Come scrivere l'e-mail professionale perfetta (supportata da dati)

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Scrivere e-mail efficaci sembra abbastanza facile. Ma se vuoi che le tue e-mail funzionino ancora meglio, tieni a mente le seguenti regole supportate dalla scienza.

In passato, abbiamo elencato 12 motivi per cui le persone stanno ancora ignorando le tue e-mail 12 Ragioni per cui le persone stanno ANCORA ignorando le tue e-mailHai difficoltà a convincere le persone a rispondere alle tue e-mail? Ti mostriamo perché le persone potrebbero ignorare le tue e-mail e come farle notare e reagire al tuo messaggio. Leggi di più . Ti abbiamo anche fornito istruzioni dettagliate su ottenere persone impegnate a rispondere ai tuoi messaggi 6 modi per ottenere persone impegnate a rispondere alle e-mailCi sono un insieme completamente diverso di regole quando si tratta di e-mail che incoraggerà o scoraggerà una persona a premere il pulsante "rispondi" e rispondere. Scopri le regole del successo dell'e-mail. Leggi di più . Ma ora è il momento di condividere alcuni suggerimenti ancora più specifici e fruibili, supportati da dati.

Ognuno di questi suggerimenti non migliora solo le possibilità di leggere le tue e-mail, ma anche di ricevere una risposta positiva da tali e-mail. Questo è importante perché l'email è ancora la principale forma di comunicazione nel mondo degli affari. Sapendo come creare e-mail efficaci, ti dai un vantaggio decisivo sui tuoi colleghi.

1. Ottieni i termini del nome

Sembra ovvio, ma se vuoi davvero che le persone prestino attenzione quando ricevono una tua email, usa il loro nome. E usalo più di una volta.

Ricerca pubblicata nel 2006 ha dimostrato che diverse regioni del cervello "mostrano una maggiore attivazione del proprio nome", fornendo prove del fatto che "ascoltare il proprio nome ha un'attivazione univoca del funzionamento del cervello".

Utilizzo del nome del destinatario nell'oggetto dell'email e il corpo dell'email è quindi un trucco psicologico che può attirare l'attenzione. Chiudendo con "Spero di sentirti presto, Stan" è molto più efficace del semplice "Spero di sentirti presto".

2. Abbraccia il Effetto alone

Le persone sono influenzate da persone di cui si fidano. Se un manager ti consiglia di contattare il direttore della tua azienda, nominalo nella tua e-mail introduttiva. Le email fredde sono orribili da ricevere. Dimostrare di avere il supporto di qualcuno di cui si fida il destinatario è quindi estremamente importante.

Ciò è in parte dovuto a una teoria chiamata Effetto alone. Questo è un tipo di parzialità di conferma. In questo caso, la distorsione migliorerebbe probabilmente l'impressione generale del regista tu semplicemente per la loro impressione favorevole del manager che ti ha segnalato.

Tuttavia, non è necessario attenersi alla menzione dei superiori. Attingere alle opinioni e alle idee di esperti, clienti, amici comuni e folle può anche rafforzare la tua email, a condizione che il destinatario valuti le opinioni delle persone a cui fai riferimento.

3. Sii arrabbiato o felice. Ma mai neutro

quando bumerang, un'app Gmail leader nel settore, analizzato i suoi dati, hanno trovato qualcosa di incredibilmente interessante. "Uno dei fattori più significativi nel determinare i tassi di risposta è quanto sono positive (parole come grandi) o negative (parole come cattive) le parole nel messaggio".

Entrambi moderatamente positivi e le e-mail negative hanno ricevuto il 5-15% di risposte in più rispetto alle e-mail neutre. Detto ciò, email estremamente ostili 10 consigli e-mail per gestire le e-mail arrabbiate, trollish o maleducateÈ incredibilmente frustrante controllare la tua casella di posta elettronica solo per trovare un messaggio completamente odioso. Perché nel mondo le persone si comportano così? Detto questo, dovresti imparare a difenderti mentre ... Leggi di più ricevuto appena alcuna risposta. Anche le email eccessivamente lusinghiere non hanno funzionato molto meglio. In altre parole, trasmetti i tuoi sentimenti, ma non reagire in modo eccessivo.

4. Keep it Short (Ma quanto è corto?)

Lo so, lo so. Ci saranno eccezioni a questo. Uno di i miei siti cerebrali preferiti Leggi altri contenuti intelligenti nel 2016 con questi 35 sitiDovremmo tutti leggere questi 35 siti più spesso. Se sei stanco di contenuti stupidi, rendi le cose un po 'più ponderate quest'anno con questa super lista. Leggi di più , Brain Pickings invia e-mail incredibilmente lunghe che sono un piacere leggere. Ma nel complesso, i dati suggeriscono che dovresti evitare lunghe e-mail.

In effetti, insieme a quelle informazioni sui tipi di parole che dovresti usare nei tuoi messaggi, Boomerang ha anche trovato la lunghezza "ideale" di un'e-mail. Sulla base della loro analisi di 40 milioni di e-mail, hanno scoperto che quelli contenenti non più di 50–175 parole avevano le maggiori probabilità di ricevere una risposta (49-50%). Ciò è supportato anche dai risultati di a Studio del MIT 2010.

Questo è un saggio consiglio, ma non è sempre pratico. Ma la lezione è di rendere concise le tue e-mail. Un modo per farlo è iscriversi al Cinque frasi filosofia e non inviare mai e-mail di lunghezza superiore a cinque frasi. Come investitore e autore Guy Kawasaki ha detto a Entrepreneur.com, "Meno di cinque frasi è spesso brusca e scortese, più di cinque frasi fa perdere tempo".

5. Usa la parola "Perché"

Se hai l'audacia di chiedere a qualcuno di fare qualcosa per te, almeno diglielo perché. Lo sappiamo dagli anni '70, quando professore di psicologia alla Harvard University, Ellen Langer ha pubblicato uno studio evidenziando l'importanza della parola "perché".

Troppo spesso riceviamo e-mail che richiedono semplicemente qualcosa ("Puoi inviarmi quel rapporto entro le 14:00?"), Senza spiegare perché. Ma introducendo la parola "perché" nella nostra richiesta ("Puoi inviarmi quel rapporto entro le 14:00 perché deve essere modificato entro le 17:00), le possibilità di conformità aumentano.

Secondo tale studio, ciò potrebbe essere dovuto al fatto che "le persone adottano un comportamento" automatico "... come una forma di euristica o scorciatoia. E ascoltare la parola "perché" seguito da una ragione (non importa quanto sia scadente la ragione), ci fa rispettare. "

6. Non offrire più di 3 scelte

Il Paradosso della scelta è lì che abbiamo una tale abbondanza di opzioni da diventare paralizzati. Per assicurarti che le tue email non risultino in un paradosso preferito, prova a non offrire più di tre opzioni.

La mente umana ama la magia di tre. È per questo che assegniamo tre medaglie alle Olimpiadi. Analizziamo le cose in termini di ottimista, realistico e pessimista (o alto, medio e basso). Ed è per questo che i mercati economici spesso maturano per ospitare solo tre dei principali concorrenti.

In termini di processo decisionale, ci piace anche fare affidamento su tre motivi o tre scelte. Ciò è stato dimostrato attraverso la ricerca intitolata Quando tre amuleti ma quattro allarmi, condotto da due scienziati comportamentali. Applicato all'email, se stai organizzando una riunione o una chiamata, prova a fornire solo tre opzioni di data e ora. In alternativa, è possibile utilizzare uno strumento di pianificazione delle riunioni come Scarabocchio, che abbiamo rivisto 5 Strumenti di gestione e pianificazione del calendario per l'annoTieniti aggiornato su tutto ciò che desideri. Ecco cinque strumenti gratuiti che possono essere particolarmente utili per mantenere in ordine il tuo calendario. Leggi di più nel passato.

7. Scrivi a livello di terzo grado

Il livello di lettura delle tue e-mail può avere un effetto enorme sui tassi di risposta. Secondo Boomerang, le email scritte a livello di lettura di un college avevano un tasso di risposta di appena il 39%. Il grado di lettura più efficace è stato di terzo grado, che ha raggiunto un tasso di risposta del 53%.

Il livello di lettura viene determinato principalmente osservando il "numero di sillabe nelle parole e il numero di parole nelle tue frasi. " Per migliorare il tuo tasso di risposta, mantieni le tue frasi e le tue parole corto. Per verificare il grado di lettura delle tue e-mail, copia e incollale in strumenti come Leggibilità-Score, o Editor di Hemingway.

8. Correggi il tuo testo

Per e-mail più lunghe questo è ovvio, ma per e-mail più brevi, la correzione di bozze viene spesso trascurata. Questa è una cattiva idea.

In un Studio del 2001, Larry Beason ha mostrato che gli errori nella scrittura (inclusi errori ortografici e grammaticali, nonché errori logici) hanno diversi effetti negativi sulla percezione dello scrittore.

Quando un lettore rileva un errore, fa automaticamente delle ipotesi sullo scrittore. In questo studio, i presupposti più comuni erano che lo scrittore fosse un pensatore difettoso, non una persona dettagliata, un cattivo comunicatore e / o scarsamente istruito.

Questi sono alcuni attributi piuttosto dannosi che puoi evitare di vedere, semplicemente correzione di bozze Grammarly Lite: un'estensione del browser per tutte le esigenze di correzione [Chrome, Firefox, Safari]Come si corregge al momento la correzione di ciò che si digita sul computer? Digitalo su Google? Incollalo in Word? O usi un sito web di correzione di bozze in cui incolli il tuo testo? Sono sicuramente ... Leggi di più ciascuna delle tue e-mail.

9. Visualizza i numeri come numeri

Se numeri come statistiche, dati, date, ora, ecc. sono importanti nel tuo messaggio, visualizzali come numeri anziché digitarli (12, anziché dodici).

Studi di tracciamento oculare hanno dimostrato che gli occhi di un lettore generalmente scansionano il testo, mentre "i numeri spesso fermano l'occhio errante". Questo perché "i numeri rappresentano i fatti". I numeri sono dati concreti che la mente può individuare rapidamente. La mente del lettore presume che quei numeri siano una parte importante del messaggio.

Tienilo a mente quando crei le tue e-mail. Se i numeri sono una parte importante del tuo messaggio, visualizzali come numeri in modo che il tuo lettore possa filtrare l'importante dall'importante.

Far funzionare l'e-mail per te

Nella maggior parte dei lavori, le e-mail sono una parte cruciale del modo in cui comunichiamo con i nostri colleghi. Che tu invii 10 o 100 e-mail al giorno, sapere come creare messaggi efficaci è un'abilità che devi imparare.

Come puoi vedere dall'alto, questo non è difficile. Piccoli cambiamenti, come rendere le tue e-mail più succinte, correggere le bozze o cambiare l'emozione della tua scrittura possono avere un grande impatto. E con strumenti gratuiti di miglioramento della posta elettronica 5 strumenti che possono aiutarti a scrivere e-mail miglioriTutti stanno ancora cercando di risolvere il problema e-mail. Quindi, parliamo anche dell'abitudine più elementare di tutte: l'arte di scrivere e-mail migliori. Con l'aiuto di alcuni strumenti interessanti. Leggi di più per aiutare, non ci sono scuse.

Queste possibilità non solo rendono più probabile che le tue e-mail vengano notate e risposte, ma aiuteranno anche a coltivare una migliore immagine professionale di te stesso.

Quali modifiche hai apportato al modo in cui scrivi le e-mail che ne hanno migliorato l'efficacia? Ci piacerebbe sentire!

Crediti immagine: Abbraccio di Hernán Piñera (Flickr), Punto interrogativo di Marco Bellucci (Flickr), Esempio di segni di correzione di volkspider (Flickr), E-mail di Dennis Sklay (Flickr)