'infanzia. Se ti iscrivi ai calendari del concorso per gare di poesia o maratone, puoi impostare un'attività per assicurarti di essere iscritto al concorso.

Ottieni carte Trello o attività di Basecamp in Todoist

Usi Trello per il brainstorming generale, la pianificazione del blog, le attività lavorative o un modo diverso di visualizzare il tuo piano di vita generale? Ottieni un calendario per la tua scheda Trello. Vai alla barra laterale, fai clic su Menù menu a discesa, quindi selezionare Potenziamento e vedrai l'impostazione del calendario.

È anche possibile ottenere un feed iCal in Basecamp e molti altri servizi di elenchi di cose da fare.

Iscriviti a questo feed iCal in Google Calendar; imposta una data di scadenza in Basecamp o Trello e visualizzala sul tuo Google Calendar. Ciò attiva la notifica per inviare un'attività a Gmail e Todoist, in modo da non dimenticare di completare l'attività.

Questo sistema è particolarmente utile se ai tuoi colleghi piace pianificare in modo collaborativo a Trello o Basecamp, ma non vuoi perdere una scadenza assegnata a te. Puoi facilmente mettere a punto il filtro Gmail per catturare solo le attività assegnate a te stesso.

A Killer Student Hack

Gli studenti possono utilizzare questo sistema per attivare in anticipo una serie di attività per gli esami imminenti o le date di invio degli incarichi. È possibile impostare una notifica dal calendario da inviare con un mese di anticipo, quindi attivarla per impostare una serie di attività. Ad esempio, è possibile impostare immediatamente un'attività a bassa priorità per ricercare l'incarico, un'attività a priorità più elevata un paio di settimane dopo per preparare un delineare, un'altra attività ad alta priorità un po 'più tardi per completare una bozza, e l'attività ad alta priorità finale un po' più tardi per garantire che il compito sia completato e presentata.

Quindi, per essere certi che non ci si perde mai nulla, è possibile attivare un'altra notifica una settimana prima della data di scadenza per verificare che sia stata eseguita e inviata. In questo modo, non ti perderai nulla che viene aggiunto vicino alla data di scadenza.

Che altro puoi fare con Todoist e IFTTT?

Poiché ci sono centinaia di altre integrazioni IFTTT, ci sono molte possibilità per Todoist. Anche i promemoria di tutti i giorni come l'impostazione di un'attività per assicurarsi che ci sia un kit di sopravvivenza invernale nella tua auto quando il tempo dice che sta per nevicare (o al contrario, una tavola da surf sulla tua auto quando c'è il sole).

Ma girando le cose, ci sono alcune cose interessanti che puoi fare quando si attiva IFTTT da Todoist, come invio automatico di una segnalazione al tuo capo Automatizza la tua vita e il tuo lavoro con Todoist e IFTTTGioca in modo creativo con le funzionalità di notifica di ToDoist e la capacità di IFTTT di realizzare automazioni davvero interessanti con loro. Ti mostriamo come combinando i due poteri la tua produttività. Leggi di più .

Come si integra Todoist con IFTTT, Gmail e Google Calendar? Sei bloccato tra una serie di liste di cose da fare per lavorare e giocare? Raccontaci i tuoi migliori hack!

Crediti immagine: Non dimenticare Via Shutterstock