Scansiona e gestisci le tue ricevute, risparmia spazio, carta e tempo

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Le ricevute cartacee si perdono facilmente e sono difficili da trovare quando ne hai più bisogno. Per fortuna, passare al digitale risolve entrambi questi problemi. Grazie allo smartphone, al cloud storage e alle tue capacità organizzative, anche tu puoi risolvere il problema delle entrate fuori posto.

Indipendentemente dal fatto che tu stia presentando le tasse o richiedendo una garanzia, le ricevute sono fondamentali. Alcune aziende forniscono ricevute e-mail opzionali, la maggior parte no. Anche se dovresti sempre tenere i frammenti di fino al più sicuro possibile, un backup digitale può salvarti la vita, anche se stai solo facendo le tue tasse.

Scanner per smartphone

Praticamente tutti hanno uno smartphone in questi giorni e ogni smartphone ha una fotocamera. Ci sono alcune app eccellenti là fuori per la scansione di carta su file, indipendentemente dal sistema operativo in uso. In effetti, gli app store lo sono assolutamente marmellata imballata con le app di scansione e la forte concorrenza è sempre un bene per i consumatori.

Le seguenti app sono costruite innanzitutto con la scansione in mente e i documenti vengono salvati nella memoria del tuo smartphone. È probabile che offrano la migliore qualità in considerazione del loro unico scopo e alcuni offrono persino utili funzioni di esportazione, condivisione e collaborazione.

iOS, iPhone e iPad

Ho sempre avuto un debole per TurboScan ($ 1,99), a app scanner per budget che offre risultati eccellenti TurboScan - O perché il tuo prossimo scanner avrà un costo di $ 1,99 [iPhone]Ho avuto uno scanner una volta. Ha occupato un'enorme quantità di spazio sulla scrivania della mia infanzia intorno al 1998, collegato tramite porta parallela e il rapporto qualità-velocità era a dir poco scarso. Era il... Leggi di più . Ti consente di creare PDF di più pagine, nonché JPEG. Mentre l'interfaccia non è molto di cui scrivere, rilevamento dei bordi e scansione generale la qualità (con impostazioni di contrasto regolabili) è eccellente, e c'è una funzione "SureScan 3x" che unisce tre esposizioni, particolarmente utili in luce bassa.

Sono anche riuscito ad afferrare CamScanner + ($ 4,99) mentre era in vendita e dopo averlo usato diverse volte sono rimasto soddisfatto dei risultati. L'app ti consente di inviare direttamente via fax le tue scansioni (a pagamento), taggare le voci, collaborare, identificare il testo e persino impostare un passcode per proteggere i tuoi documenti privati. C'è un versione gratuita disponibile che utilizza annunci e filigrane le tue scansioni, tra le altre limitazioni.

Una delle app più ricche di funzionalità si presenta sotto forma di Scanner Pro ($ 6,99) con un prezzo convenientemente adeguato da abbinare. L'app ha funzionalità come il rilevamento dei bordi in tempo reale per una migliore inquadratura, la sincronizzazione iCloud per mantenere il tuo esegue la scansione del backup e la sincronizzazione con i tuoi dispositivi e il caricamento diretto su Dropbox, Google Drive ed Evernote. Se hai bisogno di un'app che fa tutto, è probabilmente Scanner Pro.

androide

Gli utenti di Google possono anche fare uso di CamScanner + ($ 4,99) o il più popolare versione gratuita, che presenta un set di funzionalità robusto simile. Come prevedibile, la versione di prova gratuita filigrana le tue scansioni in arrivo e limita alcune delle funzionalità più utili delle app, ma la qualità fornita da CamScanner è eccellente Scansione di documenti sul telefono con CamScanner per AndroidPuoi usare questa pratica app per scansionare qualsiasi documento direttamente dal tuo telefono. Leggi di più .

Un'altra buona alternativa a CamScanner + è Scanner per documenti mobile ($ 4,99) noto anche come MDScanner. Con il supporto multi-pagina, il rilevamento dei bordi e una gamma di opzioni di elaborazione per far risaltare testo, immagini o disegni di lavagna, l'app è un'aggiunta altamente capace al tuo ufficio mobile. Come sempre, puoi dare un'occhiata a versione gratuita che si basa su pubblicità, filigrana e una scansione batch limitata.

Windows Phone

Nella fretta di dominare il panorama delle app di scansione mobile, gli sviluppatori di CamScanner hanno raggiunto l'archivio Windows Phone gratuitamente CamScanner per Windows Phone. Da quello che posso dire, l'app non ha limiti e non costa nemmeno un centesimo - il prezzo che hai pay è nelle funzionalità, poiché non tutto è disponibile nelle versioni iOS e Android qui funziona abbastanza ancora. Tuttavia, è gratuito e genera un PDF dall'aspetto gustoso.

A causa della popolarità della piattaforma (mancanza di), gli utenti di Windows Phone non hanno molta scelta quando si tratta di altre app. C'è l'Handyscan gratuito, ma non ha un aspetto migliore di CamScanner, quindi stai meglio con il primo.

Cloud Storage

Uno dei vantaggi della scansione delle tue ricevute in formato PDF o immagine è la possibilità di memorizzarle nel cloud, pronte per l'accesso ogni volta che ne hai bisogno. Per fortuna, esistono alcune app che sposano archiviazione, organizzazione e persino acquisizione di documenti e sono tutte gratuite per l'avvio.

La piattaforma di cloud storage di Google è il luogo ideale per conservare le tue entrate, a condizione che non ti preoccupi troppo di mettere la cronologia degli acquisti nelle mani di Google. Entrambe le app iOS e Android dispongono di una funzione di scansione dei documenti che ti consente di acquisire, caricare e organizzare rapidamente le tue ricevute e altri documenti. La parte migliore di questo è che puoi usare più dispositivi che eseguono diversi sistemi operativi per acquisire tutto e archiviare (o accedere) tutto nello stesso posto.

Spiacenti, utenti di Windows Phone, Google non si è ancora preoccupato di creare un'app per la tua piattaforma e non sembra che lo faranno presto.

Evernote è un'ottima alternativa a Google Drive se utilizzi già il servizio di annotazione. Oltre ad essere gratuito per un account di base (dimensione massima della nota 10 MB, limite di upload di 60 MB al mese) iOS e le versioni Android contengono un eccellente scanner di documenti, ideale per salvare scatti di testo intuitivi ricevute. Puoi aggiungerli a una nota o un taccuino a tua scelta, contrassegnarli e persino aprirli Skitch per annotazione.

Sfortunatamente le versioni di Windows Phone e Blackberry non includono la scansione dei documenti, ma ti permettono di fare uno scatto e caricarlo dal tuo dispositivo, quindi c'è quello.

Quando si tratta di scansionare, gli utenti di Windows Phone hanno un asso nella manica piuttosto pratico: un'app dedicata chiamata Office Lens esegue la scansione di ricevute, documenti e lavagne direttamente su OneNote. L'app richiede l'accesso con un account Microsoft e consente di salvare le immagini in "modalità documento" e "modalità lavagna" direttamente sul cloud. Puoi quindi accedervi tramite l'app OneNote integrata di Windows Phone o un'edizione desktop simile.

Scansione più intelligente utilizzando uno scanner per documenti

Se sei costantemente deluso dai risultati della scansione manuale, potresti prendere in considerazione uno scanner per documenti. Noi abbiamo ti ha mostrato come crearne uno in passato Come costruire il tuo scanner di documenti per smartphoneHai mai provato a scattare una foto di un documento con la fotocamera dello smartphone, sperando di convertirlo utilizzando il software OCR in un documento PDF o Word in seguito? Forse hai tentato di prendere ... Leggi di più e se esegui la scansione di molte ricevute potrebbe valere la pena dedicare del tempo a crearne di tue.

Tenendo fermo il dispositivo e lasciando entrare molta luce, uno scanbox può migliorare notevolmente la qualità delle scansioni e ridurre la deformazione causata dalla correzione dei bordi.

Uso IFTTT Per un'organizzazione più intelligente

IFTTT è uno strumento di automazione infinitamente utile La guida IFTTT definitiva: utilizza lo strumento più potente del Web come un professionistaIf This Then That, noto anche come IFTTT è un servizio gratuito basato sul Web per far lavorare insieme le tue app e i tuoi dispositivi. Non sei sicuro di come creare la tua applet? Segui insieme a questa guida. Leggi di più che utilizza una combinazione di trigger e azioni. IFTTT può aiutarti a organizzare le ricevute in diversi modi, ma il vantaggio principale che posso vedere è usarlo per organizzare le tue ricevute digitali in modo che appaiano insieme a quelle acquisite.

Se sei un utente Gmail, puoi impostare vari trigger, come l'aggiunta di una determinata etichetta a un messaggio, le righe dell'oggetto o la posta da mittenti designati. Se hai già impostato i filtri in modo che le e-mail di acquisto vengano automaticamente etichettate man mano che arrivano nella tua casella di posta, l'intero processo può essere incredibilmente semplice.

È quindi un semplice caso di scegliere la tua azione: archiviare in una cartella Google Drive designata, salvare su Dropbox, salvare un nuovo nota nel tuo taccuino "Ricevute" di Evernote, per aggiungere una nuova nota al tuo account OneNote: la scelta è tua e abbastanza illimitata su quello.

Serio di scansione?

Finalmente, se lo sei veramente seriamente riguardo alla scansione che potresti voler prendere in considerazione uno scanner portatile del calibro di Doxie o Flip-Pal. A differenza dei grandi modelli flatbed di un tempo, questi modelli (in particolare quelli di Doxie) sono progettati per essere leggeri e mobili. Il modello base di ogni azienda parte da $ 149, anche se se esegui molte scansioni la quota di iscrizione non dovrebbe essere un problema.

Quali sono i tuoi consigli per rimanere in cima alla tua pila di ricevute cartacee? Aggiungi i tuoi meccanismi di coping nei commenti, di seguito.

Crediti immagine: Ricevute del supermercato Via Shutterstock