5 modi per organizzare riunioni in modo efficiente e smettere di perdere tempo

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Tutti odiano le riunioni, ma tutti sanno che sono essenziali allo stesso tempo. Quindi, come si possono rendere le riunioni più efficienti invece di una grande perdita di tempo? Questi siti Web e app possono essere d'aiuto.

Gli strumenti di questo articolo sono più adatti alle riunioni di persona. Mentre puoi usarli anche per team remoti, stai meglio con i migliori strumenti gratuiti per riunioni online per collaborare con il tuo team I 6 migliori strumenti gratuiti per riunioni online per collaborare con il tuo teamI piccoli team non hanno bisogno di costose app aziendali per la collaborazione. Ecco sei fantastici strumenti che puoi utilizzare per gestire i dati, la comunicazione e altro del tuo team. Gratuito. Leggi di più . Dalla videoconferenza alla gestione dei progetti, c'è qualcosa per tutti in quell'elenco.

Lattuga Meet (Web): trova quando puoi incontrarti, nessuna registrazione richiesta

È fastidioso registrarsi a un nuovo servizio per ogni piccola attività. Lettuce Meet è una semplice app Web per capire la data e l'ora più convenienti per tutti, chiedendo le preferenze di ciascuno.

È terribilmente semplice. Inizia una riunione desiderata con il suo nome e il suo scopo, quindi aggiungi le date che puoi incontrare e scegli le fasce orarie in ogni giorno in cui sei libero. Invia l'URL unico di Lettuce Meet a chiunque altro, che può aggiungere la propria disponibilità in modo simile. Tutte le slot gratuite dei partecipanti (indicate in verde) si sovrapporranno, mostrando i momenti migliori per incontrarsi.

Lettuce Meet è uno di quelli semplici strumenti di collaborazione senza iscrizione 10+ strumenti di collaborazione senza iscrizione che puoi utilizzare in 10 secondiCollaborare online può far risparmiare tempo e denaro a te e al tuo team. Collaborare rapidamente può risparmiare un po 'di più. Questi strumenti sono pronti per l'uso quando lo sei. Nessuna registrazione richiesta. Leggi di più che ti aiutano a fare le cose senza saltare attraverso i cerchi. All'interno della tua azienda, è più facile utilizzare Google Calendar o Microsoft Outlook. Ma quando si tratta di un incontro con persone esterne, come clienti o clienti, uno strumento semplice come Lettuce Meet è un percorso più neutrale.

Devi spesso sopportare incontri lunghi e inutili? Questo di solito accade perché la persona che conduce l'incontro non si è preparata abbastanza bene. Questo elenco di controllo della riunione del team assicurerà che la riunione si svolga senza problemi sia per il leader che per i partecipanti.

L'elenco di controllo è suddiviso in attività per prima, durante e dopo una riunione. La parte “Durante” è piena di piccoli bocconcini a cui dovresti prestare attenzione, perché quelle sono le cose che spesso fanno deragliare le riunioni. Ad esempio, "un argomento verrà discusso alla volta" e "ogni punto dell'ordine del giorno sarà concluso ad alta voce" sembrano banali, ma faranno molto per garantire che l'incontro abbia avuto successo.

È possibile stampare l'intero elenco di controllo da portare con sé alla riunione. L'elenco di controllo delle riunioni del team ti incoraggia a fare clic su tutti i pulsanti dell'elenco di controllo e inviarlo via e-mail a tutti i partecipanti, poiché dichiarare i tuoi obiettivi ad alta voce crea un po 'di pressione sociale per aiutarti a eseguire. È simile ad avere un gruppo di mastermind per raggiungere gli obiettivi Come un gruppo Mastermind può aiutarti a raggiungere più obiettiviAl giorno d'oggi il termine "gruppo di mente" è molto diffuso nella sfera dello sviluppo personale, ma che cosa sono esattamente, funzionano e come si può creare il proprio gruppo? Leggi di più .

Ogni incontro ha bisogno di un ordine del giorno fisso. Se non lo hai messo in atto, stai andando a una discussione tortuosa in cui nulla viene fatto e tutti sprecano il loro tempo. Per informazioni su come impostare l'agenda della riunione, utilizzare questi modelli gratuiti come guide.

L'elenco di modelli gratuiti di Smartsheet copre una serie di diversi scenari di riunione: riunione informale, riunione di lavoro, riunione del consiglio di amministrazione, riunione del gruppo, riunione semplice, riunione settimanale e così via. Puoi utilizzare questi modelli in Microsoft Word, Google Docs o qualsiasi elaboratore di testi che ti piace che supporti il ​​formato di file DocX.

Mentre i modelli sono una buona spina dorsale per impostare l'agenda, assicurati di leggere anche Harvard Business Review’s suggerimenti su come progettare un'agenda delle riunioni. Ha alcuni grandi trucchi, come elencare argomenti come domande a cui il team deve rispondere, invece di titoli generici, a tempo indeterminato.

Infine, se non trovi ciò di cui hai bisogno nei modelli di agenda sopra indicati, dai un'occhiata al nostro elenco di un altro 15 modelli di agenda riunioni per Word 15 modelli di agenda riunioni gratuiti per Microsoft WordQuesti modelli gratuiti di agenda delle riunioni per Microsoft Word possono farti iniziare alla grande per qualsiasi tipo di riunione. Leggi di più .

AgreeDo (Web): prendere i verbali delle riunioni, condividerli e assegnare attività

Una persona in ogni riunione dovrebbe essere incaricata di prendere minuti. "Minutes of the meeting" è fondamentalmente un elenco di tutto ciò che è accaduto degno di nota. Può trattarsi di attività, informazioni, discussioni su argomenti o altro. AccettoDo ti aiuta a separarlo facilmente e gratuitamente.

È facile creare un account, organizzare una riunione e invitare i partecipanti. Ogni elemento può essere contrassegnato come uno di quattro tipi: informazioni, decisione, attività o argomento. Questo rende più facile per qualcuno prendere minuti per annotare rapidamente le cose in questo momento, e in seguito trasformarle nella giusta categoria.

Le attività possono essere assegnate ai partecipanti aggiungendo la loro e-mail e puoi anche dargli una scadenza. Puoi aggiungere un allegato anche a ogni riunione. I partecipanti possono anche aggiungere commenti al verbale.

La versione gratuita di AgreementDo ti limita a quattro riunioni al mese, a tre partecipanti e un allegato per riunione. La versione premium può aumentare questi limiti secondo le tue esigenze.

È buona norma concludere ogni incontro esaminando i suoi verbali e assicurando che tutti siano d'accordo con loro. Se AgreementDo non è la tua tazza di tè, puoi usarlo modelli dei verbali delle riunioni I 12 migliori modelli di verbali delle riunioni per professionistiIl verbale del formato della riunione cattura gli elementi essenziali. Utilizzare uno di questi modelli di verbale della riunione per applicare rapidamente il formato MOM. Leggi di più per Microsoft Word o Google Docs.

Non si tratta solo di alzarsi in piedi (eBook): guida gratuita alle riunioni quotidiane del mattino

L'app per la gestione dei progetti Qlutter mira a rendere il lavoro efficiente. Hanno messo insieme un ebook gratuito che insegna le loro pratiche su come gestire una riunione mattutina quotidiana efficiente ed efficace.

Attraverso otto capitoli, l'ebook parla dei vantaggi degli incontri mattutini, di come coinvolgere la tua squadra con l'idea e di come gestire l'incontro. È un breve libro di 44 pagine, ma alla fine ti sentirai meglio attrezzato per organizzare riunioni quotidiane sotto forma di riunioni stand-up o di mischia.

Dovrai iscriverti alla newsletter di Qlutter se vuoi il libro, dopo di che puoi ottenerlo in formato PDF, mobi o epub. È più facile inviarlo direttamente sul tuo Kindle.

Scarica: Non si tratta solo di alzarsi (eBook) [non più disponibile]

Cosa fare quando non si guida la riunione

Quindi ora hai strumenti facili per impostare la riunione, creare una lista di controllo per tenerla traccia, impostare un ordine del giorno e prendere minuti. Sai anche come gestire una riunione quotidiana in modo efficiente. Ma tutto ciò è inutile se non conduci l'incontro.

Nel caso in cui l'incontro sia stato chiamato dal tuo capo e hanno la tendenza a lasciar vagare senza scopo le riunioni, devi fare qualcosa al riguardo. Inizia inviando questo articolo sul otto regole che un capo dovrebbe conoscere per riunioni efficaci Stufo di riunioni inefficienti? Invia queste 8 regole al tuo capoSe una riunione è ben organizzata, non c'è motivo per cui non possa migliorare la produttività, il senso dello scopo e il morale. Ecco alcune regole da seguire per riunioni efficaci. Leggi di più . Fallo educatamente, o invialo in forma anonima.