Come utilizzare Evernote per gestire le riunioni

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Sapevi che gli ultimi strumenti forniti da Evernote lo rendono un'applicazione molto utile per la gestione delle riunioni?

Organizzazione e gestione delle riunioni Guida alle riunioni online: software e strategiaI moderni servizi di videoconferenza sono facili da usare e disponibili per quasi chiunque abbia un computer o uno smartphone. La possibilità di connettersi e incontrare persone online significa che non siamo più limitati dalla posizione geografica. Leggi di più è una parte noiosa ma importante per fare le cose, e non mi rendevo conto di quanto potesse essere utile Evernote per creare programmi di riunioni e prendere minuti fino a poco tempo fa. Il ultime funzionalità 8 aggiornamenti Evernote che dovresti conoscereSembra che ogni due mesi, Evernote ottiene ulteriori aggiornamenti. Alcuni vengono rilasciati silenziosamente, mentre altri sono molto attesi dagli utenti di Evernote. Da quando ho scritto il mio ultimo articolo sul nuovo design di Evernote e ... Leggi di più

per l'aggiunta di elenchi di cose da fare, la creazione di tabelle, la condivisione di note e quaderni e il collegamento di documenti rende Evernote uno strumento ideale per la gestione delle riunioni.

Se non conosci Evernote, scarica gratuitamente il nostro manuale non ufficiale di Evernote Come usare Evernote: il manuale non ufficialeImparare come usare Evernote da solo richiede molto tempo. Ecco perché abbiamo messo insieme questa guida per mostrarti come sfruttare appieno le più importanti funzionalità di Evernote. Leggi di più per alzarsi e correre in pochissimo tempo.

Crea un modello

Tutti i team, i comitati e le organizzazioni hanno esigenze e scopi unici, ma quando si tratta di creare un programma di incontro ci sono alcuni elementi standard che probabilmente verranno inclusi per ogni incontro. Prima della prossima riunione, creare un modello di nota che verrà utilizzato per l'agenda e i verbali della riunione.

Preferisco utilizzare la funzionalità delle tabelle di Evernote per agenda e minuti perché si ridimensiona automaticamente quando viene aggiunto il contenuto. Le colonne e le righe non possono essere aggiunte o eliminate, ma poiché utilizzo la tabella come modello, questo non è un grosso problema. L'aggiunta dei nomi dei partecipanti regolari semplifica la verifica di chi ha partecipato alla riunione.

Conservo la data e l'ora della riunione nella sezione del titolo della nota per facilitare a me e agli altri membri del team l'identificazione di tali informazioni. Un altro aspetto interessante della formattazione di un'agenda è la speciale voce del menu delle regole orizzontali di Evernote (Formato> Inserisci regola orizzontale).

Duplica la nota del tuo ordine del giorno e provala la prossima volta che hai un incontro reale per vedere cosa deve essere rivisto. Quando sei soddisfatto dei risultati, puoi duplicare il modello per riunioni future e, naturalmente, conservare tutte le note sulla riunione in un taccuino designato. Puoi anche esportare (File> Esporta nota) la nota del modello nella cartella documenti o nell'account Dropbox e reimportare una copia quando necessario.

Link ad altre note

Nel preparare l'ordine del giorno della riunione, è possibile o meno sapere che è possibile aggiungere collegamenti esterni e collegamenti alle note negli appunti della riunione. Per aggiungere un collegamento esterno, selezionare e fare clic con il pulsante destro del mouse su un elemento nella nota e scegliere Collegamento> Aggiungi collegamento ... e inserisci l'URL esterno.

Per collegarti a un'altra nota nel tuo Evernote, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla nota in una vista snippet, card o elenco e seleziona Copia collegamento note. Incolla il link come faresti con qualsiasi link esterno per collegarti alla nota. Questo è molto utile per aggiungere i risultati delle riunioni passate alla tua agenda attuale o discutere le voci di menu per le quali hai altri materiali in Evernote.

Condivisione e collaborazione

Mentre ci sono molti buoni agenda e minuti app disponibili per iPad MinuteTaker e Meetings ti aiutano a produrre report di minuti professionali per iPadNella mia Guida in linea online gratuita a MakeUseOf, in cui ho fornito alcuni suggerimenti per pianificare e tenere riunioni sul Web, ho fatto riferimento a qualche minuto anche prendendo app. Mentre pochissimi di noi ... Leggi di più , Preferisco usare Evernote per le sue caratteristiche di condivisione e collaborazione. Ciò semplifica la condivisione di ordini del giorno e riunioni online o via e-mail con il team e altri partecipanti alla riunione.

Un altro vantaggio di questo tipo di condivisione è che i collegamenti alle note della riunione includeranno sempre modifiche e aggiornamenti alle note e che il layout delle note di Evernote è professionale su una pagina Web.

Se si utilizza un account Evernote premium, è possibile condividere note con altri utenti Evernote, in particolare a fini di collaborazione. Le note condivise possono essere impostate per l'accesso in sola lettura o in lettura e modifica. Evernote tiene traccia di chi ha modificato le note e, in caso di conflitti di sistema, Evernote crea automaticamente un duplicato della nota in conflitto in modo che il problema possa essere risolto.

promemoria

Un'altra utile funzionalità di Evernote è quella possibilità di impostare promemoria. Personalmente allego un promemoria all'ordine del giorno di una riunione che mi ricorda di inviare per posta i verbali ai partecipanti qualche giorno prima della riunione. I promemoria Evernote verranno visualizzati su tutti i tuoi dispositivi su cui è installato Evernote.

Durante la riunione

Mentre Evernote è ovviamente utile per prendere minuti, molte versioni includono una funzione di presentazione per la visualizzazione l'agenda della riunione e altre note tramite uno schermo del proiettore, nonché uno strumento di marcatura incorporato per l'evidenziazione soddisfare.

Lo strumento di presentazione include una voce di menu per presentare una nota su un'altra schermata, ma sarà necessario fare clic o toccare il pulsante di presentazione nella barra degli strumenti ogni volta che passi a una nota diversa, quindi assicurati di esercitarti nell'uso della presentazione modalità prima il tuo incontro! La funzione di presentazione potrebbe anche essere utilizzata come una "lavagna" digitale per idee di brainstorming.

Lo strumento di registrazione audio è utile anche per la registrazione di parti della riunione che si desidera rivedere in seguito. Potrebbe essere necessario un microfono esterno, anziché il microfono interno sul Mac o sul PC, per ottenere una registrazione di buona qualità di una stanza piena di persone.

Evernote al momento non consente a due o più persone di collaborare in diretta su note, ma un recente aggiornamento del servizio online LiveMinutes consente la collaborazione live utilizzando le note di Evernote.

Post-Meeting

Come per le agende, Evernote rende conveniente condividere anche i verbali della riunione quasi immediatamente dopo il completamento della riunione. I collaboratori del team possono apportare tutte le modifiche necessarie al verbale e i verbali possono essere utilizzati per preparare l'ordine del giorno della riunione successiva.

La bellezza dell'utilizzo di Evernote è che tutti i tuoi minuti sono conservati in un notebook per un facile accesso. Dopo aver accumulato un sacco di note minute, puoi selezionarle tutte e unirle in un'unica grande nota oppure esportarle su un'unità locale (File> Esporta note) dove possono essere recuperati se sono necessari di nuovo.

Notare anche che quando si selezionano più note in un blocco note, è possibile creare un sommario per quella raccolta. Il sommario viene creato come nota ed è un ottimo modo per condividere un elenco di minuti completati nel tempo.

Si adatta alle tue esigenze

L'utilizzo efficace di Evernote per organizzare e gestire le riunioni richiede la conoscenza di molte delle funzionalità avanzate del servizio. Se anche i membri del tuo team utilizzano il servizio, può semplificare l'organizzazione, la collaborazione e la condivisione dei materiali delle riunioni, e significa utilizzare alcune applicazioni in meno per svolgere le attività.

Facci sapere se usi Evernote per preparare e tenere riunioni nei commenti, di seguito.