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Ci sono alcuni di noi che preferiscono ancora un client di posta elettronica desktop come Microsoft Outlook, ma si affidano anche alla flessibilità del cloud tramite documenti Google. Se desideri che i due si incontrino, ad esempio un modo per lavorare con Google Documenti da Microsoft Outlook, una nuova app chiamata Harmon.ie sembra essere la risposta.
Harmon.ie è un componente aggiuntivo gratuito per Microsoft Outlook (2007 e 2010) che elimina la necessità di inviare tra gli allegati di posta elettronica da MS Outlook a Google Documenti. Puoi lavorare con i tuoi documenti, fogli di lavoro e presentazioni Google dalla barra laterale Harmon.ie in MS Outlook.
Ma quanto è armoniosa questa stretta di mano tra un'app desktop di Microsoft e un'applicazione cloud online dal suo rivale di vecchia data? Scopriamolo scaricando il programma di installazione di dimensioni pari a 500 KB che procede a scaricare il resto della barra laterale.
L'unico problema con i componenti aggiuntivi e le barre laterali all'interno di un'applicazione è che i tempi di caricamento possono aumentare. Non sembra così con Harmon.ie, poiché si carica abbastanza uniformemente e occupa un po 'di proprietà di Outlook. Puoi nasconderlo dalla vista con un clic. Puoi accedere subito con il tuo account Google (o registrarne uno nuovo).
Lavora con documenti Google esistenti
Harmon.ie visualizza tutti i documenti Google che hai sull'account. Se hai un gran numero di documenti, puoi utilizzare la barra di ricerca in alto o la barra di visualizzazione in basso. Il Visualizza barra offre alcune opzioni di visualizzazione per selezionare e visualizzare selettivamente il tipo di documento.
Ogni file ha anche un piccolo Azioni collegamento con le funzioni del documento come rinominare, nascondere, fissare, condividere e altro ancora. Alcune proprietà come un documento condiviso o un documento che fa parte della cartella hanno piccole icone contro i loro nomi. È possibile utilizzare i comandi in Azioni per riorganizzare i documenti da Outlook.
Condividere documenti o modificare le opzioni di condivisione che potresti aver impostato in Google Documenti è facile con Condividere comando sotto Azioni. Basta digitare le prime lettere del contatto e Harmon.ie raccoglie l'indirizzo e-mail dal database dei contatti di sia Outlook che Gmail. Specifica il ruolo e il gioco è fatto.
Google Documenti ti consente di scaricare comodamente in più formati (a seconda del tipo di file) come PDF, RTF, Testo, Word, Zip, OpenOffice ecc. Harmon.ie offre la stessa flessibilità con il suo Salva come comando sotto Azioni.
Creazione di nuovi documenti Google
È qui che Harmon.ie viene davvero alla ribalta. Caricare o creare nuovi file di Google Documenti è facile come un trascinamento della selezione o un clic su Nuovo pulsante.
Prendi un documento dal desktop e trascinalo nella barra laterale Harmon.ie. Il documento viene automaticamente convertito e caricato. Se hai delle cartelle configurate, puoi trascinare il file sopra di esso ed è incluso nella cartella.
Proprio come è possibile inviare tramite e-mail un documento Google come allegato o come collegamento per condividerlo con altri, Harmon.ie funziona con Outlook per fornire la stessa funzionalità. Apri una nuova finestra di posta elettronica (la barra laterale appare in tutte le finestre di Outlook) e trascina semplicemente il file dalla barra laterale nel corpo del messaggio. Il file viene condiviso automaticamente con tutti i destinatari dell'email. I tuoi contatti possono visualizzare il documento come farebbero normalmente in un browser. Poco prima della spedizione, è possibile impostare ulteriormente le autorizzazioni come sola visualizzazione o modifica.
Quando si inviano allegati tramite Outlook, Harmon.ie apre una finestra e chiede se si desidera salvare l'allegato in Google Documenti e inviare invece il collegamento. Il vantaggio di inviare un collegamento è che puoi mantenere aggiornato il documento Google online senza dover inviare e-mail tra le copie dopo ogni aggiornamento. I destinatari possono sempre visualizzare l'ultima versione tramite il collegamento.
Mettiti anche sotto il cofano di Harmon.ie andando al suo Opzioni. È possibile abilitare o disabilitare alcune funzioni lì.
Harmon.ie fa le stesse cose che fa Google Docs quando vai sul cloud. Ma la barra laterale porta avanti MS Outlook e questo è utile quando lavori sulla condivisione dei documenti e sui backup dei documenti. Harmon.ie rende in qualche modo armoniosa la sinergia tra Google e Microsoft ”¦. Sei d'accordo?
Saikat Basu è il vicedirettore per Internet, Windows e produttività. Dopo aver rimosso la sporcizia di un MBA e una carriera di marketing lunga dieci anni, ora è appassionato di aiutare gli altri a migliorare le loro capacità di narrazione. Cerca la virgola di Oxford mancante e odia i cattivi screenshot. Ma le idee di fotografia, Photoshop e produttività leniscono la sua anima.
