La Guida per utenti esperti di Gmail

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Gmail è cambiato così tanto nel tempo che riferirsi ad esso semplicemente come un "client di posta elettronica" non gli rende giustizia. Pensaci in questo modo, potresti utilizzare il tuo smartphone esclusivamente per effettuare chiamate o utilizzare un computer per creare solo documenti. Potresti possedere un'auto sportiva che guidi solo un paio di isolati. Potresti, ma c'è molto di più che queste cose potrebbero fare per te e sprecheresti i tuoi soldi per usarli solo per una cosa. Lo stesso si può dire di Gmail, anche se non ti costa un centesimo da usare.

In questa guida:Ricominciare con Gmail | Gmail come hub di comunicazione | Etichette, il DNA di Gmail | Senti il ​​potere della ricerca e dei filtri | Strumenti di produttività di Gmail

Nota: Questa guida di Gmail non è per i nuovi utenti, ma per quelli di voi che già utilizzano Gmail e vogliono sfruttare le sue numerose funzionalità. Quelli di voi che sono nuovi dovrebbero probabilmente leggere La guida per principianti a Gmail

in primo luogo, che ti darà un'introduzione al servizio e come utilizzare le sue funzionalità più basilari e importanti.

Ricominciare con Gmail

1.1 Temi e mentalità efficace di Gmail

Un'immagine vale più di mille parole, quindi invece di spiegare come appare la mia interfaccia di Gmail ti mostrerò solo:

Qual è la prima cosa che noti? È l'integrazione di Calendario Gmail, schede utili per l'organizzazione o icona di notifica?

In realtà, la prima cosa che stiamo per iniziare è il tuo tema Gmail. È probabilmente l'unica cosa che non hai notato subito. Non ci sono stelle fantasiose, né ninja appesi tra le linee del soggetto e nessuna immagine sullo sfondo. E questo è il punto: il tema è semplicemente fuori mano. Con i temi, puoi scegliere che Gmail abbia un aspetto diverso, che è una delle funzionalità preferite di molti utenti. Puoi leggere la guida originale di Gmail per sapere come applicarli, ma se sei seriamente intenzionato a essere efficace con le tue e-mail, dovresti considerare di rendere le cose il più semplici possibile.

Il tuo tema Gmail è molto più di una semplice collezione di colori o di uno sfondo pulito. Stabilisce il tuo umore quando visualizzi le tue email e può persino influenzare il modo in cui le rispondi. In un account Gmail professionale in cui lavori e progetti, l'efficienza dovrebbe avere la precedenza sulla creatività. Scegli un tema pulito ad alto contrasto e non lasciarti travolgere da un sacco di distrazioni.

Separare il tuo lavoro e la tua vita personale è probabilmente una delle cose più importanti che puoi fare per il successo di entrambi. Così, per una casella di posta più efficace Come padroneggiare l'ansia della posta in arrivo di GmailCosì tante e-mail, così poco tempo. Ti senti così quando si tratta di gestire la posta in arrivo di Gmail? Ti mostriamo semplici impostazioni e strumenti utili per organizzare e a prova di stress la tua casella di posta Gmail. Leggi di più , prova a riportare Gmail al tema originale per un paio di settimane. Imparerai ad apprezzarlo. Non sottovalutare questo piccolo ma importante suggerimento, ti metterà nella giusta mentalità per il resto di questo manuale.

1.2 Svuota la tua mente, svuota la tua casella di posta

Mantenere vuota la posta in arrivo di Gmail Accedi a Inbox Zero in Gmail con queste strategieRimanere in cima alla posta elettronica è difficile! La chiave per zero inbox sta automatizzando il più possibile il processo. Ti mostreremo come accedere alla casella di posta zero in Gmail. Leggi di più è un altro punto chiave per l'efficace Gmailing. Come il semplice tema, è una mentalità che devi allenare per entrare. Una grande casella di posta macchiata piena di messaggi equivale a una scrivania piena di documenti. Dovresti usare la tua casella di posta solo per le email che non hai ancora letto e hai bisogno di una risposta; il resto appartiene allo stoccaggio.

In seguito impareremo come utilizzare i potenti filtri di Gmail (vedere il capitolo 4) per organizzare le e-mail in arrivo e come utilizzare le scorciatoie da tastiera (vedere il capitolo 5) per archiviare rapidamente le e-mail che non richiedono l'immediato Attenzione. Gmail offre anche schede e un sistema di etichettatura automatico per una più facile organizzazione (anche nel capitolo 5).

Tratta la tua casella di posta come un elenco "da fare". Qualsiasi e-mail in esso richiede di fare qualcosa al riguardo (di solito rispondere ad esso). Non appena hai finito di occuparti di quell'email, archiviali. Potresti essere sorpreso di sapere quanto può essere allevia una casella di posta vuota.

1.3 Gmail e integrazione con altri prodotti Google

Mentre questa guida di Gmail si concentra su Gmail e su come trarne il massimo, Google ha rilasciato molti prodotti che lavorano insieme in armonia. Si può dire molto su questi servizi (alcuni dei quali tratteremo in diversi punti di questo manuale), ma per ora, prova a immaginare Gmail come un "livello" di servizio sopra altri livelli, che fluiscono tutti insieme in uno direzione.

Molti dei miglioramenti a Gmail descritti in questo manuale funzionano attraverso questi altri servizi che sono completamente integrati in Gmail. Per trarne il massimo vantaggio, dovrai avventurarti e guardarli. Ti incoraggio vivamente a farlo.

2. Gmail come hub di comunicazione

2.1 Dai alla chat la stanza che merita

Spero che ora tu abbia una mentalità efficace di Gmail, quindi voglio che tu lo consideri Funzionalità di chat di Gmail e utilizzo di Hangouts Google divide gli Hangout in "Chat" e "Meet"Google sta dividendo Hangouts in due app separate, Hangouts Chat e Hangouts Meet. Nessuno sembra sapere il perché, ma succede comunque. Leggi di più . Per impostazione predefinita, Gmail comprime la comunicazione nell'angolo in basso a sinistra dello schermo, nascosto sotto una linea di separazione. Questo è probabilmente il modo in cui è impostata la tua chat in questo momento.

Se si desidera utilizzare Gmail come hub di comunicazione, è necessario assegnare all'area della chat una posizione molto più importante sullo schermo. Per fare ciò, sposteremo la barra di chat a destra dello schermo. Clicca il Ingranaggio icona in alto e seleziona impostazioni. Scegliere Labs dall'alto e nella finestra di ricerca che appare, digitare "chat" per vedere solo l'opzione disponibile per le funzionalità di chat. Quindi, abilitare il Chat sul lato destro opzione e fare clic Salvare le modifiche in fondo alla pagina. Gmail dovrebbe quindi ricaricare con la modifica.

È stato facile, no? Ricorda questa scheda Labs perché torneremo presto su di essa e la useremo per funzionalità aggiuntive.

La chat sul lato destro utilizza il lato destro dello schermo, che è relativamente inutilizzato in Gmail. Ti consente di vedere più contatti contemporaneamente, rende la chat visivamente più prominente e ti dà più spazio per visualizzare le etichette a sinistra, senza spostare costantemente quella fastidiosa barra dinamica. Questa è una semplice situazione win-win.

2.2 Uso della chat per più di una semplice chat

Come accennato in precedenza, la chat di Gmail è una delle sue funzionalità più potenti. Sfortunatamente, molti utenti di Gmail non sono ancora a conoscenza delle sue piena capacità e Google sembra fare un cattivo lavoro nel rendere note queste funzionalità.

Diamo un'occhiata più da vicino alla nostra barra di chat. Il primo è il pulsante Contatti di Hangouts che visualizzerà quelli con cui sei entrato in un Hangout in precedenza. Se ne selezioni uno, hai le opzioni per contattarli tramite videochiamata, Hangout o e-mail. Puoi anche rivedere i loro dettagli di base.

Il prossimo è il pulsante Hangouts, la versione di Google per le videoconferenze. Gli Hangout sono un componente di Google Plus che ti consente di parlare con un massimo di cinque persone in Gmail (è possibile parlare con più persone direttamente tramite Google Plus). Puoi anche far partecipare le persone via telefono. È l'ultimo strumento di comunicazione di Gmail e una delle migliori funzionalità che può offrirti.

A destra di ciò si trova il pulsante Chiamata che farà apparire i contatti che puoi chiamare. Ciò avvierà la chiamata in una piccola finestra della tastiera.

Nella parte superiore dell'area delle funzionalità di chat, vediamo la nostra immagine del profilo. Facendo clic sull'immagine o sulla freccia accanto ad essa si aprirà una finestra che ci consente di cambiare il nostro stato e regolare altre impostazioni.

Le funzioni in quest'area sono autoesplicative: ti permettono di inserire un messaggio di stato, come "occupato al lavoro" o "sul mio telefono", e indicano se sei occupato o disponibile. Puoi anche modificare le notifiche, le impostazioni generali e rivedere elementi come Hangout archiviati e contatti bloccati.

2.2.1 Google Voice e ottenere il tuo numero

Non possiamo parlare di telefonate e messaggi di testo in Gmail senza menzionare Google Voice, anche se brevemente. Google Voice è un altro eccellente servizio offerto da Google e funziona come un tipo di operatore tra il tuo operatore e il tuo contatto.

Funzionalità di Google Voice Google Voice ottiene un aggiornamento ed è più utile che maiGoogle Voice, a lungo abbandonato, è stato appena ripreso da Google. Ecco cosa succede con Voice e cosa puoi aspettarti di vedere nelle app rinnovate. Leggi di più andare oltre gli scopi di questa guida di Gmail. Ma citerò qui che se hai configurato Google Voice, puoi effettuare chiamate telefoniche e anche inviare e ricevere messaggi di testo. Google offre prezzi molto competitivi per le chiamate internazionali, ma puoi configurarle solo tramite Google Voice. Questo è davvero un servizio eccellente, soprattutto se hai amici e parenti all'estero.

3. Etichette, il DNA di Gmail

3.1 Cosa sono esattamente le etichette?

Le etichette sono al centro di come Gmail organizza le e-mail. Quando Google ha lanciato per la prima volta il suo servizio di posta elettronica, la maggior parte degli utenti ha confrontato Gmail con Outlook e le etichette di Gmail con le cartelle di Outlook. Sembrano quasi uguali (posta in arrivo, e-mail inviate, bozze) e sembrano fare la stessa cosa, quindi la maggior parte degli utenti l'ha lasciata e ha trattato la parola "etichette" come nient'altro che un campo di marketing. Ma le etichette sono diverse ed è importante che gli utenti avanzati di Gmail (come te) conoscano la differenza prima di procedere.

Le etichette funzionano più come tag che come cartelle. Se le e-mail sono documenti cartacei inseriti in cartelle, le etichette sono come adesivi colorati posizionati su questi fogli per categorizzarli ulteriormente. Le e-mail non vengono inserite direttamente in un'etichetta, ma associate a un'etichetta. Pertanto, un'e-mail può avere più di un'etichetta (ripensare ai documenti con diversi adesivi) e le e-mail possono essere cercate anche con più di un'etichetta.

Ad esempio, la mia etichetta "professionale" in Gmail contiene e-mail da entrambi i miei posti di lavoro. Ho un'etichetta per ogni posizione, ma del materiale è comune in entrambi i luoghi. Queste email hanno quindi tre etichette: l'etichetta "professionale", che indica che è correlata al lavoro, e le etichette per ciascun posto di lavoro. Questo mi permette di cercare materiale che risponda alle esigenze di entrambe le sedi.

Tutto in Gmail è basato sull'etichetta. Non ci sono cartelle e collegamenti che si aprono a diverse parti del sito Web. Tutti i messaggi esistono proprio lì: Gmail mostra semplicemente l'associazione delle etichette giusta quando la scegli. Potrei fare ulteriori esempi e usare qualcosa come un diagramma di Venn, ma probabilmente sei entusiasta di andare avanti come me.

3.1.1 Impostazioni etichette e tipi di etichette

Puoi accedere a tutte le impostazioni delle etichette in Gmail dal etichette scheda all'interno impostazioni. Attualmente ci sono tre tipi di etichette all'interno di Gmail: etichette di sistema, categorie ed etichette personalizzate.

Le etichette di sistema e le etichette personalizzate hanno a Mostra in IMAP opzione; dovresti configurare queste opzioni se stai utilizzando un'app diversa, un software come Outlook o alcuni componenti aggiuntivi. Questa guida di Gmail si concentra su come ottenere il massimo dall'interfaccia di Gmail, quindi non entrerò in queste opzioni qui. Se sei interessato, assicurati di leggere La guida per principianti a Gmail La guida per principianti a GmailPotresti già avere un account Gmail. Oppure stai pensando di registrarti per uno. Questa guida ha tutto ciò di cui hai bisogno per sfruttare al meglio quel nuovo brillante account Gmail. Leggi di più .

3.2 Etichette di sistema

Le etichette più familiari in Gmail sono le etichette di sistema. Questi sono i link in alto a sinistra che hai visto da quando hai iniziato a utilizzare il servizio come Posta in arrivo, Speciali, Posta inviata, Bozze, Cestino. Per un efficace Gmail, ti suggerisco di avere queste etichette di sistema disponibili. Noterai anche che hai un Mostra se non letto opzione per le etichette Bozze e Spam. L'attivazione di questa opzione ti mostrerebbe queste etichette solo se sono associate a qualsiasi e-mail.

3.2.1 Tutta la posta e l'archiviazione di vecchie e-mail

Puoi ricordare la filosofia della Posta in arrivo vuota dall'introduzione di questa guida di Gmail. Se la tua casella di posta è una scrivania, All Mail è il tuo archivio. Ancora meglio, è un seminterrato pieno di casellari. Non è necessario scendere nel seminterrato ogni volta che è necessario scrivere un'email, ma è utile averlo disponibile se si desidera recuperare un messaggio dal passato.

Tutta la posta è quel seminterrato. Accendendolo (scegliendo Mostrare) significa avere accesso immediato alle tue email precedenti, organizzate per data. Mentre puoi accedere a qualsiasi vecchia e-mail dalla barra di ricerca, questo link diventa abbastanza utile quando pulisci la tua casella di posta spesso e vuoi solo una rapida occhiata per trovare un'email che hai ricevuto un po 'prima nel corso della giornata.

3.2.2 Utilizzi di bozze che non hai preso in considerazione

Come forse saprai, Gmail salva automaticamente i messaggi che scrivi sull'etichetta Bozza, anche se hai digitato solo un paio di frasi. Tutto ciò che hai mai scritto e non inviato viene archiviato lì. È probabile che tu abbia già un paio di progetti già memorizzati (o forse di più!)

Ciò che potresti non aver considerato, però, è usando bozze per semplici note Come trasformare Gmail nella migliore app per prendere appunti per teLe stesse funzionalità che rendono Gmail un client di posta elettronica efficace possono renderlo un'app per prendere appunti decente. Prova questi suggerimenti e trucchi per vedere alcuni dei vantaggi. Leggi di più , per scrivere idee, creare liste della spesa o archiviare rapidamente le informazioni di contatto di qualcuno. La maggior parte dei client di posta oggi ti dà la possibilità di allegare file e immagini a un'e-mail. Questo rende la tua cartella di bozze un posto eccellente per caricare file e sincronizzarli tra computer se hai bisogno di una soluzione rapida. Non lasciare i file nella cartella delle bozze per sempre! Questo non è il posto per loro.

Un altro grande uso della sezione bozze è la memorizzazione dei modelli. Se ti ritrovi a scrivere sempre la stessa e-mail, salva una copia vuota dell'email nelle tue bozze e copialo e incollalo in una nuova e-mail ogni volta che ne hai bisogno (non inviare la bozza originale - questo rimuoverà la bozza etichetta!). In questo modo puoi salvare la tua firma e-mail, i collegamenti e persino le immagini. Dai alla tua email di bozza di modello un argomento che rifletta il suo utilizzo per te per un facile riferimento, come "matrimonio: lettera di ringraziamento" o "fan: grazie per l'aggiunta di lettera" ecc.

In alternativa, puoi usa Risposte predefinite per contenere i modelli di email 4 modi per utilizzare in modo creativo le risposte predefinite per la produttività della posta elettronicaSe sei efficace, stai facendo qualcosa di giusto. Ecco perché dovresti usare i filtri e-mail e pianificare l'orario della posta. Un trucco è preparare risposte predefinite per le e-mail che scrivi di frequente. Leggi di più per i tipi di messaggi che invii continuamente.

3.3 Categorie

Le categorie sono etichette che corrispondono alle schede che vedi in Gmail; Social, promozioni, aggiornamenti e forum. Gmail applica automaticamente queste etichette per mantenere la posta in arrivo ben organizzata quando arrivano i messaggi.

Puoi decidere se mostrare o nascondere ciascuna di queste etichette sia nell'elenco delle etichette che nell'elenco dei messaggi. Si noti che questo è separato dall'avere quelle categorie mostrate come schede.

Se desideri aggiungere o rimuovere una scheda per una delle categorie, fai clic su più icona a destra dell'ultima scheda. Quindi, abilita quelli che desideri selezionando la casella appropriata e colpendo Salva quando finisci.

3.4 Etichette personalizzate

L'ultima nell'elenco a sinistra della schermata di Gmail sono le etichette personalizzate. Probabilmente ne hai già alcuni. Le etichette personalizzate rimangono le etichette più potenti di Gmail (per ora) e sarebbe saggio imparare a usarle bene, soprattutto con i fantastici filtri di Gmail.

È possibile aggiungere e modificare etichette da Etichetta scheda sotto impostazioni, proprio come con qualsiasi altra etichetta, ma è ancora più veloce fare clic sul quadratino colorato accanto al nome dell'etichetta personalizzata. Il menu a comparsa è persino più efficace della scheda Etichette tradizionali in Impostazioni perché ti consente di scegliere e modificare direttamente il colore di un'etichetta.

Tieni presente che le etichette personalizzate possono anche essere nidificate l'una nell'altra. Ad esempio, è possibile avere un'etichetta per Moduli di lavoro che può includere sottocartelle per imposte, informazioni sull'assicurazione sanitaria e memo. Puoi persino insegnare a Gmail come distinguere e posizionare automaticamente le e-mail in arrivo in questi punti.

4. Senti il ​​potere della ricerca e dei filtri

Se le etichette sono il DNA di Gmail, la ricerca e i filtri sono il suo cervello. Ci sono pochissime combinazioni che non ti porteranno all'e-mail che cerchi, anche diversi anni fa, il tutto in pochi secondi. Gmail chiama il suo elenco di regole per organizzare i filtri di posta elettronica. E dal momento che i due sono così intrecciati, Google li ha ora uniti, quindi puoi creare filtri 10 problemi di posta elettronica che puoi risolvere con i filtri di GmailUna casella di posta traboccante ti fa impazzire? Vuoi accedere alla tua casella di posta più veloce che mai? Prova alcuni di questi brillanti filtri Gmail per vedere la differenza. Leggi di più direttamente dalle tue ricerche.

Per prima cosa, abituati alla finestra di ricerca di Gmail. Probabilmente hai familiarità con gli operatori di ricerca più popolari, come "from" o "has: attach" (e, in caso contrario, sei nel posto giusto). Queste sono parole che dicono a Gmail di andare a prendere qualcosa. Fortunatamente, queste parole sono per lo più autoesplicative.

Puoi inserire quegli operatori manualmente, ma Gmail lo farà per te mentre inserisci le informazioni nella casella a discesa della ricerca. Basta fare clic sulla freccia nella casella di ricerca e completare i dettagli per la ricerca. Può variare da chi proviene un'e-mail, da quale oggetto è, se il messaggio ha o meno parole specifiche e se c'è un attaccamento Come trovare rapidamente messaggi con allegati in GmailGmail e gli allegati sono collegati tra loro. Trova e gestisci tutti i tuoi allegati di grandi dimensioni con l'aiuto di questi suggerimenti. Leggi di più .

È quindi possibile restringere la ricerca per dimensione e data, se necessario. Si noti nell'immagine sopra che gli elementi di ricerca immessi vengono visualizzati nella casella di ricerca.

4.1 Trasformare una ricerca in un filtro

Trasformarsi in un ninja di ricerca Gmail è fantastico, ma per quanto riguarda il salvataggio di queste ricerche? Cosa succede se si desidera condurre una ricerca che trova spesso tutti i file di Word in Gmail? Meglio ancora, cosa succede se si desidera che questa ricerca venga eseguita automaticamente? Non sarebbe bello se Gmail potesse trovare questi file Word per te ogni volta e fare qualcosa con loro per te, come inviarli ad un amico o etichettarli in un certo modo? Bene Gmail può fare queste cose e facilmente. Questi comandi automatici a Gmail sono chiamati filtri. Per effettuare una ricerca in un filtro, fai clic sul link nella parte inferiore della casella a discesa della ricerca, Crea filtro con questa ricerca.

La finestra successiva ti presenterà un elenco di opzioni disponibili. Puoi scegliere di eliminare, archiviare e inoltrare automaticamente queste e-mail. Puoi applicare un'etichetta a loro o persino impostare Gmail in modo che risponda automaticamente a queste e-mail con un'e-mail premade solo a tale scopo. Al termine, fai clic sul blu Crea filtro pulsante. Se scegli di applicare il filtro a tutte le email già presenti in Gmail, anche le azioni che hai appena selezionato possono farlo.

Puoi sempre accedere ai filtri esistenti da filtri scheda sotto impostazioni. Da lì puoi scegliere di modificare o eliminare eventuali filtri personalizzati.

4.1.1 Esempi di filtri utili

Eccone alcuni i filtri Gmail più utili 4 filtri Smart Gmail che ti aiutano a gestire troppe emailDecluttering e organizzazione della posta in arrivo di Gmail sono un lavoro quotidiano. C'è un modo più intelligente per farlo. Crea quattro tipi base di filtri in Gmail per ordinare automaticamente le tue e-mail. Leggi di più Ho usato per anni:

Filtro posta semi-indesiderata:

Alcune e-mail non sono esattamente spazzatura, ma anche non richiedono la tua attenzione. Fatture e estratti conto delle carte di credito, notifiche di Facebook, e-mail dall'ufficio che conosci potrebbe essere necessario un giorno o anche solo un membro della famiglia che inonda la tua casella di posta con le foto del loro nuovo carino cucciolo. Non vuoi eliminare completamente queste e-mail, ma non vuoi nemmeno ordinarle immediatamente.

Costruisci una ricerca con l'operatore "from:" e aggiungi e-mail con una virgola per includere più indirizzi e-mail. Ad esempio, "da: [email protected], [email protected], [email protected]" mostrerà e-mail da tutte queste persone. Fai clic sulla freccia giù e crea un filtro che contrassegna automaticamente queste e-mail come lette e le inserisce nell'archivio.

La prossima volta che la zia Susie invia una foto del suo cucciolo, non sarà nemmeno nella tua casella di posta, ma se ti chiama e ti chiede, puoi trovarla rapidamente nel tuo archivio.

Contrassegna le notifiche di consegna Amazon:

Se usi Amazon molto, probabilmente riceverai molte e-mail da loro come promozioni, ricevute e richieste di feedback. Potresti facilmente creare un filtro per inviare tutti questi alla tua etichetta "semi-spazzatura", ma il problema è che tu voglio ancora sapere subito quando Amazon ti ha spedito qualcosa in modo da avere il numero di tracciamento disponibile. Come si fa a farlo?

Cerca "Amazon" in Gmail e fai clic sulla freccia giù per creare il filtro. La parola "Amazon" indica ogni e-mail mai inviata da Amazon.com, quindi il passo successivo è includere parole aggiuntive che esistono solo nelle e-mail di conferma della spedizione di Amazon. Nella riga "ha le parole" digitare "ha spedito!" tra virgolette. Questo dice a Gmail che stai cercando la combinazione di parole "è stato spedito!" esattamente come appare nel testo: due parole, spazio e punto esclamativo. Noterai che l'elenco si riduce considerevolmente per includere solo le email di Amazon che includono la frase "è stato spedito!"

Tuttavia, alcune e-mail riescono a passare, soprattutto se vendi articoli su Amazon. Riceverai un messaggio che ti chiede di spedire i tuoi articoli. Nessun problema. Includi solo la combinazione di parole "spedisci ora" nella riga "non ha" e osserva il tuo elenco ridursi ulteriormente. Sembra piuttosto buono ora, no? Quindi, crea il filtro.

Successivamente, puoi applicare un'etichetta a queste e-mail, ad esempio "spedito da Amazon". Da ora in poi tutti i tuoi articoli ordinato da Amazon verrà consegnato ordinatamente a questa etichetta e potresti facilmente rintracciare le tue spedizioni nel futuro. Applica il filtro a tutte le e-mail esistenti e potresti anche cercare nel tuo passato.

5. Strumenti di produttività di Gmail

Ora che conosci Gmail e come utilizzare le sue funzionalità più potenti, è tempo di esaminare altre modifiche divertenti che rendono davvero Gmail uno strumento di produttività.

5.1 Posta prioritaria e sue variazioni

Nella sua ricerca per far funzionare meglio l'email, Google ha incluso molti algoritmi avanzati in Gmail. Una di queste fantastiche funzionalità è rappresentata dai diversi stili di Posta in arrivo, di cui sono disponibili cinque: Classica, Importante prima, Prima non letta, Prima stella speciale e Posta prioritaria. Ciò che ognuno fa varia da semplice (classico, prima non letto) a leggermente complicato da spiegare (Posta prioritaria). Il modo migliore per conoscere i diversi stili di posta in arrivo è semplicemente sperimentarli e vedere cosa funziona meglio.

Posta prioritaria ordina le tue e-mail Come ordinare la posta in arrivo di Gmail per mittente, oggetto ed etichettaEsiste un segreto essenziale per la gestione di Gmail: scopri come ordinare la tua casella di posta Gmail con filtri come oggetto, mittente ed etichette. Leggi di più automaticamente e decide cosa leggere prima e come, ma non divide la tua lista email, così come altri tipi di caselle di posta. La prima Posta in arrivo importante, che, combinata con gli smart tag, fa un ottimo lavoro nell'organizzazione della posta in arrivo per te. Tutti i messaggi che ritieni importanti verranno visualizzati nell'elenco in alto e tutto il resto verrà visualizzato nell'elenco in basso, anche se non l'hai letto.

Per modificare il tipo di posta in arrivo, fai clic su Posta in arrivo sotto impostazioni e fai la tua scelta dalla casella a discesa. Assicurati di fare clic Salvare le modifiche in fondo quando finisci.

5.1.1 Email VIP vs. Email regolari

Quando Gmail è stato lanciato per la prima volta, prima che esistesse una Posta prioritaria, le e-mail erano considerate importanti da un flag su Outlook o da una stella in Gmail. Mentre questo rimane ancora il modo migliore e più semplice per "aggiungere segnalibri" istantaneamente alle e-mail, Gmail ora comprende che alcuni dei tuoi contatti sono più importanti per te di altri.

Gmail decide quali e-mail sono più importanti in base alla frequenza con cui leggi e rispondi alle e-mail di un determinato contatto e alla tua interazione con esse. Il meccanismo di Gmail è abbastanza buono da solo, ma puoi interferire direttamente e dare alcune e-mail allo stato VIP contrassegnandole come importanti. In alternativa, puoi rimuovere le e-mail dalla loro importanza.

È possibile contrassegnare le e-mail come importanti o non importanti facendo clic sull'icona del tag accanto a loro nell'elenco di posta elettronica principale o in alto una volta all'interno del messaggio (vedere la figura seguente).

Quando fai clic e modifichi le tue e-mail, Gmail adeguerà anche il proprio algoritmo e risponderà di conseguenza: non è necessario contrassegnare tutti i messaggi di un determinato contatto come importante. Gmail si attiverà dopo alcune modifiche manuali e le contrassegnerà per te.

5.1.2 Email con protagonista

Come accennato in precedenza, le stelle (l'equivalente delle bandiere in Outlook) sono in circolazione dall'inizio e sono ancora molto efficaci per contrassegnare rapidamente le e-mail. Per aggiungere un'e-mail a un clic, fai clic sull'icona a forma di stella accanto ad essa nell'elenco principale delle e-mail, proprio accanto all'importanza del "tag" sopra descritto.

Perché dovresti voler aggiungere le e-mail se hai già una funzionalità avanzata come Posta prioritaria? Perché a volte devi solo ricordare qualcosa in fretta o ricordare a te stesso che vuoi fare qualcosa su una determinata email piuttosto che ritenere importante un gruppo di email. Tieni presente che le stelle funzionano allo stesso modo sia nelle tue e-mail importanti che in quelle non così importanti.

Ad esempio, le email a stella alle quali non puoi rispondere subito ma a cui vuoi rispondere più avanti nel corso della giornata o a stella email che contengono informazioni importanti, come indirizzi e numeri di telefono di cui avrai bisogno dopo. È possibile archiviare comodamente le e-mail speciali per estrarle dalla posta in arrivo e accedervi in ​​seguito dall'etichetta di sistema "speciale" in alto a sinistra. Quando hai finito di fare qualunque cosa tu abbia a che fare con l'email, annulla di nuovo facendo clic di nuovo sull'icona a forma di stella.

5.2 Scorciatoie da tastiera

Molte persone sembrano sottovalutare il potere delle scorciatoie da tastiera e sventolarle come un fastidio al massimo. Ma ti dirò che non puoi diventare un utente Gmail efficace 9 fantastiche funzionalità di Gmail che probabilmente non usiDiverse funzioni di posta elettronica interessanti in Gmail esistono da molto tempo senza che nessuno si preoccupi di usarle. Cambiamolo oggi. Leggi di più senza padroneggiare almeno un paio. C'è una differenza tra notte e giorno tra l'uso del mouse per tutto e sapere come organizzare rapidamente una casella di posta in pochi secondi con queste scorciatoie.

Puoi sempre accedere all'elenco delle scorciatoie da tastiera in Gmail premendo un punto interrogativo o spostando + / (barra) fintanto che non stai scrivendo un'email (che ovviamente inserirà semplicemente un punto interrogativo nel tuo corpo e-mail).

Prima che possiamo usare scorciatoie da tastiera in Gmail 5 Tasti di scelta rapida Maiusc che ogni utente di Gmail dovrebbe conoscereGmail potrebbe avere un'interfaccia per aumentare la produttività, ma puoi potenziarla ulteriormente con queste scorciatoie da tastiera semplici ma essenziali. Leggi di più tuttavia, dobbiamo assicurarci che siano attivati. Per fare ciò, vai a impostazioni e scorrere fino a Tasti rapidi per abilitarli.

Navigazione:

• premi il J e K tasti per spostarsi su e giù nell'elenco e-mail nella schermata principale.
• stampa X per selezionare una conversazione (“segnare” o evidenziarla).

La selezione di e-mail in questo modo consente di scegliere rapidamente e-mail che si desidera eliminare, archiviare o spostare su un'altra etichetta. Dopo un po 'di pratica, scoprirai che selezionare le e-mail in questo modo è molto più veloce dell'uso del mouse. Quando inizi a comprendere la potenza delle scorciatoie da tastiera, sarai pronto per ulteriori informazioni.

Azioni:

• stampa accedere per aprire un'e-mail e leggerla.
• stampa E per archiviare un'e-mail.

Funziona direttamente dall'interno dell'email o dall'elenco delle e-mail nella schermata principale. Prova a selezionare più e-mail (spostandoti su e giù nell'elenco con J e K e selezionando i messaggi con X) e premere E. Puf!

• stampa # (Maiusc + 3) per eliminare le email.

Ancora una volta, questo funziona su più e-mail dall'elenco principale o dall'interno di un'e-mail che hai aperto.

• All'interno di un'e-mail aperta, premere R rispondere al mittente; stampa UN per rispondere a tutti i mittenti.
• All'interno di un'e-mail aperta, premere sol e poi io per tornare alla posta in arrivo.

Queste sono le scorciatoie cruciali. Probabilmente puoi vedere come, con pochi tocchi delle dita, ora puoi selezionare più e-mail, rispondere a tutti i mittenti contemporaneamente ed eliminare rapidamente un gruppo di e-mail. Esercitati con queste poche volte prima di passare alle scorciatoie davvero fantastiche.

Le scorciatoie da tastiera davvero fantastiche:

• All'interno di un'e-mail aperta, premere Maiusc + R per rispondere in una nuova finestra; stampa Maiusc + A per rispondere a tutti i mittenti in una nuova finestra.

Ciò è particolarmente utile su schermi di piccole dimensioni, in cui è necessario ulteriore spazio per leggere e rispondere a un'e-mail. Inoltre, blocca le chat e le etichette, consentendoti di concentrarti sull'e-mail.

• All'interno di un'e-mail aperta, premere sol e poi K per andare all'elenco delle attività.

Ti sei ricordato che Gmail si integra con Google Task? Lo vedremo dopo. Nell'elenco principale di e-mail, contrassegnare un'e-mail (X) e premere Maiusc + K per allegare l'e-mail a un nuovo elemento "da fare" nell'elenco delle attività. Questa funzione funziona solo con le scorciatoie da tastiera! Non esiste un modo per farlo.

• stampa sol e poi P per aprire la finestra del telefono ed effettuare una chiamata.
• stampa Maiusc + F per inoltrare un'email.
• stampa Maiusc + U per contrassegnare un'email come non letta.
• stampa + o – per contrassegnare un'e-mail importante o non importante (come discusso sopra).

Non sentirti obbligato a conoscere tutte le scorciatoie. Preparati a memorizzare quelli che usi spesso e usali per una settimana (non usare il mouse!) Fino a quando non diventano una seconda natura. Scoprirai che non vuoi tornare a utilizzare il mouse in Gmail e che stai gestendo molto più velocemente le tue email con le scorciatoie.

5.3 Compiti ed elenchi di cose da fare

Le attività di Google in Gmail sono molto semplici e sono in qualche modo in contrasto con l'app di posta elettronica altrimenti completa, ma sono convenienti.

Accedi a Google Task facendo clic sulla freccia giù accanto all'intestazione di Gmail in rosso in alto a sinistra. Verrà visualizzato un menu che ti condurrà ad attività o contatti. Le tue attività appariranno nell'angolo in basso a destra in una finestra che ricorda la finestra pop-up. In alternativa, è possibile accedere alle attività premendo B e poi K ovunque in Gmail, come menzionato in precedenza.

Google Task con Gmail può effettivamente essere molto utile. Puoi facilmente creare un'attività e quindi nidificare le attività al suo interno "tabulando" le nuove attività a destra, rendendole sottoattività di quella originale. Ciò è utile per semplificare un progetto suddividendolo in passaggi più piccoli lungo il percorso. Da quando puoi collegare le e-mail direttamente alle attività 9 modi istantanei per trasformare le tue e-mail in attivitàNon puoi impedire alle e-mail di tipo da fare di finire nella posta in arrivo, ma puoi trasformarle in attività per gestirle meglio. Ecco alcuni suggerimenti per trasformare le e-mail in attività. Leggi di più puoi includere informazioni utili all'interno di quell'attività, come collegamenti, informazioni di contatto e persino file. Quando un'attività è terminata, puoi spuntarla ed essere ricompensato da uno strike-through che lo attraversa, attraversandolo come completo.

Facendo clic su qualsiasi attività si aprirà un'opzione per aggiungere note all'attività o scegliere una data di scadenza. Ciò è utile soprattutto se lavori con Google Calendar, poiché gli elenchi di attività si sincronizzano perfettamente e vengono visualizzati anche sul tuo calendario.

5.4 Gestione dei contatti

Per accedere ai tuoi contatti, fai clic su Freccia in giù accanto a posta in alto a sinistra, come hai fatto con le tue attività, oppure premi sol e poi C dalla tua casella di posta. Se hai davvero bisogno di aiuto per iniziare, dai un'occhiata La guida di Gmail alla guida per principianti La guida per principianti a GmailPotresti già avere un account Gmail. Oppure stai pensando di registrarti per uno. Questa guida ha tutto ciò di cui hai bisogno per sfruttare al meglio quel nuovo brillante account Gmail. Leggi di più menzionato in precedenza. Quindi, toccheremo solo come gestirli in modo efficace.

Lo noterai quando fai clic Contatti dal tuo menu a discesa, si viene reindirizzati a una nuova pagina. Qui puoi vedere ciascuno dei tuoi contatti con il loro indirizzo e-mail e numero di telefono, se applicabile. Puoi anche fare clic su Frequentemente contattato per vedere i comunicati di contatto più recenti.

Proprio come con le e-mail, puoi creare e modificare etichette per i tuoi contatti per lavoro, scuola e famiglia. Questo è un modo meraviglioso per mantenere i tuoi contatti separati e facilmente accessibili. Puoi anche scegliere come ordinare la pagina dei tuoi contatti facendo clic impostazioni da sinistra e scegliendo dal nome o cognome per l'ordinamento.

Accanto a ciascun contatto, puoi fare clic su Di Più (icona a tre punti) per modificare la loro etichetta, eliminarli o nasconderli dall'elenco dei contatti.

Il modo più semplice per gestisci i tuoi contatti 10 semplici consigli per salvare i contatti di Google dalla negligenzaGoogle Contacts è forse il meno organizzato di tutti i servizi Google che utilizziamo. Molti di noi lo trascurano. Ecco una guida completa per le pulizie di primavera e l'organizzazione dei Contatti Google. Leggi di più è raggrupparli con etichette in modo da poterli contattare rapidamente da Gmail.

5.5 Funzionalità aggiuntive di Labs

Gmail contiene diverse funzionalità opzionali che possono migliorare ulteriormente la produttività 7 Funzioni essenziali di Gmail Lab per aumentare l'efficienza della posta elettronicaGmail Labs ospita alcune straordinarie funzionalità sperimentali che possono aiutarti ad aumentare la produttività della tua posta elettronica. Leggi di più .

Sono accessibili sotto il Labs scheda impostazioni. Di seguito nominerò una coppia che trovo utile, organizzata in base al loro ordine nell'area Labs. Sentiti libero di esplorare e trovare altro da solo.

Etichette intelligenti:

Una delle mie preferite personali, questa utile funzione consente a Gmail di "indovinare" quali e-mail in arrivo sono notifiche, risposte da forum online e all'ingrosso (newsletter e simili). Gmail aggiunge automaticamente etichette per ogni tipo e fa un buon lavoro nell'ipotesi. Ti chiederà anche di "allenarlo" scegliendo l'etichetta giusta per alcuni giorni quando lo accendi. Provalo e vedi come influenza la tua organizzazione.

Risposta predefinita:

Una manna dal cielo se ricevi molte e-mail a cui rispondi allo stesso modo. Attivalo e componi un'email come "modello". Salvalo e usalo la prossima volta che vuoi rispondere rapidamente. Questo è eccellente per le lettere di ringraziamento, ad esempio, o per le newsletter.

5.6 Componenti aggiuntivi di Gmail

Puoi trovare un sacco di componenti aggiuntivi per Gmail facendo clic su icona ingranaggio e quindi selezionando Ottieni componenti aggiuntivi. Qui puoi sfogliare strumenti che ti aiutano a essere più produttivo 13 trucchi rapidi ed estensioni per diventare un potente utente di GmailSe sei un utente Gmail, hai un flusso infinito di trucchi ed estensioni per trarne il meglio. Esploreremo alcuni dei migliori in questo articolo. Leggi di più , extra organizzato o un comunicatore migliore. Mentre le opzioni sono limitate, potresti comunque apprezzare alcuni di questi strumenti utili.

QuickBooks per la finanza, Trello per la gestione dei progetti, Dialpad per la comunicazione e Noleggio per le risorse umane sono alcune delle opzioni disponibili. Se scegli di installare un componente aggiuntivo, tieni presente che la maggior parte proviene da fonti di terze parti, quindi potresti voler controllare i termini dopo aver colpito Installare e prima di premere Continua.

Posta in arrivo di Gmail masterizzata

Questo è tutto! Spero che tu sia diventato un utente Gmail migliore leggendo questo e che ti renda la vita un po 'più semplice. Godere!

Ora potrebbe essere il momento di portare la nostra padronanza di Gmail al livello successivo e scoprirlo funzioni nascoste di Gmail su Android 9 funzioni nascoste in Gmail per Android che dovresti usareOttieni il massimo dalla tua esperienza Gmail per Android con questi suggerimenti e trucchi. Leggi di più .

Ci siamo persi qualcosa? Che cosa hai scoperto su Gmail che gli altri lettori devono sapere? Si prega di condividere con noi nei commenti.

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