Diventa un capo via e-mail: non lasciarti prendere tutto il giorno

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182.900.000.000 di email.

182,9 miliardi.

Sono più di 25 email per ogni mente umana del pianeta.

E questo è giusto cosa inviamo in un giorno (PDF).

Data la folle quantità di email che vengono inviate e ricevute ogni giorno, non c'è da meravigliarsi che questa comunicazione elettronica sia diventata troppo difficile da gestire per così tanti di noi. Ma non preoccuparti, ecco alcuni segreti di produttività che possono aiutarti a domare la bestia.

Usa risposte predefinite

Non posso sottolineare l'importanza di questo. È probabile che tu risponda a molte e-mail allo stesso modo, sia che si tratti di un rifiuto di un invio, del riconoscimento degli sforzi di un collega o di un semplice saluto. L'unica cosa che devi assolutamente fare è creare risposte predefinite per le tue e-mail più utilizzate.

È davvero facile impostare risposte predefinite in Gmail Email più veloce e migliore con risposte predefiniteNon hai tempo di cucinare il pranzo? Nessun problema, prendi una lattina. Hai bisogno di un po 'di campeggio che non andrà male? Facile, prendi del cibo in scatola. Stanco di digitare le stesse risposte e-mail? Prova email in scatola! Pensare...

Leggi di più o qualsiasi altro client di posta elettronica. Non importa quanto veloce sia una dattilografa, non sei più veloce di due clic del mouse, giusto? Risparmia un po 'di tempo e fallo ora.

Imposta filtri ed etichette / cartelle

Il modo migliore per affrontare un sovraccarico è innanzitutto risolverlo. Ciò significa utilizzare filtri ed etichette / cartelle nella posta in arrivo. Outlook ha cartelle, Gmail ha etichette ed entrambi hanno filtri che puoi impostare per indirizzare automaticamente la tua e-mail a queste cartelle ed etichette. Puoi impostare filtri avanzati 5 filtri Gmail per aiutarti a stabilire le priorità e organizzare la posta in arrivoQuali filtri dovrebbero avere ogni persona nel proprio arsenale in modo che la sua casella di posta sia ordinata come la mia? Sono qui per aiutarti a iniziare a configurare i tuoi primi cinque filtri o ... Leggi di più in Gmail in base alle tue esigenze personalizzate. In effetti, Gmail offre automaticamente porta un po 'di ordine nella tua email 6 modi per recuperare la posta in arrivoC'è qualcos'altro di utile, prevalente e frustrante come una casella di posta elettronica? È in circolazione da sempre e continuiamo ad usarlo, e finché continueremo ad usarlo, le persone come me ... Leggi di più con la sua nuova Posta prioritaria.

Richiedono del tempo per impostare e classificare bene e il primo mese richiede un input costante da parte tua. Ma vale la pena dedicare tempo a lungo termine. Non limitarti a mettere in fretta le cose sotto etichette e filtri, pensaci e classificalo bene perché questa è l'automazione che la tua casella di posta utilizzerà per il resto della tua vita.

Trovo che sia meglio fare un controllo in 3 passaggi prima di filtrare un'e-mail:

1. Chiediti quale sarebbe il nome dell'etichetta / cartella migliore (esistente o meno) per questo messaggio.
2. Controlla se quel nome esiste già e, in caso contrario, crealo.
3. Chiediti se quel nome deve essere un'entità separata o suddivisa in sottocategorie in una delle cartelle esistenti.

Fallo regolarmente e la tua casella di posta sarà magicamente più pulita.

Porta la tua lista di cose da fare altrove

Dillo con me gente: "La tua casella di posta non è la tua lista di cose da fare." Vivek Haldar di Google ne ha scritto qualche tempo fa e non potrei essere più d'accordo. Ecco il punto di vista di Haldar:

L'email è un posto terribile per una lista di cose da fare. Non capisco davvero come si possa affrontare la GTD per e-mail. Un'e-mail non è utilizzabile. Una volta letto e compreso, potresti finire con un'azione chiara, ma la tua casella di posta non è il posto giusto per spingerla.

La tua email riguarda la comunicazione, quindi lascia che lo sia. Ci sono molte fantastiche app per le liste di cose da fare e consiglio vivamente Any.do o Wunderlist Wunderlist - La migliore applicazione per l'elenco delle cose da fare su iPhone [iOS]Wunderlist è uno dei modi più semplici per tenere traccia di ciò che devi fare. Ha un'interfaccia utente elegante che ha senso. Chiunque può raccoglierlo e capire come ... Leggi di più .

Annulla l'iscrizione a Junk

Non crederai a quante newsletter e altre email indesiderate intasano la tua casella di posta, nonostante un filtro antispam. E una volta che il disordine inizia a formarsi, può rapidamente sfuggire al controllo. Per fermarlo, devi iniziare a annullare l'iscrizione e c'è un trucco davvero semplice per farlo.

Nel tuo client di posta elettronica, cerca semplicemente la parola "annulla iscrizione". Viene aggiunto alla fine di ogni newsletter, quindi vedrai improvvisamente un elenco di tutte le mail di massa nella tua casella di posta. Ora basta aprirli uno per uno e annullare l'iscrizione. Consiglio di usare Gmail Riquadro di anteprima quando lo fai per accelerare le cose.

Ci sono anche componenti aggiuntivi e servizi per annullare rapidamente l'iscrizione alle mailing list Cancella la tua casella di posta: annulla rapidamente l'iscrizione a più newsletter con questi strumentiL'annullamento dell'iscrizione alle newsletter non riguarda solo lo spam. La maggior parte delle newsletter che riempiono la nostra casella di posta non vendono medicine o offrono premi in denaro - sono autentiche newsletter di aziende fidate che abbiamo sottoscritto noi stessi ... Leggi di più o raggrupparli in digest e-mail.

La domanda d'oro da porre ad ogni email

Questo è il grande vantaggio ed è ciò che mi ha aiutato a mantenere il sovraccarico di posta in arrivo nell'ultimo anno. Tom Stafford della BBC Future ha offerto una domanda d'oro da porsi quando si apre un messaggio:

"Se non avessi queste informazioni nella mia casella di posta, uscirei a cercarle?"

Se la risposta è no, non premere risposta o premere Elimina senza nemmeno aprirla. È così semplice. No, non ti perderai nulla di enorme: lo faccio da un anno e funziona davvero. Ecco la spiegazione di Stafford per questo:

In nessun luogo ciò è più evidente dell'email di gruppo e della valanga di risposte che ne deriva inevitabilmente. Respingi ricordandoti che non è necessario rispondere a tutte le e-mail, che molti problemi saranno - e dovrebbero essere trattati - da altre persone. Chiediti: "Se non avessi queste informazioni nella mia casella di posta, uscirei cercandole?" La maggior parte il tempo in cui la risposta è probabilmente "no", e questo è un segno che qualcun altro sta controllando il tuo Attenzione.

Condividi i tuoi hack e-mail

Ognuno ha i propri hack di posta elettronica per gestire il disordine e il modo migliore per imparare è condividerli. Abbiamo anche il nostro Guida di Gmail per tutti La Guida per utenti esperti di GmailQuesta guida Gmail gratuita è per quelli di voi che già utilizzano Gmail come client di posta elettronica e desiderano sfruttare al massimo le sue numerose funzionalità di produttività. Leggi di più . Aiuta, così come i consigli degli utenti professionisti. Se Stafford non avesse scritto quell'articolo, sarei comunque affogato nei messaggi e gli sarò per sempre grato per questo.

Allora dimmi, come gestisci il tuo sovraccarico email 3 suggerimenti per gestire il sovraccarico della posta elettronica in Gmail [Mostra e racconta]Molti di noi soffrono di sovraccarico di informazioni. Essere sopraffatti dalle e-mail private potrebbe non essere un grosso problema e ignorare metà delle e-mail è effettivamente accettabile in una certa misura. In una vita professionale tuttavia, ... Leggi di più ? Non ci sono risposte sbagliate qui, gente.

Crediti immagine: Pete, Lars Plougmann