Time Blocking - L'arma segreta per una migliore concentrazione

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Stai cercando un modo più efficiente per organizzare le tue giornate lavorative? Provare Time Blocking.

Qualche mese fa, mi sono imbattuto Post illuminante di Cal Newport su Time Blocking - un "hack" di produttività che ti aiuta a sfruttare al meglio la tua giornata di lavoro assegnando compiti molto specifici a periodi di tempo molto specifici. Questo è vagamente basato sulla Legge del Parkinson, la cui idea è quella il lavoro si espanderà semplicemente per riempire il tempo disponibile per il suo completamento.

Per alcuni, l'idea di pianificare le attività in modo così rigido può essere contro intuitiva. Ma, se hai un arretrato di attività da svolgere o una scadenza da rispettare, il blocco del tempo può aiutarti a rimanere in pista mentre tieni a bada distrazioni, procrastinazione e multitasking improduttivo.

Newport in genere trascorre circa 15-20 minuti alla fine di ogni giornata, pianificando i suoi "periodi di tempo" per il giorno successivo, con l'obiettivo generale di "assicurarsi che si stiano compiendo progressi sulle cose giuste al ritmo giusto per le pertinenti le scadenze”. La sua teoria è che "una settimana lavorativa bloccata nel tempo di 40 ore, secondo me, produce la stessa quantità di output di una settimana lavorativa di oltre 60 ore perseguita senza struttura".

Per una potenziale promessa di a Aumento del 50% della produttività (soprattutto in relazione a lavori profondi e difficili), è difficile resistere alla tentazione di provare questo hack.

Dare un po 'di tempo alla pianificazione

Se sei tentato di provarlo, la prima cosa che devi fare è dedicare un breve periodo di tempo a definire ciò che devi completare prima della fine della settimana. Decidi cosa rende una settimana ben spesa.

Scrivi 3-5 delle attività più importanti che devi completare (queste app decisionali Indeciso? Fai le scelte giuste con queste appHai sentito parlare del paradosso della scelta? Se sei come me e soffri di paralisi dell'analisi, queste app ti cambieranno la vita. Leggi di più può aiutare) e qualsiasi altro necessario (anche se non sempre importanti) attività che devi solo svolgere. Quindi, se lavori una tipica giornata lavorativa di 8 ore, suddividi quelle 8 ore in blocchi di dimensioni diverse, con ogni blocco dedicato a un'attività specifica (o serie di attività) - importante e necessario - su cui devi lavorare. Google Calendar è uno strumento perfetto per questo, ma un pezzo di carta può funzionare altrettanto bene.

Puoi vedere un esempio di base (solo per un giorno) che ho usato alcuni giorni fa di seguito, anche se puoi ovviamente renderlo il più dettagliato possibile. Cerca di dividere i compiti per tutta la settimana in un modo che ti aiuti a raggiungere tutti dei tuoi obiettivi senza spingerti troppo forte.

Prima di immergerti subito, ci sono alcune cose da prendere in considerazione.

Sii onesto con te stesso

Non cercare di spremere troppo in un giorno. È fin troppo facile sottovalutare quanto tempo richiederà un'attività - particolarmente se hai il presupposto che sarai il 50% più efficiente del solito. Se sei qualcuno che non lo è mai stato monitorato il loro tempo 4 eccellenti strumenti gratuiti per il monitoraggio del tempo [Android]Non importa chi tu sia, il tempo è un prodotto incredibilmente importante. Ci è stata assegnata la stessa quantità di tempo - 86.400 secondi ogni giorno - e dipende da noi come passiamo quel tempo ... Leggi di più prima di questo volere impiegare un po 'di tempo per imparare.

Devi capire la quantità media di tempo produttivo che passi nella posta in arrivo. Devi sapere esattamente per quanto tempo puoi concentrarti sul profondo, difficile lavoro. Se si ritagliano quattro ore per il lavoro profondo, ma si può davvero concentrare profondamente solo per due ore (ad esempio), si tratta di due ore sprecate, che avrebbero potuto essere spese in attività meno impegnative.

Man mano che apprendi di più su come lavori e quanto tempo impiega veramente ogni attività, le tue stime temporali diventeranno sempre più accurate, aiutandoti così a diventare più produttivo.

Puoi Time Block Lavoro reattivo Pure

Se gran parte del tuo lavoro è reattivo, potresti pensare che questo metodo non funzionerà per te. Ma per fortuna tu può assegnare blocchi di tempo anche al lavoro reattivo, in modo da evitare quella partita di ping-pong di 8 ore quando sei al lavoro.

Per esempio…

Se gran parte del tuo lavoro viene speso nella Posta in arrivo, pianifica 30 minuti ogni 2 ore nella Posta in arrivo (Un grosso problema? Aggiungi alcune informazioni alla tua firma per far sapere alle persone che controlli l'e-mail solo poche volte al giorno per mantenere la produttività).

Se devi rispondere alle chiamate durante il giorno, invece di rispondere al telefono ogni volta che squilla, gira la segreteria telefonica accesa e programmare un paio di periodi durante il giorno in cui si risponde al proprio messaggi. Ciò consente agli altri periodi di tempo di essere molto meno interrotti, consentendoti di svolgere al meglio il tuo lavoro.

Rimuovi distrazioni

Bloccare il tempo è tutto bene e in teoria, ma se non ti attieni ai principi in pratica, sei destinato a fallire. Se ti stai accontentando di un paio d'ore di lavoro approfondito con una scheda Facebook aperta, il tuo telefono è pronto e pronto a farlo accetta le chiamate e i tuoi colleghi hanno la sensazione di poterti interrompere in qualsiasi momento, ti stai preparando fallimento.

Assicurati che le persone sappiano che non dovrebbero disturbarti (indossare le cuffie può ridurre drasticamente le interruzioni). Spegni il telefono. Esci dai social media. Chiudi tutte le schede non necessarie e concentrati sull'attività in corso per il periodo di tempo assegnato. Sarai spesso sorpreso da quanto ti viene fatto.

Non essere troppo specifico

Ciò è vagamente correlato alla nostra incapacità umana di prevedere quanto tempo impiegherà davvero. O anche se abbiamo la motivazione per completare un'attività. Se siamo troppo specifici con il nostro blocco temporale (ovvero "30 minuti per prenotare una sede per la festa"), quando non troviamo una sede entro 30 minuti, abbiamo già fallito. Invece, mantieni i tuoi blocchi di tempo relativamente vaghi, ma stai ancora lavorando per un obiettivo molto specifico.

Ad esempio, "30 minuti per organizzare la festa" funziona bene. Invece di prenotare un locale, il blocco di 30 minuti può comportare un elenco di locali, quindi almeno hai fatto progressi!

Queste vittorie rapide sono ciò che ti tiene motivato a tenere il passo con questo tipo di sistemi di produttività.

Il blocco del tempo non significa mancanza di scelta

Alcune persone detestare non avere scelte durante il giorno e temere che il blocco del tempo porti a una completa mancanza di scelta. Questo, tuttavia, non è il caso. Prendi il mio esempio personale di Google Calendar sopra.

"Scrivere articoli" è volutamente vago. Ho una selezione di articoli su cui posso lavorare in qualsiasi momento, quindi durante questo periodo, posso scegliere l'unico articolo che mi emoziona di più in quel momento. Il punto è assicurarmi che trascorro davvero un certo tempo a scrivere ogni giorno, indipendentemente da ciò che sto effettivamente scrivendo.

Conserva note dettagliate

Quando la tua giornata prevede regolarmente il passaggio da un'attività all'altra, spesso può essere necessario troppo tempo per tornare all'oscillazione dell'attività successiva. Quando interrompo le telefonate alle 12:30 e mi trasferisco nel mio lavoro profondo, devo sapere che posso facilmente entrare nel giusto stato d'animo in modo da perdere il minor tempo possibile.

Per fare questo, continuo dettagliato note su carta o sul mio Google Calendar su dove sono, dove sono stato l'ultima volta che ci ho lavorato progetto, problemi che stavo affrontando, scoperte che ho fatto e qual è il passo successivo per far avanzare i progressi. Trascorrere gli ultimi minuti di ogni blocco temporale scrivendo queste note in modo da poter inserire il blocco temporale successivo con una mente chiara.

Esegui revisioni periodiche

Alla fine di ogni settimana, mese o trimestre (a seconda di quale sia la migliore per te), esegui una revisione dei diversi progetti che hai svolto lavorando per vedere se il tuo approccio al time blocking funziona per te e per sapere a quali progetti devi assegnare più tempo blocchi a. Questo è l'unico vero modo in cui saprai assegnare in modo efficace il tuo tempo. Durante una revisione, ponetevi le seguenti domande per ciascun progetto:

1. Cosa ho realizzato dall'ultima recensione?
2. Quali attività devono essere completate prima della prossima revisione?
3. A che punto sono con ciascuno dei miei progetti?

Con questa panoramica, sarai in una posizione molto migliore per prendere decisioni per il futuro. Usa la tecnologia... come queste app di monitoraggio del tempo su Android 4 eccellenti strumenti gratuiti per il monitoraggio del tempo [Android]Non importa chi tu sia, il tempo è un prodotto incredibilmente importante. Ci è stata assegnata la stessa quantità di tempo - 86.400 secondi ogni giorno - e dipende da noi come passiamo quel tempo ... Leggi di più .

Comprendi il tuo orologio corporeo

Leggi questo articolo su Ritmi circadiani e ultradianie impara come stabilire quali ore sono le più produttive ogni giorno e pianifica i tuoi intervalli di tempo di conseguenza. Molti autori scoprono di essere i più creativi nelle prime ore. Se sai di essere in grado di concentrarti meglio durante il primo pomeriggio, organizza i tuoi intervalli di tempo per sfruttare al meglio questo momento e le tue priorità principali per la settimana.

Non essere troppo professionale

Tutto lavoro e niente gioco rende Jack un ragazzo noioso. Assicurati di programmare il tempo per giocare nei tuoi giorni. Metti da parte il tempo da trascorrere con la persona amata. Tempo da trascorrere da solo. È tempo di esercitarsi. È ora di andare a fare shopping natalizio. È tempo di non fare nulla. Altrimenti, potrebbero cadere tutti di lato e scoprirai di essere sempre aggiornato quando si tratta di lavoro, ma completamente indietro nella tua vita personale.

Usa promemoria che funzionano

Che si tratti di un popup del calendario, promemoria e-mail Aggiungi pianificazione, monitoraggio e promemoria a Gmail con questo fantastico componente aggiuntivoAmmettiamolo, Gmail è praticamente perfetto. Non è un caso che ora sia uno dei provider di posta elettronica più popolari, almeno per coloro che preferiscono un'interfaccia Web. Vi sono, tuttavia, diversi ... Leggi di più , un timer sul telefono o un cronometro della vecchia scuola, devi assicurarti di impostare promemoria che sei sicuro di rispettare. Se sei disposto a lavorare altri 10 minuti in più per ogni attività, rimarrai presto indietro su altri progetti. Ne vale davvero la pena? Assicurati di sapere quando termina il tuo periodo di tempo, quindi entra nel giusto stato d'animo per passare al blocco successivo.

In sostanza, il blocco del tempo è un semplice esercizio per segregare la tua giornata in vari pezzi di tempo che, se bloccato, ci aiuta a raggiungere tutto ciò di cui abbiamo bisogno, quindi ridurre lo stress 4 modi per eliminare lo stress dalla produttivitàCon alcune modifiche ben mirate, puoi aumentare la tua produttività a passi da gigante. Applica questi semplici metodi alla tua vita e il risultato è quello che ti aspetteresti: lavorare meglio con uno sforzo minore. Leggi di più . Certo, ci sono alcuni problemi con la motivazione, la capacità di prevedere quanto tempo ci vorrà e interruzioni impreviste. L'uso di questo metodo può tuttavia aiutarci a ridurre la procrastinazione e gli sprechi, a rendere più efficienti i giorni di lavoro e anche a restituirci tempo personale.

Per vedere il blocco temporale in azione, guarda questo video:

Hai mai usato questo "hack" per la produttività? Come ha funzionato per te? Quali sono gli strumenti che usi per dare il tempo dovuto?