Delegazione: un'abilità di leadership indispensabile per ridurre il carico di lavoro

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Forse sei nuovo in un ruolo di leadership o stai semplicemente lottando con il lavoro di delega. Come leader, delegare compiti ad altri è necessario, ma può essere una sfida. Se di recente acquisito la tua squadra Qual è la differenza tra un capo e un capo? Leggi di più o hai solo bisogno di un piccolo aiuto con la delega, ecco alcuni suggerimenti utili.

Il modo migliore per descrivere come delegare è con le cinque W: Chi, Cosa, Quando, Dove e Perché. Per dipingere un'immagine chiara, inizieremo con il perché.

Perché è necessaria la delega?

La delega ha molti vantaggi, sia come leader che per la tua organizzazione e il tuo team. Tuttavia, molte persone hanno difficoltà a delegare le attività.

Alcuni potrebbero pensare che sia più facile svolgere compiti da soli piuttosto che delegarli. Altri possono provare un senso di valore affrontando i compiti da soli. Ancora di più potrebbe semplicemente essere inesperto alla delega.

Il Stati online di Harvard Business Review:

Responsabili delle delegazioni, rapporti diretti e organizzazioni. Tuttavia rimane una delle capacità di gestione più sottoutilizzate e sottosviluppate.

E inoltre, il studio di gestione del tempo a cui fa riferimento Harvard Business Review ha concluso che:

332 aziende intervistate erano preoccupate per le capacità di delega dei propri dipendenti. Allo stesso tempo, solo il 28 percento di tali società ha offerto formazione sull'argomento.

Vantaggi per te come leader

• Puoi indirizzare la tua attenzione su altri elementi.
• Puoi programmare il tuo tempo in modo efficace.
• Puoi ottenere di più durante la giornata lavorativa.

Vantaggi per i membri del team

• Possono imparare nuove o migliorare le abilità attuali.
• Possono sentirsi parte di un team e di un ambiente fidati.
• Possono migliorare la fiducia in se stessi e la motivazione.

Vantaggi per la tua organizzazione

• Può aumentare la produttività.
• Può offrire processi di successo per clienti e clienti.
• Può costruire una cultura connessa per tutti i dipendenti.

Come puoi vedere, i vantaggi della delega toccano più di un semplice leader. Quindi, se ti sei trattenuto, stai influenzando anche la tua azienda e la tua squadra.

Cosa dovresti delegare?

Ora che conosci l'importanza della delega come leader, il prossimo passo è decidere cosa dovresti delegare.

In molti casi, la delega di determinati compiti è un gioco da ragazzi. Ad esempio, non assegnare un'attività di programmazione a un addetto alle vendite. Tuttavia, quando si tratta dei propri compiti, può essere più difficile decidere quale delegazione del mandato.

Ponetevi queste domande:

• È un compito che solo io ho le conoscenze da fare?
• Sto evitando di assegnare questo compito perché nessun altro ha tempo?
• Mi attengo alle attività perché voglio "fare tutto" da solo?
• È un'attività ricorrente o di routine?
• Sono davvero responsabile di questo compito?

Un progetto della North Carolina State University lo afferma nel loro elenco dei tipi di compiti che dovrebbero essere delegati:

Le persone spesso mantengono compiti di cui godono maggiormente per se stessi anche se il compito non è di loro responsabilità. Questi compiti non sono il modo migliore per spendere tempo ed energie.

Dopo aver deciso cosa delegare, attenersi a tale decisione. Poi, organizzare il programma e l'elenco delle attività 9 migliori strumenti di gestione del tempo per rimanere organizzatiGli strumenti di gestione del tempo mostrati qui ti aiuteranno a sfruttare al meglio le tue giornate. Adatto a qualsiasi situazione aziendale o personale. Questo è il momento di organizzare la tua vita! Leggi di più per accogliere gli altri elementi importanti a cui dovresti occuparti.

Chi è la persona giusta per l'attività?

Dopo aver determinato quali elementi devono essere delegati, la mossa logica è decidere chi deve affrontare l'attività. Quando sei il leader, che sia un piccolo gruppo permanente o un team di progetto flessibile, conoscere i membri del tuo team I 5 migliori consigli per la gestione dei progetti per principiantiSe stai assumendo un ruolo di project manager per la prima volta, ecco solo cinque suggerimenti per la gestione dei progetti che ti aiuteranno a iniziare. Leggi di più è la chiave.

Quindi, quando arriva il momento di delegare compiti, devi ovviamente riconoscere le abilità di ogni persona. Ma allo stesso tempo, dovresti sapere quanto si comportano bene e il loro record di responsabilità. Assegnare un'attività a qualcuno di cui ti puoi fidare è importante per il suo completamento con successo.

Forbes offre questi due utili consigli sulla delega:

Insieme alla fiducia, devi anche dare alle persone alle quali deleghi la possibilità di fare un lavoro a modo loro.

Delegare responsabilità e autorità, non solo il compito.

Ricorda, una volta delegata un'attività, quel membro del team dovrebbe essere responsabile. Questo non significa che dovresti andartene, ma devi lasciare che il tuo membro del team prenda il comando.

Quando è necessario delegare le attività?

Quindi sai cosa stai delegando e a chi, ma quando consegnerai quei regni? Troverai molte variabili coinvolte quando dovrebbe essere delegata un'attività. È necessario considerare almeno la data di scadenza, la priorità e lo sforzo.

Ad esempio, attività urgenti e rientrare nelle competenze di un membro del team dovrebbe ovviamente essere delegato fin dall'inizio. Ma quelli che hanno una bassa priorità o che possono gestire diverse persone potrebbero essere in grado di aspettare.

Un modo utile per prendere questa decisione è utilizzare un metodo di assegnazione delle priorità alle attività. Una di queste tecniche, chiamata Eisenhower Matrix, può aiutarti a stabilire le priorità rapidamente. Utilizzando questo metodo, puoi mettere le tue attività in quattro quadranti per Do First, Schedule, Delegate e Don't Do.

Quando si esaminano i bucket per Esegui prima e Pianifica, è possibile spostare facilmente le attività nella sezione Delegato. Questo è anche un metodo utile per determinare quei compiti che possono rientrare nel quadrante Non fare.

Dove è necessario gestire le attività delegate?

Il compito è stato delegato e ora è tempo che tu vada avanti... quasi. È ancora necessario tenere traccia e follow-up dell'attività fino al completamento.

Probabilmente usi diverse applicazioni e strumenti nella tua posizione Diventa un leader più organizzato e produttivo con WrikeSia che tu stia dirigendo un singolo progetto al lavoro o che tu gestisca una piccola azienda, entrambi i ruoli richiedono un'organizzazione e una pianificazione estreme. Questo non è sempre possibile con un pianificatore o un pianificatore tradizionale. Inserisci Wrike, un ... Leggi di più . Se disponi di un meccanismo di tracciamento affidabile, assicurati di incorporare le attività delegate. Ma se hai bisogno di alcuni suggerimenti, ecco cinque fantastiche opzioni.

1. prospettiva consente di assegnare attività e conservarne una copia nel proprio elenco.
2. Google offre funzionalità Risparmia tempo con 10 funzioni Google sottoutilizzateGli strumenti e i servizi di Google fanno tutto per noi. Ma ci sono molte funzionalità che sono sottoutilizzate. Risparmia qualche secondo e fai di più con gli strumenti Google che usi ogni giorno. Leggi di più per delegare e-mail e attività di calendario con Gmail e Google Calendar.
3. Trello utilizza il metodo Kanban per la gestione di progetti con funzionalità per assegnare attività ad altri.
4. Podio fornisce una struttura di commento chiara per le attività delegate per mantenere tutti aggiornati.
5. Meistertask ti consente di assegnare facilmente e ricevere notifiche sulle modifiche allo stato dell'attività.

Tieni solo presente che lo strumento che usi non dovrebbe solo fornire la possibilità di assegnare compiti. Dovresti usarne uno che offre funzionalità come notifiche, metodi di follow-up e promemoria.

Risorse per la formazione delle delegazioni

Se ritieni che tu o la tua organizzazione potreste beneficiare di un programma di formazione delle delegazioni, ecco alcune risorse da esplorare.

• Lavori di formazione aziendale
• Allenamento Dale Carnegie
• American Management Association
• Apprendimento CRM

Quanto bene delegate?

La capacità di delegare ad altri è un abilità importanti per qualsiasi leader 5 consigli per la gestione del tempo che possono renderti un leader nella vita e nel lavoroChe tu lo realizzi o no, sei un leader. Anche se ciò significa essere un leader della tua stessa vita. Questi suggerimenti ti aiuteranno a diventare ancora migliore. Leggi di più . E come hai letto qui, i vantaggi si applicano non solo a te, ma anche alla tua organizzazione e al tuo team. Questo lo rende una situazione win-win-win.

Pensi di avere solide capacità di delega? O combatti con il compito della delegazione tutti insieme? Sentiti libero di condividere le tue opinioni su questo argomento nei commenti.

Crediti immagine: Duncan Andison / Shutterstock