Il sistema a prova di folle per pianificare e gestire più progetti

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Avere più progetti sia al lavoro che a casa è come una muffa che cresce sulle pareti del cubicolo. Una muffa che trasuda ansia e sgomento mentre precipiti più indietro, perdendo la traccia di ciò che stai facendo e di ciò che resta da fare. Per fortuna, c'è un sistema relativamente semplice in offerta per eliminare quella muffa, guidare in modo affidabile quei progetti di nuovo in pista e mantenerlo così.

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Questo sistema è chiamato "Full Horizon Planning" (FHP), un termine coniato e illustrato dal professore di matematica e saggio di produttività, Cal Newport. FHP è un sistema di flusso di lavoro che richiede la tua lista di cose da fare in gran parte inetti 4 suggerimenti di produttività popolari che dovrebbero essere ignoratiAlcune delle idee di produttività che ci vengono vendute sono talvolta infondate e spesso errate. Sfatiamo alcuni di questi miti sulla produttività dimostrando che è altrettanto vero il contrario. Leggi di più

e lo trasforma in qualcosa che è più gestibile e più rispettoso del tuo tempo. È anche incredibilmente indistruttibile quando si tratta di quelle distrazioni quotidiane garantite.

Quando Newport parla di sistemi di flusso di lavoro, li definisce come un "insieme di abitudini e strumenti utilizzati per organizzare il lavoro che fai e quando lo fai. E quando [lui] dice "efficace", [lui] si riferisce alla quantità di valore che produci ".

Da questa definizione, è chiaro che FHP non viene promosso come il sistema per governare tutti i sistemi. Potrebbe non essere adatto al tuo lavoro, ma merita sicuramente una considerazione. In breve, è un'alternativa, con somiglianze con altri sistemi come David Allen Fare le cose Organizza 2015: impara l'arte marziale di far fare le cose [cose da guardare]Vi siete mai chiesti perché i successi e i super performer sembrano sempre mantenere la calma? Leggi di più , monotasking Ottieni le cose fatte: 10 video stimolanti per aumentare la tua produttivitàInvece di passare attraverso ogni canale video su YouTube, abbiamo pensato di alleggerire l'onere e raccomandare alcune clip di scelta che ti diranno come aumentare la tua produttività. Leggi di più , e blocco del tempo Time Blocking - L'arma segreta per una migliore concentrazioneStai cercando un modo più efficiente per organizzare le tue giornate lavorative? Prova Time Blocking. Questa tattica di gestione del tempo può aiutarti a rimanere in pista mentre tieni a bada distrazioni, procrastinazione e multitasking improduttivo. Leggi di più . Full Horizon Planning è sia un agglomerato che una riduzione di parti di queste idee. Mi permetta di parafrasare la spiegazione di Newport.

• Ogni progetto in cui ti trovi dovrebbe essere classificato come uno dei due inattivo, o attivo.
• I progetti in sospeso dovrebbero essere archiviati, ma rivisti regolarmente.
• Quando viene promosso un progetto attivo stato, deve essere definito un piano dettagliato per come sarà completato quel progetto.

Quando si tratta di pianificazione attivo progetti, non dovresti avere a che fare con le astrazioni, ma "direttamente con la bruta fisicità del tempo". Questo significa:

“A livello mensile, so quali settimane lavorerò al progetto e solo quando arrivo a quelle settimane pianifico a quali giorni ci lavorerò, e solo quando arrivo ai giorni specifici capisco quali ore saranno consumare."

Questo approccio rende molto meno probabile il tuo overcommit, consentendoti di pianificare in modo più efficace e ottenere di più dal tuo tempo.

Troppe persone pianificano esattamente quali compiti completeranno, in quali giorni specifici, forse anche con mesi di anticipo. Questo non lascia spazio alla vita reale. Con solo un paio di giorni di malattia o doveri aggiuntivi, l'intero sistema può andare in rovina.

Penso che un esempio sia in ordine. Userò schermate da Trello (leggi il nostro articolo scritto Trello: un sistema di gestione dei progetti unico, semplice e potente da una buona casaIl nome Joel Spolsky significa qualcosa per te? In tal caso, vorrai leggere questo post, perché mette in mostra l'ultimo e il più grande progetto di Spolsky. E se no, dovresti sapere che questo è ... Leggi di più ) per mostrarti come organizzare questo sistema di flusso di lavoro all'interno di tale piattaforma.

Installa la scheda Trello

Questo non è affatto l'unico modo per configurare Trello per questo sistema, ma è uno che ha funzionato per me. Impostare quattro "elenchi".

1. Un elenco di tutti i progetti attivi e inattivi.
2. Un elenco di ciò che devi affrontare il prossimo mese e le settimane in cui alcune cose devono essere completate (non aggiungere ancora alcuna informazione a questo).
3. Un elenco di ciò che devi fare questa settimana e in quali giorni.
4. Un elenco di attività che devono essere completate oggi.

Dopo aver aggiunto tutti i tuoi progetti all'elenco "Progetto", segna quelli che lo sono attivo con una "etichetta" colorata. Ho anche capitalizzato questi progetti per assicurarmi che si distinguano.

Scrivi panoramiche del progetto

Successivamente, fai clic sul primo dei tuoi progetti attivi e scrivi un commento che descriva in dettaglio ciò che devi fare, in termini pratici e generali e all'incirca quando. In questo esempio, suppongo che ogni progetto duri un numero di mesi. Ciò ti consente di capire davvero ciò di cui hai bisogno e puoi iniziare a capire come strutturare al meglio le attività. Fallo per ciascuno dei tuoi progetti attivi.

Nota: questo è il primo livello di granularità. Non è ancora necessario assegnare settimane, giorni o orari specifici a queste attività.

Pianifica questo mese (una volta al mese)

Dovresti mirare a farlo all'inizio di ogni mese. Sulla base dei commenti che hai appena scritto per ciascuno dei tuoi progetti attivi, dovresti essere in grado di vedere cosa deve essere completato entro la fine di Questo mese.

Disporre ciascuna di queste pietre miliari come una "piastrella" separata in questo elenco ed etichettarle con il colore corrispondente (lo stesso colore dell'attività attiva a cui si riferisce), in modo da poter vedere facilmente con quale progetto si occupa l'attività. Decidi ora in quali settimane di questo mese lavorerai su queste singole pietre miliari.

Sentiti libero di duplicare l'attività o dividerla in attività secondarie, se hai intenzione di lavorarci su per diverse settimane questo mese.

Ora, all'inizio di ogni mese, sai più o meno quali attività ti saranno richieste entro la fine di ciascuna settimana. Se non riesci a raggiungere nessuno di questi traguardi, sposta semplicemente le cose un po 'in modo da poter ancora realizzare il progetto complessivo entro la scadenza finale.

Pianifica questa settimana (una volta alla settimana)

Per prima cosa un lunedì mattina, controlla la settimana pertinente nell'elenco "Questo mese" per vedere di cosa hai bisogno per affrontare i prossimi giorni.

Prenditi questo tempo per trascinare ciascuna di queste attività nell'elenco "Questa settimana" e decidi su quale giorni dedicherai del tempo a questi articoli.

Ancora una volta, se è necessario suddividere le attività in attività secondarie o duplicarle, andare avanti. Se alla fine della scorsa settimana hai scoperto di avere un corso di formazione, ad esempio, ora puoi strutturare facilmente il tuo programma.

Pianifica oggi (una volta al giorno)

All'inizio di ogni giorno, dedica 10-15 minuti alla pianificazione, in base alle attività in Questa settimana come trascorrerai il tuo tempo per assicurarti di raggiungere questi traguardi. Quindi, ancora una volta, trascina gli elementi rilevanti da Questa settimana elenco, al Oggi elenco.

In questa fase di granularità, le cose possono cambiare rapidamente, quindi tienilo a mente e preparati a modificare il tuo piano in base a quelle distrazioni. Ma mettendo da parte intenzionalmente specifici periodi di tempo e avendo l'autodisciplina per attenersi il più possibile al programma, è molto più probabile che completi ciò che deve essere completato.

Nell'esempio sopra, puoi vedere che l'intera giornata lavorativa è stata pianificata, inclusi incontri, chiamate e risposta alle e-mail. L'attività chiave è stata suddivisa in due blocchi di tempo separati.

Alla fine di ogni giornata, deseleziona Oggi elenco. Alla fine di ogni settimana, deseleziona Questa settimana elenco. E alla fine di ogni mese, cancella il Questo mese elenco e ricominciare rivedendo i tuoi progetti.

Rendendolo un'abitudine

Come si spera, questo è un sistema creato per coloro che seguono una varietà di progetti relativamente complessi. È per le persone che devono rispettare una serie di scadenze senza bloccarsi in una routine prestabilita e in un programma che è dettato settimane o addirittura mesi in anticipo.

Dopo aver imparato questa routine per un paio di settimane, imparerai rapidamente se è adatto a te. Se ti piace questo sistema, tale intervallo di tempo dovrebbe essere sufficiente per poter modificare il sistema come indicato sopra, in modo che funzioni in modo efficiente per le tue esigenze specifiche. Solo allora affonderà come un'abitudine.

Altre configurazioni

Notebook fisici

Se non ti piace usare Trello o preferisci utilizzare questo sistema in un'altra impostazione, ci sono alcune opzioni. Newport stesso usa una selezione di i Quaderni. Usando la penna fisica e la carta può effettivamente contribuire di più 6 semplici motivi per cui la carta può ancora essere la tua app per la produttività killerLa carta può essere uno strumento più potente per la produttività rispetto a un computer o un dispositivo touch e non deve essere immediatamente eliminata. Non convinto? Ecco sei motivi per cui la carta è ancora rilevante. Leggi di più di quanto potresti pensare alla tua produttività. Ogni notebook rappresenta un diverso livello di granularità: mese, settimana, giorno, in modo da poter rapidamente scarabocchiare le modifiche ai suoi programmi se e quando sono necessari.

Evernote e OneNote

Un'altra alternativa sono strumenti simili Evernote o Una nota. Puoi configurarlo esattamente nello stesso modo in cui Newport utilizza i notebook fisici. Imposta a nuovo taccuino OneNote è ora veramente gratuito con più funzionalità rispetto a primaEvernote non regola più il posatoio di app per prendere appunti. Microsoft ha recentemente annunciato OneNote sarebbe più libero che mai. Lascia che ti mostri cosa significa in termini di caratteristiche e funzionalità. Leggi di più per ogni livello di granularità necessario (vedi sotto). Quindi, segui i passaggi, simili a quelli sopra, per tenerli aggiornati. Il mio unico problema con questo approccio è che c'è un sacco di clic avanti e indietro tra i diversi notebook, che è per questo che preferisco usare Trello, dove la maggior parte delle informazioni può essere vista a colpo d'occhio e può essere spostata molto facilmente.

Eccellere

Se sei un tipo di persona Excel, una potenziale soluzione è quella di ricreare il layout che abbiamo impostato in Trello. Questo funziona, ma spostare le attività e cambiarne l'ordine è più difficile quando hai cellule per muoversi Risparmio di tempo con le operazioni di testo in ExcelExcel può fare magie con i numeri e può gestire i personaggi altrettanto bene. Questo manuale mostra come analizzare, convertire, sostituire e modificare il testo all'interno dei fogli di calcolo. Queste basi ti permetteranno di eseguire trasformazioni complesse. Leggi di più , piuttosto che semplicemente trascinandoli. Se preferisci avere meno informazioni su una pagina, puoi sempre impostare nuove schede per Progetti, questo mese, questa settimana, e Oggi.

FHP potrebbe funzionare per te?

Full Horizon Planning è un sistema di flusso di lavoro che significa che puoi gestire più progetti senza dover impegnarti in pianificazioni che non puoi realmente prevedere o che non puoi controllare.

Non c'è dubbio che questo "sistema richiede più investimenti iniziali di energia mentale che passare da una scadenza all'altra, e certamente non funzionerebbe per tutti i tipi di lavoro". Ma ha contribuito in modo determinante alla notevole produttività di Newport nel mondo accademico, nel blog e nella paternità, garantendo al contempo che raramente lavori oltre le 17:00 senza bruciarsi Programmazione del burnout: come riguadagnare la motivazione perdutaScrivere tutte quelle righe di codice può essere drenante fisicamente ed emotivamente. Tutto ciò di cui hai bisogno per tornare indietro è la consapevolezza che la motivazione può essere recuperata. Leggi di più .

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Credito immagine: donna d'affari esausta di Piotr Marcinski via Shutterstock, 40+235 di Bark via Flickr