Come raggruppare le attività con Google Calendar per aumentare l'attenzione e la produttività

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Il mito del multitasking è pervasivo. Non importa quanta ricerca multitasking vediamo, continuiamo a dirmelo maggior parte le persone non possono multitasking, ma noi può.

Di volta in volta, la ricerca mostra che quando pensiamo di essere multitasking, in realtà non stiamo facendo più di una cosa alla volta. Stiamo passando avanti e indietro tra le attività e che un fenomeno noto come "costo di commutazione"Ci rende meno efficienti (e potrebbe metterci in pericolo).

Ma…

Esiste un tipo particolare di multitasking che potrebbe essere più efficiente. Forse non è efficiente quanto concentrarsi su un singolo compito. Ma se non riesci a rimanere concentrato su una cosa per più di qualche minuto, potresti essere fortunato.

(Per essere onesti, ci sono alcuni casi in cui il multitasking può essere un modo efficace per fare le cose Singolo vs. Multitasking: qual è il migliore per la produttività?Il multitasking è un metodo comune per aumentare la produttività. Si scopre che non è necessariamente il proiettile d'argento per la produttività. La chiave è sapere quando eseguire il multitasking.

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Un'introduzione al batch di attività

Diversi guru della produttività hanno definito il raggruppamento delle attività in modi leggermente diversi. Ma ciò che si riduce è questo:

"Il raggruppamento di attività è la pratica di raggruppare attività simili."

Quindi potresti avere un elenco di attività di "codifica", "debug", "documentazione" e "pianificazione", ad esempio. Nella mia vita, probabilmente avrei svolto attività in gruppo come "scrittura", "modifica", "ricerca", "presentazione" e così via.

Come è utile?

Il raggruppamento di attività ti aiuta a diventare più produttivo incoraggiandoti a seguire un gruppo simile di attività per ridurre i costi di commutazione quando ti sposti. Passare dalla modifica delle foto alla gestione della tua e-mail è un grande passaggio e potrebbe comportare un grande costo di commutazione mentre il tuo cervello fatica a cambiare marcia.

Il passaggio dalla modifica delle foto a, per esempio, la pubblicazione di foto su siti di fotografia stock potrebbe creare un costo di conversione inferiore. Oppure immagina di passare dal chiamare potenziali clienti con piazzole di vendita a chiamare i clienti esistenti per il check-in. Sarebbe più semplice che passare dalle chiamate di tono alla creazione di rapporti trimestrali.

E quel minor costo di commutazione comporta una maggiore attenzione.

Come metti le attività in lotti dipende da te - l'importante è che siano simili. Se trovi difficile passare da una marcia all'altra, non appartengono allo stesso lotto. Puoi avere un numero elevato di lotti o uno più piccolo, a seconda dei tipi di cose che devi fare.

Dopo aver raggruppato le attività, puoi dedicare tempo a ciascun batch.

Pianificazione dei batch

Qui è dove il batch di attività diventa davvero utile. Quando tu designare uno specifico lasso di tempo Come bloccare il tempo su Google Calendar per una giornata lavorativa produttivaHai difficoltà con la gestione del tempo? Ti mostriamo come bloccare il tempo sul tuo Google Calendar per aumentare la concentrazione, ridurre lo stress e migliorare la produttività. Leggi di più a un determinato batch, sei libero di passare da un'attività all'altra all'interno di quel batch. Il che è fantastico per quelli di noi che amano spostarsi molto tra i progetti.

Finché non passi a un'attività al di fuori di quel lotto, sarai più efficiente. Il costo del passaggio cognitivo sarà inferiore e otterrai di più.

E 'così semplice.

E una volta che inizi a inserire i tuoi batch di attività nel tuo calendario, in modo da avere un tempo prestabilito per lavorarci sopra, inizierai a vedere la tua produttività alle stelle. Poiché i costi di commutazione sono inferiori, passerai meno tempo ad aggiornarti su ogni attività. E avere un tempo prestabilito per lotti specifici ti aiuterà a ridurre le distrazioni (che hanno un enorme costo di commutazione).

Utilizzando un sistema di gestione del tempo come il Tecnica Pomodoro Come un semplice timer Pomodoro ha reso la mia vita miglioreLa tecnica Pomodoro è uno degli hack più semplici per la gestione del tempo. Rompere le distrazioni con l'aiuto di blocchi di 25 minuti e un timer. Potrebbe essere un cambiamento di routine che cambia la vita se ti va bene. Leggi di più o qualcosa di simile aumenterà ulteriormente la tua produttività.

Se sei pronto a provare il raggruppamento delle attività, ecco cosa devi fare:

Attività di batch con Google Calendar

La prima cosa che devi fare è creare batch di attività. Poiché ognuno avrà diversi insiemi di attività e diversi metodi di raggruppamento, il modo in cui si esegue questo processo dipende totalmente da te. Come ho già detto, potrebbe essere utile iniziare con tre o quattro categorie. Ai fini del nostro esempio, utilizzeremo "pianificazione", "costruzione", "revisione" e "segnalazione".

Combineremo questi lotti con il concetto di blocco del tempo Time Blocking - L'arma segreta per una migliore concentrazioneStai cercando un modo più efficiente per organizzare le tue giornate lavorative? Prova Time Blocking. Questa tattica di gestione del tempo può aiutarti a rimanere in pista, tenendo a bada distrazioni, procrastinazione e multitasking improduttivo. Leggi di più . Basta mettere da parte i periodi di tempo in Google Calendar per lotti specifici.

Qui ho aggiunto eventi che mi dicono quando dovrei lavorare su batch specifici:

Ho anche aggiunto un promemoria per assicurarmi di sapere quando inizia il mio blocco di segnalazione:

Ora riceverò un promemoria quando è il momento di lavorare sulle mie attività di reporting. Durante quel periodo, potrei usare il Tecnica Pomodoro Le migliori app Pomodoro Timer per far impazzire la tua produttivitàSe colpisci spesso un muro di produttività dopo alcune ore di lavoro, un timer Pomodoro potrebbe aiutarti a concentrarti. Questa selezione di timer ha un'opzione per ogni piattaforma. Leggi di più per gestire il mio tempo su vari compiti. O potrei lasciare che accada più naturalmente, dove mi sposto tra le attività ogni volta che voglio. Questa parte dipende da te.

Ti viene l'idea. Ora basta inserire più lotti nel tuo calendario! Ma tieni presente che hai ancora bisogno di tempo sbloccato. Avrai bisogno di qualche minuto qua e là per gestire la posta elettronica, recuperare le chiamate, chattare con le persone in ufficio o semplicemente lasciare riposare la mente per un po '.

Una domanda che potresti porre in questo momento: come faccio a scegliere quando programmare ciascun lotto? Non esiste una risposta giusta a questo. Se hai un tipo specifico di attività che svolgi meglio al mattino, pianificalo presto. Se ti piacciono i compiti meno cognitivi nel pomeriggio, programmali lì. Preferisci passare a qualcosa di completamente diverso quando cambi attività? Puoi farlo anche tu.

Sai come e quando lavori meglio Come rimanere produttivi Che tu sia una persona mattiniera o un nottambuloNon sforzarti di svegliarti presto o di rimanere in ritardo. Invece, ottimizza i sistemi in modo da poter affrontare la fase in cui la tua produttività è bassa. Ecco alcune strategie intelligenti. Leggi di più e puoi mettere queste conoscenze al servizio nel tuo programma batch.

Una volta che hai i tuoi lotti nel calendario, sei pronto per partire! Ora tutto ciò che devi fare è mettersi al lavoro.

Utilizzo di Google Calendar per aumentare la tua produttività

La pianificazione dei batch di attività in Google Calendar potrebbe essere sufficiente per rivoluzionare completamente la produttività. Ma se hai bisogno di un po 'più di spinta, puoi utilizzare le altre fantastiche funzioni di Google Calendar.

Ad esempio, puoi sincronizza la tua lista di cose da fare con Google Calendar Come sincronizzare il tuo calendario di Google con l'elenco delle cose da fareNell'organizzare la tua vita, sono indispensabili due strumenti: il tuo calendario e la tua lista di cose da fare. Ma la maggior parte delle soluzioni di gestione delle attività tiene separate queste due cose. Ti mostreremo come combinarli. Leggi di più e vedere le tue attività importanti insieme al tuo programma batch. Questo potrebbe aiutarti a stabilire le priorità tra le attività di ciascun batch.

Oppure potresti usare il vista multi-calendario aggiornata 5 nuove funzionalità di Google Calendar che devi provare!Google Calendar è diventato ancora più fantastico. Google ha finalmente aggiornato il suo calendario. Ti mostreremo come ottenere il nuovo design e quali nuove funzionalità devi provare. Leggi di più per mantenere la pianificazione in lotti separata dagli altri appuntamenti.

Puoi anche taggare le voci del calendario Come sfruttare al meglio Google Calendar con oltre 7 nuovi strumentiUtilizza Google Calendar per risparmiare tempo e sfruttare al massimo la tua giornata lavorativa. Questi nuovi strumenti e servizi di Google Calendar offrono alcuni ulteriori trucchi per la produttività. Leggi di più per vedere dove sta andando il tuo tempo e come puoi migliorare la tua gestione del tempo.

Ci sono così tante funzioni e strumenti là fuori che puoi fare quasi tutto quello che vuoi con il tuo Google Calendar.

Lotto di attività a lungo termine

Certo, non è mai così semplice. C'è sempre manutenzione. Ad esempio, è necessario mettere regolarmente da parte alcuni minuti per rivedere i lotti. Se ritieni che una determinata attività non stia fluendo con le altre nel relativo batch, potresti voler creare un nuovo batch per ridurre i costi di commutazione.

E potresti scoprire che la tua programmazione non è ottimale. Forse hai bisogno di più tempo tra i lotti o hai bisogno di un'intera giornata senza attività programmate per recuperare il ritardo.

Anche quando trovi il sistema di produttività perfetto Come creare l'ultimo sistema di gestione dei tempi perfetti che tu abbia mai usatoLa produttività è una costante ricerca di più organizzazione con meno lavoro. Un modo per realizzare tutto ciò che sogni di realizzare, senza perdere il sonno. Questo sistema automatizzato di gestione del tempo può fare tutto? Leggi di più , ci sarà sempre un po 'di manutenzione che devi eseguire. Le attività di batch non fanno eccezione.

Ma quando esegui il batch delle tue attività con successo e le integri in Google Calendar, avrai un sistema di gestione del tempo quasi automatizzato. E non c'è niente di meglio di così!

Hai provato il batch di attività? Cosa fai per ridurre al minimo il tempo e gli sforzi necessari per cambiare attività? Condividi i tuoi consigli nei commenti qui sotto!

Credito di immagine: photographee.eu/Depositphotos