7 diversi usi dell'integrazione di Google Drive con Gmail

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Internet offre alle persone gli strumenti per essere più produttivi, ma cosa fai quando il numero di quegli strumenti inizia effettivamente a complicare le cose? La risposta è integrarli.

Caso in questione, strumenti di Google. Google ti offre così tante risorse e app gratuite che è difficile capire come possano rimanere in attività. Tuttavia, innumerevoli persone al giorno d'oggi si affidano a servizi come Gmail e Google Drive per supportare la propria attività, i propri studi o qualsiasi altro Esigenza di produttività basata su Google Drive 7 Strumenti di gestione del denaro in Google Drive che dovresti iniziare a utilizzareTenere traccia delle tue finanze su carta può diventare disordinato. Utilizza invece questi tracker e modelli di spesa per gestire le tue finanze. Leggi di più puoi pensare.

Il problema è che quando hai così tanti posti dove conservare le cose, può essere travolgente provare a ricordare dove hai memorizzato determinate informazioni. Può essere fonte di confusione capire quale strumento utilizzare per esigenze diverse.

Per fortuna, ci sono diversi modi in cui puoi integrare Gmail e Google Drive in modo che, in un certo senso, agiscano come un unico strumento senza il quale non potrai vivere.

Alla ricerca di informazioni

Una delle prime cose che le persone incontrano di solito quando iniziano a utilizzare molti servizi online diversi è tenere traccia di dove sono le cose. Un modo semplice per risolvere è quello di connettere la tua ricerca Gmail per includere sia Gmail che GDrive. Per abilitare questa funzione, vai alle impostazioni di Gmail, fai clic sul link del menu "Labs" e abilita la funzione "Ricerca app".

Dopo aver abilitato questa funzione, l'esecuzione di una ricerca nel campo di ricerca di Gmail restituirà i risultati dal tuo account Google Drive nella parte inferiore dell'elenco a discesa della ricerca.

Una volta eseguita la ricerca, i risultati per Google Drive vengono separati in una sezione appena sotto i risultati di ricerca di Gmail.

Come puoi immaginare, essere in grado di cercare le tue cose da un singolo campo di ricerca semplifica notevolmente il processo di ricerca delle tue informazioni importanti.

Invia con un clic a Google Drive

Un altro modo per salvare i clic quando sei di fretta è inviare eventuali allegati importanti in Gmail direttamente su Google Drive. Chi vuole scaricare, salvare, accedere a GDrive e quindi caricare il file? Che dolore, vero?

Fallo in un clic. Scorri fino alla fine dell'e-mail in cui è visualizzato l'allegato, quindi sposta il mouse sull'icona dell'allegato.

Vedrai la piccola icona bianca di Google Drive accanto all'icona di download. Fai clic su quell'icona e Gmail trasferirà automaticamente l'allegato sul tuo account Google Drive.

Quindi un elenco a discesa ti consente di spostare immediatamente il file in una delle tue sottodirectory all'interno di Google Drive.

Allega file di Google Drive

E il contrario? Che cosa succede se desideri allegare uno dei tuoi file di Google Drive a un'email? Bene, sarai felice di sapere che è altrettanto facile. Quando componi una nuova email in Gmail, passa con il mouse sopra l'icona di Google Drive vicino al pulsante blu "Invia".

Verrà visualizzata una finestra in cui puoi selezionare uno o più file dal tuo account Google Drive da allegare alla tua email.

Solo uno o due clic e il file viene trasferito direttamente nell'email che stai componendo. Facile vero?

Ricevi una notifica delle modifiche di Google Drive

Rimani informato quando collabori con un team utilizzando Google Drive. Ad esempio, mentre si lavora su fogli di calcolo condivisi, è importante essere avvisati quando altre persone modificano i fogli. Puoi impostare tali notifiche sul foglio di calcolo di Google Drive stesso.

Apri il foglio di calcolo e fai clic su "Strumenti" nel menu, quindi seleziona "Regole di notifica ..."

Puoi impostare le regole di notifica per emettere un'email quando vengono apportate modifiche a qualsiasi parte del foglio di lavoro, singoli fogli, singole celle vengono modificate, il foglio viene condiviso con chiunque o qualcuno invia i dati da a modulo.

Imposta questo come un modo per il tuo personale di compilare informazioni o fornire qualche forma di feedback e allora non devi preoccuparti di ricordarti di controllare quel documento ogni tanto per trovarlo aggiornamenti. Al contrario, riceverai una notifica automatica ogni volta che qualcuno lo aggiorna, meno preoccupazioni e ti libera la mente in modo da poter svolgere più lavoro.

Pianifica le email con Google Sheet

Se hai email settimanali o mensili che invii al tuo team o al tuo manager, perché non creare una raccolta di quei messaggi in un foglio di Google e quelle e-mail escono nei tempi previsti senza dover ricordare di inviarlo? Lo so, fantascienza borderline, giusto? In realtà non è poi così difficile programmare le tue e-mail Posta in arrivo a destra: pianificare le e-mail per l'invio successivo in Gmail Leggi di più per di qua.

Un foglio preconfigurato di Gmail Scheduler viene fornito da Amit Agarwal di Digital Inspiration. Puoi accedere al suo Gmail Scheduler gratuito foglio e crearne una copia nel tuo account GDrive. La prima cosa che devi fare è accedere al menu Scheduler di Gmail e autorizzare il foglio per accedere al tuo account Gmail.

Successivamente, dovrai creare una bozza del messaggio che desideri pianificare all'interno di Gmail (basta iniziare a scrivere un'e-mail e quando hai finito, chiudere l'e-mail senza inviarlo). Una volta scelta l'opzione "Recupera messaggi" dal menu Utilità di pianificazione di Gmail, importerà tutte le nuove bozze di email in questo foglio di lavoro. Successivamente, tutto ciò che devi fare è selezionare una data in cui desideri che l'e-mail venga inviata nella colonna "Orario pianificato".

Dopo aver scelto "Pianifica messaggi" dal menu Pianificatore di Gmail, vedrai lo stato "Pianificato" visualizzato nella colonna Stato.

Un piccolo difetto di questo strumento che dovresti tenere a mente è che se hai già email programmate che non sono ancora uscite e scegli di importa nuove bozze, rimuoverà le date pianificate delle email programmate esistenti e dovrai riprogrammare quelle insieme alle nuove importazioni messaggi di posta elettronica. Non è un grosso problema, ma qualcosa da tenere a mente.

Stampa unione di Gmail

A proposito di fantastici script di Amit, un altro notevole è lo strumento Gmail Mail Merge che offre anche gratuitamente.

Proprio come il foglio di pianificazione, è necessario copiare il foglio di stampa in serie sul proprio account Google Drive e autorizzarlo per accedere al proprio account Gmail nel menu Stampa unione. Basta fare clic sull'opzione Passaggio 1 (Ripristina). Quindi, il passaggio 2 ti dà la possibilità di importare un elenco di indirizzi email da uno qualsiasi dei tuoi gruppi esistenti nei tuoi Contatti Google.

Gli indirizzi email verranno visualizzati sotto le colonne "Nome del destinatario" e "Indirizzo email del destinatario". Oppure, invece di importare gruppi, puoi sempre compilare queste colonne manualmente. Ad ogni modo funziona!

È quindi possibile compilare i campi rimanenti per mettere insieme la posta elettronica del gruppo. I campi importanti qui includono il corpo del messaggio, che consente di scrivere email HTML rich text in questo campo. Usa qualunque strumento WYSIWYG per produrre l'HTML per la tua email (o scrivilo manualmente se sei appena abile in quel modo). Includi gli allegati aggiungendo l'ID documento (dall'URL di Google Drive quando visualizzi il documento).

Infine, fai clic su "Avvia stampa unione" dal menu Stampa unione e la tua e-mail di massa rich text viene inviata, con allegati inclusi.

Ospita la tua firma Gmail su Google Drive

Hai mai visto qualcuno con quelle fantastiche immagini logo nella loro firma e-mail Come utilizzare un badge Facebook come firma e-mail [Mac] Leggi di più ? Bene, puoi farlo anche se integri un'immagine memorizzata in una cartella pubblica sul tuo account Google Drive nella tua firma Gmail. È molto più facile di quanto sembri.

Innanzitutto, crea una nuova cartella nel tuo account GDrive denominata "Public" e impostala come visibile al pubblico e accedi a "Chiunque può visualizzare".

Successivamente, carica il file di immagine del logo in quella directory condivisa. L'immagine assumerà le stesse impostazioni di condivisione della cartella stessa. Infine, ottieni l'URL pubblico della tua immagine notando la stringa ID per la cartella nella vista condivisa. Quindi, inserisci l'ID e il nome dell'immagine nella seguente stringa URL:

https://googledrive.com/host/folder-ID-string/name-of-image.jpg

Quando hai la stringa giusta, dovresti essere in grado di incollare l'URL in un browser e vedere l'immagine nel tuo browser.

Digita la tua firma, quindi posiziona il cursore nel punto in cui desideri incorporare l'immagine e fai clic sull'icona dell'immagine. Quindi, incolla l'URL che hai creato sopra nel campo URL dell'immagine. Viola: l'immagine della tua firma ora verrà mostrata con ogni firma e-mail.

Le cose diventano piuttosto utili e senza soluzione di continuità quando inizi a connettere servizi Google come Gmail e Google Drive, vero? Quasi mi chiedo quante altre cose produttive puoi fare quando inizi integrazione di app con Google Drive Ottieni il massimo da Google Drive con le app integrateGoogle Drive può essere utilizzato per sincronizzare i file tra i tuoi computer, ma questa è solo una delle sue numerose funzionalità. Google vuole che Google Drive sia il tuo nuovo disco rigido cloud, accessibile da qualsiasi dispositivo. Per... Leggi di più .

Conosci altre cose interessanti che puoi fare con Gmail e Google Drive? Condividi le tue idee creative nella sezione commenti qui sotto. Impazziamo con Google Drive e Gmail, vero?