7 consigli su Google Calendar per una migliore gestione del tempo in ufficio

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Google Calendar è un'app essenziale per chiunque abbia bisogno di gestire il proprio tempo. Non importa se lavori, studi o anche cercando di organizzare una festa—La app ti aiuterà a rimanere in pista.

Se lavori in un ufficio o vuoi semplicemente farlo migliorare le tue capacità di gestione del tempo 9 modi sicuri per seguire gli obiettivi di gestione del tempoVuoi raggiungere i tuoi obiettivi di gestione del tempo ma non riesci proprio a seguirlo. Questi suggerimenti e strumenti ti aiuteranno a prenderli più seriamente. Leggi di più , ci sono alcune funzioni di Google Calendar che troverai utili. Diamo un'occhiata più da vicino.

1. Invia una risposta fuori sede

Le risposte fuori sede non sono quasi una nuova idea. Sono stati un punto fermo dei servizi di posta elettronica da quando esiste la tecnologia; sono uno di Le migliori funzionalità di Gmail 9 fantastiche funzionalità di Gmail che probabilmente non usiDiverse funzioni di posta elettronica interessanti in Gmail esistono da molto tempo senza che nessuno si preoccupi di usarle. Cambiamolo oggi. Leggi di più .

Tuttavia, la funzionalità è meno comune nelle app di calendario. Significa che la gestione del tempo è sempre stata un po 'un incubo, soprattutto se stai cercando di trovare slot gratuite nei diari di più persone.

Google Calendar ora offre un'impostazione fuori sede. Quando lo abiliti, qualsiasi riunione invitata che ricevi durante il periodo verrà automaticamente rifiutata. Puoi personalizzare il messaggio che gli altri vedranno e anche controllare quali utenti riceveranno il messaggio.

Puoi impostare un messaggio fuori sede selezionando il tag corrispondente quando stai organizzando un nuovo evento.

La funzione è attualmente disponibile su G Suite. Sebbene Google non abbia confermato ufficialmente le notizie, si presume ampiamente che la funzionalità verrà distribuita a tutti gli utenti nei prossimi mesi.

2. Gestisci il tuo orario di lavoro

Un'altra nuova funzionalità di cui gli utenti di G Suite possono usufruire è la possibilità di gestire l'orario di lavoro.

L'idea è parte della recente spinta più ampia di Google a promuovere benessere digitale su tutte le sue piattaforme. La società ha anche introdotto strumenti che gestiscono l'utilizzo della tua app su Android, ricordano a te stesso di fare una pausa su Android e dedicare meno tempo alla modifica su Google Foto.

La funzione Orario di lavoro consente agli utenti di personalizzare i loro giorni lavorativi su base giornaliera. L'approccio attuale consente solo di impostare un orario di inizio e fine dal lunedì al venerdì.

Google può anche fornire suggerimenti sull'orario di lavoro in base alla tua attività precedente. La funzione intelligente è utile per i liberi professionisti che sono alla ricerca di modi per controllare la propria gestione del tempo.

Se qualcuno ti invita a un evento aziendale o una riunione durante le ore non lavorative, Google Calendar informerà l'invito che non sei disponibile.

Per impostare l'orario di lavoro su Google Calendar, vai a Impostazioni> Generali> Orario di lavoro.

3. Distribuire la tecnica Time Blocking

È una trappola facile da cadere. Guardi il tuo Google Calendar e vedi un paio di riunioni con un sacco di tempo libero tra di loro.

Ma che dire del tempo che viaggia da e verso la sede di una riunione? E che dire di rispondere a tutte quelle email? E ricorda che devi ancora mangiare anche tu.

Time Blocking è una tecnica semplice sia per gli impiegati che per le persone che vogliono migliorare la propria gestione del tempo. Nella sua forma più semplice, si riferisce all'assegnazione di ogni minuto del giorno a una determinata attività.

Noi abbiamo esaminato il concetto di Time Blocking in modo più dettagliato Time Blocking - L'arma segreta per una migliore concentrazioneStai cercando un modo più efficiente per organizzare le tue giornate lavorative? Prova Time Blocking. Questa tattica di gestione del tempo può aiutarti a rimanere in pista mentre tieni a bada distrazioni, procrastinazione e multitasking improduttivo. Leggi di più altrove sul sito se desideri imparare a rimanere in linea con le tue attività.

4. Di 'a tutti che farai tardi a una riunione

Non importa quanto siano buone le tue capacità di gestione del tempo; tutti sono in ritardo per una riunione di volta in volta. La contabilità per ogni treno ritardato o blocco del traffico è impossibile.

Per fortuna, se corri in ritardo, non dovrai preoccuparti di far sapere a tutti gli altri individualmente. Google offre due modi per dire a tutti i tuoi compagni partecipanti sulla tua situazione nello stesso momento.

1. Puoi rispondere a tutti via e-mail utilizzando il modulo di invito originale.
2. Puoi inviare un messaggio all'interno di Google Calendar modificando l'evento in questione.

Per una spiegazione più dettagliata di entrambi gli approcci, consulta il nostro articolo su come utilizzare Google Calendar per dire a tutti che sarai in ritardo per una riunione Utilizza Google Calendar per dire a tutti che sarai in ritardo per una riunioneGoogle Calendar può aiutarti a far sapere ai membri del tuo team se sarai in ritardo per una riunione. Leggi di più .

5. Usa gli slot degli appuntamenti

Se hai un account Google per lavoro o scuola, sarai in grado di utilizzare il Slot per appuntamenti caratteristica.

È una variazione sull'idea dell'orario di lavoro. Invece di rendere l'intera giornata lavorativa disponibile per le persone, è possibile designare periodi in cui le persone possono organizzare riunioni e appuntamenti con te.

È utile per i capi che vogliono ospitare una politica a porte aperte per alcune ore a settimana o per i medici, i veterinari e gli avvocati che potrebbero ospitare i loro interventi chirurgici e le cliniche in una finestra stretta ogni giorno.

Naturalmente, la funzione ti aiuta anche a gestire il tuo tempo. Non verrai trascinato via accidentalmente per una riunione fuori dagli slot.

È possibile impostare uno spazio per gli appuntamenti scegliendo il tag corrispondente durante la creazione di un nuovo evento.

6. Utilizzare un modello di verbale della riunione

La giuria è ancora fuori su quanto siano effettivamente utili gli incontri. Molte persone si iscrivono all'idea di trascinarsi troppo a lungo. Sostengono che nulla viene concordato e distruggono anche i migliori piani di gestione del tempo.

Altri pensano di essere una parte essenziale della gestione del progetto; senza di loro, i piani sarebbero rapidamente precipitati nel caos.

La verità è da qualche parte nel mezzo. Ma ciò che è assolutamente chiaro è che per avere qualsiasi possibilità di avere una riunione tempestiva e produttiva, devi avere delle note sulla riunione. Spiegheranno il profilo di ciò di cui hai intenzione di parlare in una determinata sessione e serviranno un record storico nelle riunioni future.

Ci sono alcuni Modelli dei verbali delle riunioni di Google Documenti I 12 migliori modelli di verbali delle riunioni per professionistiIl verbale del formato della riunione cattura gli elementi essenziali. Utilizzare uno di questi modelli di verbale della riunione per applicare rapidamente il formato MOM. Leggi di più . Puoi collegarli al tuo evento di Google Calendar facendo clic sull'icona a graffetta nella visualizzazione della riunione estesa. I verbali saranno quindi disponibili per tutti i partecipanti.

7. Accedi al Calendario di qualcun altro

La possibilità di accedere, condividere e, in alcuni casi, modificare i calendari di altre persone è una parte essenziale della vita di un impiegato.

Ad esempio, forse un intero team deve modificare un singolo calendario relativo a un progetto in corso o forse un segretario deve essere in grado di gestire il diario del proprio capo.

È facile accedere al calendario di qualcun altro, a condizione che abbia la persona proprietaria del calendario reso condivisibile con altre persone Come condividere Google Calendar con gli altriPer condividere Google Calendar, puoi rendere pubblico il calendario in modo che tutti possano vederlo, oppure puoi condividerlo con una persona o persone specifiche. Leggi di più .

Per aggiungere un calendario, devi disporre dell'indirizzo email dell'altra persona o dell'URL univoco del calendario. Il calendario apparirà sul lato sinistro sotto "Altri calendari.”

• Per aggiungerlo tramite e-mail, individua l'elenco dei calendari nel riquadro di sinistra, digita l'indirizzo e-mail in Aggiungi il calendario di un amico o Aggiungi il calendario di un collega campo, quindi premere accedere.
• Se vuoi aggiungerlo usando un link ICAL, vai a I miei calendari, clicca il Aggiungi + icona e scegli Da URL dal menu.

Migliora la gestione del tempo con Google Calendar

Questi sette suggerimenti e trucchi dovrebbero aiutare gli impiegati a migliorare il modo in cui usano Google Calendar quotidianamente, offrendo allo stesso tempo un modo per controllare la gestione del tempo.

Se desideri conoscere più modi in cui Google Calendar è più potente di quanto sembri, consulta il nostro articolo su come utilizzare Google Calendar come diario personale Come utilizzare Google Calendar come diario personale da oggiPuoi utilizzare Google Calendar come diario, diario o un semplice tracker. Con questi suggerimenti e trucchi per il calendario, può essere anche più di una pianificazione. Leggi di più e tagga il tuo miglioramento personale alle date sul calendario.