10 routine essenziali di Microsoft Word che devi conoscere

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Microsoft Word continua a essere importante.

Viene sfidato a destra ea sinistra suite per ufficio concorrenti Le 7 migliori alternative gratuite a Microsoft OfficeMicrosoft Office è il re delle suite per ufficio, ma ciò non significa che sia quello giusto per te. Ecco alcune altre suite per ufficio che potrebbero piacerti di più! Leggi di più , ma finora ha parato tutti i pugni per rimanere il re delle app per la produttività. Potresti essere più felice oggi in una diversa suite di produttività, ma puoi negare superiorità di Microsoft Word Il nuovo LibreOffice è una migliore alternativa a Microsoft Office?LibreOffice, un contendente di lunga data di Microsoft Office, ha appena ricevuto un restyling e importanti aggiornamenti. Dopo essere stato trattenuto da insidiosi bug nel corso degli anni, LibreOffice ha finalmente trovato la formula vincente? Leggi di più in molte aree? Per quelli di noi che non hanno saltato la nave - tutti trucco di produttività su Word 10 funzioni nascoste di Microsoft Word che ti semplificheranno la vita

Microsoft Word non sarebbe lo strumento che è senza le sue funzionalità produttive. Ecco alcune funzionalità che possono aiutarti ogni giorno. Leggi di più che conta. Ogni secondo rasato aggiunge il comfort di usarlo per le nostre esigenze quotidiane.

La vita può essere semplificata con la punta e il trucco giusti. Ecco dieci comuni (ma essenziali) routine di Microsoft Word per dimostrarlo.

Cambia il tema

Cominciamo con un reclamo comune. Modificare l'aspetto di Word 2013 è ovviamente una scelta soggettiva, ma ho scoperto che l'uso di un tema scuro aiuta a compensare la "bianchezza" del software. E la relativa planarità del nastro. Word 2013 ti offre due cose per modificare e modificare l'aspetto a tuo piacimento. Trovo il Tema scuro meglio per la messa a fuoco.

1. Vai a File> Opzioni> Generale.

2. Cambiare il Sfondo di ufficio e il Tema dell'ufficio per riflettere le tue preferenze.

(Puoi anche andare a Account> Sfondo ufficio | Temi di Office.)

Quando lavori su un documento per tutto il giorno, regola le impostazioni di luminosità e contrasto del monitor per ridurre la tensione sugli occhi.

Utilizzare i selettori di tabulazione per allineare il testo

L'impostazione di rientri e tabulazioni è una delle routine più essenziali per documenti dall'aspetto professionale. Sono spesso sorpreso dalla mancanza di consapevolezza su questa caratteristica semplice ma potente. Rientri e tabulazioni sono stati una caratteristica delle macchine da scrivere, Word ha reso più semplice l'implementazione.

Sto rubando questo eccellente video da GCFLearnFree che mostra come impostare rientri e tabulazioni in un documento di Word.

Invece di premere più volte il tasto Tab, una singola pressione della scheda renderà più semplice l'allineamento delle date alla successiva progettazione del curriculum. Grazie ai punti di tabulazione, è più semplice allineare gli elementi di una carta intestata. Di solito, il nome e la designazione sono allineati a sinistra e l'indirizzo è allineato a destra.

Per posizioni di tabulazione più precise, utilizzare la finestra di dialogo Tab. Fare doppio clic sul righello per visualizzare il Paragrafo finestra di allineamento. O, Barra multifunzione> Layout di pagina> Paragrafo.

Nota: Il punto di tabulazione della barra non è uno in senso tecnico perché non aiuta a posizionare il testo. Inserisce una linea verticale nella posizione della scheda, in genere al centro di una pagina e estende l'intera lunghezza del blocco di testo.

Utilizzare la modalità estesa per selezionare senza singhiozzo

Ecco un problema comune di tutti i giorni quando si selezionano grandi blocchi di testo. C'è un documento di grandi dimensioni e deve essere selezionato un enorme blocco di testo. Fai la solita roba di selezione con uno scroll del mouse. Ma aspetta: le pagine scorrono così velocemente facendoti perdere il punto in cui dovevi fermarti.

Usa il Estendi la modalità di selezione per selezioni di testo più fluide. Premi F8 per invocare la Modalità estesa. Ora puoi selezionare la prima parola e quindi usare i tasti freccia per "estendere" la tua selezione. La prima pressione su F8 avvia la modalità nel punto del cursore. Premerlo una seconda volta e la parola corrente è selezionata. Una terza pressione seleziona la frase corrente. Una quarta pressione su F8 seleziona il paragrafo corrente e una quinta volta seleziona l'intero documento. Se si esegue una ricerca, la selezione verrà estesa per includere l'istanza della parola.

stampa Maiusc + F8 andare nella direzione opposta.

Clic Esc o il Estendi selezione nella barra di stato per disattivare la modalità.

Conta le tue parole in movimento

Presta attenzione al conteggio delle parole. Se sei scrivere un rapporto professionale Come creare report e documenti professionali in Microsoft WordQuesta guida esamina gli elementi di un rapporto professionale e rivede la strutturazione, lo stile e la finalizzazione del documento in Microsoft Word. Leggi di più , mantenere il punteggio non solo ti aiuta a pianificare la tua produzione, ma anche la tua produttività. Word mostra quante pagine, parole, caratteri, paragrafi e righe sono presenti nel documento. Esistono due modi per visualizzare la schermata di seguito:

1. Vai a Barra multifunzione> Revisiona> Conteggio parole.

2. Clic singolo sul conteggio delle parole nella barra di stato.

Se non vedi il conteggio delle parole nella barra di stato, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla barra di stato, quindi fai clic su Conteggio parole.

Puoi anche contare il numero totale di parole nelle selezioni che non sono una accanto all'altra. Selezionare la prima sezione, quindi tenere premuto CTRL e selezionare sezioni aggiuntive.

Utilizzare la correzione automatica per la sostituzione del testo

Correzione automatica è pensata per i refusi che fai. Ma puoi utilizzare la tabella di correzione automatica per la tua personalizzazione sistema di espansione del testo Che cos'è l'espansione del testo e come può aiutarti a risparmiare tempo?Se potessi risparmiare anche solo una piccola parte del tempo che passi a scrivere, potresti risparmiare ore del tuo tempo ogni settimana. Questo è esattamente lo scopo dell'espansione del testo. Leggi di più all'interno di Word. Un semplice esempio: puoi usare le tue iniziali con il tuo nome. Quando si digitano le iniziali, Word lo sostituirà automaticamente con il nome completo.

Utilizzare il tasto di scelta rapida - ALT + T, poi un'altra pressione su UN per visualizzare la tabella di correzione automatica in movimento. Costruisci la tua libreria di "parole chiave di scelta rapida". Preferisco usare parole chiave che normalmente non scriverei. Ad esempio, digitare "phN" sostituisce il mio numero di telefono.

Disattiva le virgolette intelligenti e diventa più amichevole con il Web

Microsoft Office utilizza una versione riccia di virgolette chiamata "Smart Quotes" che è una funzionalità per la stampa fisica. Durante la digitazione in qualsiasi programma di Office, le virgolette semplici vengono sostituite automaticamente dalle virgolette intelligenti. Sembra carino ma le virgolette intelligenti non funzionano bene con HTML e strumenti di pubblicazione di contenuti web come WordPress. Spegnili se ti danno fastidio.

Vai a File> Opzioni> Correzione> Opzioni correzione automatica> Formattazione automatica durante la digitazione> Sostituisci durante la digitazione> Deseleziona il "Virgolette semplici "con" virgolette intelligenti " casella di controllo.

Semplice.

Riprendi da dove eri rimasto con Riprendi lettura

La funzionalità Riprendi lettura in Word e PowerPoint 2013 ricorda le ultime tre posizioni in cui hai apportato modifiche. Quando apri un documento, una piccola icona segnalibro ti aiuta a riprendere e riprendere a lavorare da dove avevi interrotto l'ultima volta. Viene visualizzato come un pop-up sulla destra.

Fai clic e vai all'ultima posizione di modifica. La funzionalità è sincronizzato tra posizioni e dispositivi se accedi con un account Microsoft.

Utilizzare "Salva tutto" per chiudere contemporaneamente tutti i documenti aperti

Microsoft ha alcune soluzioni per tutti i multitasking disponibili. Puoi aprire e lavorare su più documenti, ma chiuderli uno alla volta potrebbe essere un lavoro ingrato. I comandi Salva tutto e Chiudi tutto sono due dei numerosi comandi "nascosti" disponibili in Office. Aggiungili alla barra degli strumenti Accesso rapido con questi passaggi:

1. Utilizza la freccia del menu a discesa sulla barra degli strumenti Accesso rapido e vai a Più comandi.

2. Sul Opzioni di Word finestra di dialogo, selezionare Tutti i comandi dal Scegli i comandi da menu `A tendina.

3. Scorri l'elenco alfabetico fino a trovare Chiudi tutto comando, selezionalo e fai clic Inserisci per includerlo a destra.

Allo stesso modo, scorrere verso il basso e aggiungere anche il Salva tutto comando all'elenco dei comandi della barra di accesso rapido.

Crea sempre una copia di backup automaticamente

Uno sguardo ai commenti che abbiamo ricevuto nel nostro articolo come recuperare i documenti di Microsoft Word Come recuperare un documento Microsoft Word non salvato in pochi secondiHai perso un documento di Microsoft Office a cui stavi lavorando? Ecco come recuperare la bozza non salvata e ripristinare il lavoro. Leggi di più rivela l'importanza di preservare il duro lavoro di uno. Gli articoli non salvati sono un problema che puoi risolvere. Ma perché lasciare che le cose arrivino a quello stato quando non salvi i tuoi documenti solo con un rapido collegamento (CTRL + S) ma anche creare automaticamente copie di backup?

Allena la tua memoria muscolare per la scorciatoia. Seguire questi passaggi per impostare i backup automatici:

1. Clic File> Opzioni> Avanzate> Scorri verso il basso fino alla sezione chiamata Salva.

2. Selezionare Crea sempre una copia di backup. Clicca OK.

Ora quando si salva un documento dopo aver selezionato questa impostazione, Word mantiene un backup dell'originale in la stessa directory in cui memorizzi l'originale. Ciò è più utile nei team collaborativi per il recupero della versione precedente di un documento.

È possibile utilizzare una macro per trasferire la copia di backup in un'altra posizione e proteggerla ulteriormente. In alternativa, il Salvare il documento corrente in due posizioni aggiuntive per Word 2007-2013 sembra una buona scommessa. È progettato come una soluzione con un clic per salvare un vero backup del documento corrente, in una seconda posizione a scelta.

Stampa su una pagina

Questo pratico suggerimento per la stampa non è solo per l'ambiente amico di noi. È anche per quei tempi irritanti in cui le ultime righe di un documento passano alla pagina successiva. Non vuoi che lo facciano. Passa alla funzione nascosta che ti aiuta a ridurla a una pagina. Il Rimpicciolirsi per starci dentro il comando era disponibile come predefinito nelle versioni precedenti a Word 2010. In Word 2010 e 2013, è necessario riaffiorarlo personalizzando la barra di accesso rapido.

1. Fare clic sulla freccia del menu a discesa nell'area della barra degli strumenti Accesso rapido e selezionare Più comandi.

2. Nel Scegli i comandi elenco a discesa, selezionare Tutti i comandi.

3. Scorri l'elenco fino a Riduci una pagina comando.

4. Clicca il Inserisci pulsante e quindi fare clic su ok.

Ora dovresti vedere il comando sulla barra di accesso rapido. Riduci una pagina riduce la dimensione del carattere del documento al punto in cui può adattarsi a una pagina in meno di quella che userebbe.

Dicci le tue routine per semplificarti la vita

Immagina: non ho nemmeno toccato le piccole cose che rendono più semplice l'utilizzo dei tavoli. O quelli che ti fanno lavorare con gli inserti di immagini. Questa è in breve la storia delle nostre vite quotidiane trascorse con Microsoft Word. È il Sansone di produttività dell'ufficio 10 semplici consigli di Office 2013 che ti renderanno più produttivoLe competenze di MS Office rimangono radicate nelle migliori competenze comuni che i datori di lavoro cercano. Quindi, sii più esperto con questi dieci semplici consigli di Office 2013 e ottieni più tempo libero attorno al raffreddatore d'acqua. Leggi di più app e non siamo vicini ad affrontarla.

Andiamo meglio. Raccontaci le tue routine quotidiane di Word. Quali sono le funzionalità e le scorciatoie che usi quasi come un'abitudine?