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Ricordi come sei stato accolto da uno tsunami di messaggi e-mail quando sei tornato dalle vacanze? Probabilmente hai dimenticato di impostare un messaggio "Fuori sede" in Microsoft Outlook prima di uscire.
Sì, non è un soluzione a una casella di posta allagata, ma avvisa i tuoi contatti con una luce arancione che sei assente e c'è un motivo per cui non sarai in grado di rispondere in modo tempestivo. I tuoi contatti possono quindi seguire senza affollare la tua casella di posta.
Dovresti crearne uno proprio ora, insieme a messaggi fissi e una firma e-mail professionale 7 suggerimenti per la creazione della firma e-mail professionale perfettaAbbiamo scritto molto su come inviare e-mail come un professionista, ma un aspetto che viene regolarmente trascurato è la firma e-mail. Ecco come impostare la firma e-mail professionale perfetta. Leggi di più , per risparmiare tempo in futuro. Ti ci vorranno solo pochi minuti in Outlook.
Come impostare le risposte automatiche in Outlook
L'uso della risposta automatica è semplice quando si lavora con Office 365, Outlook.com (che un tempo si chiamava Hotmail) o account Exchange:
- Selezionare File> Risposte automatiche.
- Nella casella Risposte automatiche, selezionare Invia risposte automatiche.
- Imposta un intervallo di tempo per le risposte automatiche. L'ora di inizio e di fine ti consentono di pianificare i messaggi e coprire il tempo in cui sarai lontano dalla tua e-mail. Inoltre, non devi ricordarti di spegnerlo quando torni.
- Usa il All'interno della mia organizzazione scheda per scrivere un messaggio per le persone nel tuo team o nella tua azienda.
- Usa il Fuori dalla mia organizzazione scheda per scrivere un messaggio per qualsiasi posta proveniente dall'esterno della tua azienda o dall'elenco dei contatti del team.
- Componi e formatta il messaggio fuori sede.
- Clic ok per salvare le tue impostazioni.
Quando Outlook è impostato per inviare risposte automatiche, vedrai un messaggio sotto la barra multifunzione che ti avvisa a riguardo. Selezionare Spegni per disabilitare le risposte fuori sede automatiche per quell'email.
Torna dalla pausa e nella stessa finestra di dialogo per disattivare le risposte automatiche.
Il processo è più complicato se si utilizza un servizio di posta elettronica POP o IMAP di terze parti come Gmail o Yahoo con Outlook. Sarà necessario impostare una regola di Outlook ed eseguire un file modello per l'invio del messaggio. Dovremo lasciarlo per un altro tutorial, sfortunatamente.
Saikat Basu è il vicedirettore per Internet, Windows e produttività. Dopo aver rimosso la sporcizia di un MBA e una carriera di marketing lunga dieci anni, ora è appassionato di aiutare gli altri a migliorare le loro capacità di narrazione. Cerca la virgola di Oxford mancante e odia i cattivi screenshot. Ma le idee di fotografia, Photoshop e produttività leniscono la sua anima.
