Come diventare super-produttivi esternalizzando le attività quotidiane

Annuncio pubblicitario

Sappiamo tutti che una persona che sembra scivolare attraverso la vita facendo di più in un giorno di quanto la maggior parte di noi potrebbe riuscire in una settimana. Ma imparando che cosa puoi esternalizzare, oltre ad alcuni consigli di "buone pratiche" per delegare le tue faccende quotidiane, anche tu puoi diventare super-produttivo.

Questo articolo spiegherà come scegliere le attività da esternalizzare online, mostrerà alcuni esempi e fornirà alcuni suggerimenti su come diventare un outsourcer online efficiente e competente.

Che cos'è l'outsourcing?

In una parola, delegazione. Dal lancio (e successivo successo) di libri e blog come il Settimana lavorativa di 4 ore, un numero enorme di persone esperte di tecnologia si è rivolto a siti Web come Elance, oDesk, TaskRabbit e molti altri modi per delegare compiti I 5 migliori siti Web per trovare un assistente virtualeUn assistente virtuale è una persona reale che supporta te o la tua azienda in remoto dal loro ufficio di casa. Possono praticamente essere ovunque e i servizi che offrono spaziano da quelli amministrativi, tecnici, personali o ...

Leggi di più , lavoretti e perfino intero lavori ai liberi professionisti di tutto il mondo.

Facendo assumere a qualcun altro compiti che non puoi (o semplicemente non vuoi) svolgere da solo, hai improvvisamente accesso a più (potenzialmente tanto più) di 24 ore al giorno.

Come faccio a sapere cosa esternalizzare?

Molte persone hanno preso in considerazione l'outsourcing, ma si sono ritirate all'ultimo minuto semplicemente perché non ci credevano fattibile per avere qualcun altro prendere il controllo di alcuni aspetti della loro vita, non importa quanto piccola o grande quella parte può essere.

Questo è un ostacolo che ho dovuto superare me stesso quattro anni fa, quando ho esternalizzato per la prima volta, e imparato che ci sono cinque domande da porsi per ogni compito per decidere se dovrebbe essere o meno in outsourcing.

1. dread: Il pensiero di iniziare questo compito mi riempie di terrore?
2. Mancanza di conoscenza: C'è qualcun altro che potrebbe svolgere questo compito meglio di me?
3. Ripetizione: Sto facendo questo compito ancora e ancora, senza che aggiunga valore reale a ciò a cui sto puntando?
4. Indugio: Sto procrastinando, piuttosto che iniziare questo compito?
5. Tempo: Il mio tempo potrebbe essere speso meglio facendo qualcos'altro?

Se rispondo sì a una qualsiasi delle domande precedenti, di solito scelgo di esternalizzare l'attività. L'unica volta che non lo farà esternalizzare l'attività in queste situazioni è se l'outsourcing sarà più difficile o dispendioso in termini di tempo rispetto al completamento effettivo dell'attività stessa.

Quali tipi di attività quotidiane posso esternalizzare realisticamente?

Quando ho iniziato l'outsourcing, ho iniziato da piccola, assumendo liberi professionisti per attività di immissione dei dati e ricerca di base, ma come ho imparato di più e di più su come esternalizzare efficacemente, ho presto imparato che i tipi di compiti che potevo delegare erano limitati solo dal mio immaginazione.

E-mail

Probabilmente hai appena rabbrividito al pensiero di consegnare la responsabilità della tua casella di posta a un ragazzo che hai appena assunto da Internet che lavora a metà del mondo. Fidati di me, ho capito. La tua casella di posta è il tuo santuario, giusto? Quindi inizia in piccolo, semplicemente inoltrando l'email dispari al tuo libero professionista in modo che possano gestire quel singolo richiesta (inserendo un appuntamento nel diario, per esempio), quindi puoi gradualmente accumulare quel tanto necessario fiducia.

Man mano che aumenta la fiducia nel tuo libero professionista, puoi trasferire altre responsabilità e-mail, eventualmente consentendole per filtrare l'intera casella di posta in modo che tu debba solo rispondere a ciò che è più urgente e produttivo messaggi.

Appuntamenti e prenotazioni

Avere un assistente freelance in grado di prendere e gestire gli appuntamenti e le prenotazioni per te non solo ti fa risparmiare tempo e fatica. Rende anche le tue esperienze meglio.

L'anno scorso, il mio assistente freelance ha prenotato un hotel per me e la mia ragazza. La sera prima del soggiorno, ha chiamato la reception e si è assicurato che tutto fosse OK per la prenotazione (ha anche detto che era il compleanno della mia ragazza). Quando siamo arrivati ​​il ​​giorno dopo, presumo che il personale dell'hotel abbia pensato di essere un po 'hot-shot (avere il mio assistente e tutto il resto) e siamo arrivati ​​in una stanza rinnovata, con una bottiglia di vino e una carta scritta a mano lasciata dal letto.

Se il mio assistente non avesse chiamato in anticipo, probabilmente non sarebbe mai successo. Puoi far chiamare il tuo assistente dal programma, prendere appuntamenti con i medici, prenotare voli, acquistare biglietti per concerti - qualunque cosa tu abbia bisogno!

Acquisti online

Ho sentito una volta Ramit Sethi parla di come ha semplificato il suo shopping online. In passato si ritrovava a parlare con un amico che raccomandava un libro, un film o un album. Come la maggior parte di noi, annotarebbe il nome della raccomandazione, continuerebbe la conversazione e non si sarebbe mai effettivamente preoccupato di effettuare l'acquisto. Quindi ora quando riceve una raccomandazione, invia un'email superveloce al suo assistente:

Acquista libro: The Great Gatsby

Dalle istruzioni precedenti, il suo assistente sa esattamente cosa fare, ad esempio come scegliere quale edizione acquistare, quanto gli è permesso spendere, dove dovrebbe essere consegnato il libro. Questo è un metodo di esternalizzazione che ho recentemente adottato e vorrei solo averlo fatto prima. E può essere esteso ad altre forme di shopping, come cibo o vestiti (purché tu abbia insegnato al tuo assistente cosa ti piace).

Navigazione su Internet

Quante volte ti sei trovato a navigare senza meta sul web nella speranza che qualcosa susciti il ​​tuo interesse? Quante ore alla settimana sprecate apertura su scheda mentre si è seduti sul treno o mentre si guarda la TV, solo per chiuderle di nuovo senza leggere una sola parola sulla pagina?

Insegnando al tuo assistente i tuoi interessi, il tipo di cose di cui vorresti leggere o che tieni aggiornato, puoi bypassare la fase di navigazione senza senso, e invece sappi che avrai sempre un flusso costante di contenuti che saranno davvero interessanti per tu.

Per me, il mio assistente trova contenuti che mi piaceranno (o su argomenti di cui ho bisogno di conoscere), e li salva sul mio account Instapaper Gestisci i tuoi segnalibri e l'elenco di lettura con Instapaper Leggi di più , così posso accedervi dal mio telefono, iPad o laptop, aiutandomi a risparmiare innumerevoli ore di inutili vagabondaggi online.

trascrizione

Immagino che tu abbia perso il conto di quante riunioni hai partecipato e completamente suddiviso in zone, perdendo una buona fetta di una conversazione importante. Probabilmente sei anche uscito da una riunione con l'intenzione di scrivere alcune note e punti d'azione, solo per essere distratto, dimenticando completamente ciò che dovevi scrivere in primo luogo.

Per aggirare questo problema, prova a registrare le riunioni e invia il file audio a un libero professionista che può farlo trascrivi la conversazione, oppure potrebbero semplicemente annotare punti importanti in modo da poterli scansionare su di essi futuro.

Ci sono centinaia di altre attività che puoi esternalizzare, siano esse personali o legate al business. Dal web design, consulenza e scrittura, consigli di moda, pianificazione del viaggio e persino candidatura per un lavoro. Quello che scegli di esternalizzare dovrebbe essere basato sulle cinque domande elencate all'inizio di questo articolo per assicurarti di investire il tuo tempo nelle attività più a leva.

Alcuni suggerimenti

Non si può negare che l'outsourcing possa essere scoraggiante. Dopotutto, assumendo qualcuno che si occupi di alcune delle tue attività quotidiane, diventi automaticamente un manager. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a rimanere in pista:

Assumi con cura

Quando pubblichi un lavoro su Elance of Odesk, probabilmente riceverai almeno 30-40 proposte ed è tuo compito trovare la persona giusta per te. prima di prendere qualsiasi decisione finale, redigere un elenco di circa 3-7 candidati e impostare un compito semplice. Assicurati di fornire istruzioni molto chiare e una scadenza. Fai sapere loro come desideri ricevere le informazioni che hai richiesto. Se vuoi che ti facciano telefonate in futuro, chiedi loro di inviarti un file audio rispondendo a un paio di domande in modo da poter sentire la loro "voce del telefono".

Imposta un documento "Informazioni personali"

L'ultima cosa che vuoi fare è ripetere ripetutamente i tuoi requisiti al tuo assistente. Ogni volta che fornisci loro nuove informazioni (negozi che ti piacciono, il tipo di hotel in cui ti piace soggiornare, il tuo requisiti al momento della prenotazione di un volo, i tempi in cui sei disponibile per le chiamate ecc.) richiedono che inseriscano queste informazioni in a documento condiviso. Questo documento sarà il loro primo punto di riferimento se hanno domande su un'attività che le imposti (riducendo in tal modo la quantità di lavoro ripetuto che devi svolgere), più se mai inizi a lavorare con un altro assistente, puoi semplicemente consegnargli questo documento e saranno in grado di conoscere meglio te e le tue preferenze velocemente.

Sii specifico

Con ogni attività delegata, sii il più specifico possibile. Invece di scrivere istruzioni dettagliate, potrebbe essere più efficace registrare un video di cattura dello schermo Recensione di Ashampoo Snap 7: Screenshot semplice e acquisizione videoCerchi una soluzione di acquisizione desktop semplice e completa? Snap 7 offre opzioni di screenshot avanzate, tra cui scatti multipli e acquisizione video. Ma vale 20 dollari? Leggi la nostra recensione e provalo tu stesso con ... Leggi di più per inviare al tuo assistente in modo che possano vedere come tu eseguirà determinati compiti. Assicurati di far sapere sempre al tuo assistente quanto tempo possono dedicare a un'attività (e / o al tuo budget), alla scadenza e rispondi a qualsiasi domande che potrebbero avere prima che sorgano per ridurre l'invio e-mail avanti e indietro che potrebbero derivare se non si è chiari abbastanza.

Sii giusto: Molte persone assumono liberi professionisti, pensando di poter assumere qualcuno per eseguire attività dopo attività per $ 3 all'ora. Sii onesto con ciò che chiedi e con la tariffa oraria che offri. Più sei giusto, migliori saranno i risultati che riceverai.

Come spero tu possa vedere, l'ambito di come l'outsourcing può aiutarti a liberare tempo ed energie è enorme, anche se per ottenere il massimo da esternalizzazione, devi considerare questo come un investimento a lungo termine che pagherà sempre di più man mano che i tuoi assistenti imparano di più su di te e su come posso aiutarti.

Se non sei ancora convinto, dovresti dare un'occhiata a questa intervista con Dan Andrews di MBA tropicale su come è riuscito a esternalizzare la maggior parte delle attività da un milione di dollari. Se ciò non ti fa oscillare, niente lo farà!

Questo articolo si è concentrato su in linea outsourcing, ma ci sono molte attività che puoi anche esternalizzare offline. Strumenti come TaskRabbit sono stati creati per dare una mano con le faccende quotidiane come la pulizia e il bucato, persino lo shopping di alimenti freschi.

Hai esternalizzato qualcuno dei tuoi compiti quotidiani? Se è così, come è andata?

Credito immagine: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)