Far funzionare il processo verbale: come prendere appunti efficaci durante una riunione

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È un'abilità che poche persone hanno perfezionato; i verbali delle riunioni perfetti.

È una storia familiare in un mondo imperfetto. Stai lavorando a un progetto di importanza critica sul lavoro. Questa è una faccenda interdipartimentale, con tutta la dolorosa politica interservizi che ne deriva. Mentre la scadenza si avvicina al progetto non più vicino al completamento, pianifichi un incontro con i tuoi colleghi. Dopo aver impostato un agenda per l'incontro Crea facilmente programmi di riunioni utilizzando le aspettative di riunione [iPad]Sebbene nessuno di noi sia impaziente di partecipare alle riunioni, fortunatamente esistono numerose utili applicazioni online e mobili, come ad esempio AgreementDo, che rendono più semplice il compito di pianificare le riunioni. Tutti gli incontri di successo iniziano ... Leggi di più e due ore di noiosa discussione, si finisce con un programma e un piano d'azione concordati.

Quindi il programma concordato non viene rispettato e il piano d'azione concordato non viene eseguito. Chiami con rabbia i tuoi colleghi - “Che diavolo sta succedendo laggiù? Non è quello che abbiamo concordato ". Sono fermamente convinti di fare ciò che hanno promesso. Sono convinti che tu sia colui che ha torto. E purtroppo, non c'è nulla di cui contestare la loro versione degli eventi. Non hai impiegato alcun minuto.

Purtroppo, è una delle competenze più vitali necessarie per l'ambiente di lavoro moderno. Ti consentono di creare un registro consolidato di eventi concordati da tutte le parti, risparmiando ulteriori mal di testa lungo la linea. Ecco come prendere minuti efficaci in una riunione.

Non prendere minuti

Sembra contro-intuitivo, giusto? Questo è un articolo su come prendere minuti efficaci e sto dicendo che non dovresti prenderli? Che follia è questa?

È dannatamente difficile fare due cose contemporaneamente. Se stai cercando di tenere traccia di una conversazione mentre prendi dei minuti, probabilmente farai un cattivo lavoro di almeno una di queste cose. E ricordi come ho detto che i minuti dovrebbero essere una rappresentazione accurata degli eventi? Sono davvero qualcosa da non confondere.

Quando partecipi a una riunione, dovresti coinvolgere qualcuno che non parteciperà alla conversazione e chiedergli di dedicare qualche minuto. Ciò ti lascia concentrarti sulla conversazione e puoi essere certo che appunti di riunione Collabora e modifica le note sulla riunione in tempo reale utilizzando Sync.inOgni volta che devi lavorare con un team online o anche se devi solo collaborare con altri colleghi che potrebbero lavorare in altre località remote, la possibilità di avere qualcosa di visivo da guardare ... Leggi di più sarà di buona qualità. Se stai partecipando a una riunione online (magari utilizzando WebEx o Google Hangouts), perché non accendi Audacia Registra file audio con Audacity Leggi di più e registrare la conversazione per riferimento futuro?

Ricorda le 5 W.

Ripensa a una delle tue lezioni di inglese nella scuola elementare. Probabilmente hai scritto una storia ad un certo punto e ti hanno insegnato le "5 W". Per rinfrescare la memoria, sono "chi", "che cosa", "quando", "perché" e "dove".

Quando ci pensi, ecco cosa sono i minuti. Stanno creando una narrazione su qualcosa che è successo o qualcosa che accadrà. E proprio come faresti quando componi un rapporto o un articolo, devi aggiungere dettagli.

Quindi, dove potresti avere qualcosa del genere.

Aggiorna WordPress a 3.7

Potresti avere qualcosa del genere.

Ben Smith aggiornerà WordPress a 3.7 la prossima settimana per patch di sicurezza.

Molto più significativo, sì?

... Ma non andare troppo lontano.

A nessuno importa che Ben Smith aggiornerà WordPress 3.7 solo la prossima settimana perché questa settimana è in vacanza alle Barbados con sua moglie e i suoi due figli, ma il suo animale domestico Chihuahua Gee-Fee alloggia nei canili locali mentre non ci sono più. Perché lo metti nei tuoi appunti?

Sì, è importante prendere nota di tutti i dettagli importanti. Essere espliciti è estremamente importante. Detto questo, non andare troppo lontano quando stai registrando dati che non avvantaggiano nessuno.

Concordare il verbale

Quindi, hai una riunione di tre ore. Al termine, restare nella sala conferenze è probabilmente abbastanza in basso nell'elenco delle cose che vorresti fare. Sei stanco. Hai sete. Le persone escono dall'ufficio e vanno a casa a letto caldo e America's Got Talent.

Esci? No! Se hai scritto a mano i tuoi minuti, vai a scriverli faticosamente. Una volta che li hai in un formato vagamente utile, li invii via email a ciascun partecipante. Chiedete loro di riconoscere che hanno letto i verbali e che sono contenti del contenuto.

Ciò chiarisce il ruolo che ogni persona deve ricoprire, nonché le sue responsabilità, e se qualcuno è in disaccordo con il registro ufficiale degli eventi, può correggerlo. UN incontro collaborativo I 6 migliori strumenti gratuiti per riunioni online per collaborare con il tuo teamI piccoli team non hanno bisogno di costose app aziendali per la collaborazione. Ecco sei fantastici strumenti che puoi utilizzare per gestire i dati, la comunicazione e altro del tuo team. Gratuito. Leggi di più risulta meglio per questo.

Impara la stenografia

A seconda di chi chiedi, la stenografia è davvero un ottimo modo per scrivere rapidamente le cose, oppure è una forma di crittografia che è resistente anche agli occhi indiscreti della NSA. Qualunque sia la tua opinione, è un'abilità utile avere nel tuo arsenale notacile.

Mentre è abbastanza intimidatorio da guardare, la stenografia non è troppo difficile da lamentare. Sostituisce i costrutti di scrittura comuni con simboli e abbreviazioni, consentendo di scrivere centinaia di parole al minuto. Questo è ciò che Kim Fletcher, presidente del Consiglio nazionale per la formazione dei giornalisti deve fare ditelo.

Se hai una stenografia puoi trovare il preventivo molto rapidamente. Entra con un registratore a nastro o un registratore digitale e se hai trascorso un'ora lì con il tuo registratore hai un'ora di nastro per passare, ci vuole un bel po 'di tempo

Esistono molti sistemi per la stenografia, con i sistemi alfabetici (AlphaHand, ecc.) tra i più veloci mentre Pre-Anniversario di Gregg, Gregg Anniversary Far funzionare il processo verbale: come prendere appunti efficaci durante una riunioneÈ un'abilità che poche persone hanno perfezionato; i verbali delle riunioni perfetti. Il registro degli eventi ti fa risparmiare più mal di testa lungo la linea. Ecco come prendere minuti efficaci in una riunione. Leggi di più , e New Era Pitman essendo il più veloce del gruppo. Gioca con alcuni e trova quello che ti piace! L'ho trovato questo sito è incredibilmente utile per abbattere le differenze tra ciascuna delle molte metodologie là fuori.

Struttura le tue note

Quando prendi appunti, scarabocchi un flusso di lavoro o vai a pieno ritmo e lo inserisci in un elenco? L'efficacia delle tue note dipende interamente dal modo in cui strutturi le informazioni che registri.

Stai registrando passaggi o prendendo appunti sulle azioni che le persone compiranno in futuro? I punti elenco potrebbero essere utili qui. Stai registrando informazioni dettagliate su un evento che ha avuto luogo in precedenza? Potresti voler utilizzare uno stile di natura più paragrafo.

Ti senti arty? Un'altra tecnica che potresti trovare utile è prendere appunti visivamente. Qui, aggiungi il contesto al testo aggiungendo colore, grafica e immagini. Aggiungendo illustrazioni, è possibile aggiungere ulteriori informazioni senza rendere troppo "pesanti le parole".

Infine, sarai felice di sapere che ci sono alcuni strumenti là fuori che rendono la strutturazione dei tuoi appunti un gioco da ragazzi. Microsoft ha un sacco di Modelli di Microsoft Word per aver preso minuti in una riunione. Questi non apparirebbero fuori posto in un ambiente di lavoro "camicia e cravatta" soffocante, ma hanno ancora qualche macchia di colore. Ho anche preso a usare SimpleNote Sposta sopra TextEdit, Simplenote è ora disponibile per MacSe vuoi solo aprire uno strumento di scrittura e iniziare a scrivere senza molte campane e fischi che distraggono, Simplenote potrebbe essere proprio quello che stai cercando. Leggi di più per i miei minuti, grazie alla sua estetica pulita e ai suoi backup cloud integrati.

Conclusione

Prendere minuti è semplicissimo, ed è così un'abilità strategica per tenere riunioni efficaci Guida alle riunioni online: software e strategiaI moderni servizi di videoconferenza sono facili da usare e disponibili per quasi chiunque abbia un computer o uno smartphone. La possibilità di connettersi e incontrare persone online significa che non siamo più limitati dalla posizione geografica. Leggi di più tutti noi dovremmo padroneggiare. Hai qualche suggerimento utile per prendere appunti durante le riunioni? Fammi sapere nei commenti qui sotto!

Credito immagine: Mark Jensen John Bensondpstyles