5 suggerimenti Dropbox per ottenere di più

Annuncio pubblicitario

Lo sapevi che Dropbox ha molte più funzionalità 15 cose che non sapevi di poter fare con DropboxI servizi di archiviazione cloud sono andati e sono andati, ma Dropbox è probabilmente quello che è stato il più lungo qui. E ora ha migliorato il suo gioco con una serie di nuove funzionalità. Esploriamo. Leggi di più oltre al cloud storage? È ottimo per archiviare i tuoi file in un luogo in cui puoi sempre accedervi. Inoltre, Dropbox offre alcuni ottimi strumenti di produttività.

Qui daremo uno sguardo a cinque dei nostri modi preferiti per aumentare la produttività con Dropbox. Facci sapere nei commenti quali ti piacciono e se ne abbiamo persi di buoni!

1. Conservare le idee con Dropbox Paper

L'app Paper di Dropbox è un'alternativa a Evernote, OneNote e altre app per prendere appunti. È più simile ai documenti di Google Drive, ma pone una maggiore attenzione alla produttività. Ogni nota in Dropbox Paper può contenere testo, immagini, video incorporati, file Dropbox, elenchi di attività e persino codice evidenziato. Un solo clic attiva il menu di inserimento e devi solo selezionare ciò che stai cercando.

Puoi ordinare le tue note in cartelle e puoi controllare l'accesso a quelle cartelle come faresti per qualsiasi altro file o cartella Dropbox. E, come molte altre funzionalità di Dropbox, c'è una forte enfasi sulla condivisione e sulla collaborazione. Ogni riga o sezione è contrassegnata con il nome della persona che l'ha scritta. I commenti possono essere lasciati su ogni riga e, di nuovo, sono chiaramente contrassegnati con i nomi degli autori.

Condividere, commentare e tenere traccia di aggiornamenti e modifiche è facile. Anche se non hai bisogno di tutte le funzionalità di condivisione, tuttavia, la facile sincronizzazione e l'interfaccia pulita lo rendono un ottimo sostituto gratuito per la tua app per prendere appunti. Le app gratuite per iOS e Android ti consentono anche di prendere facilmente appunti in viaggio.

Scarica — Dropbox Paper per iOS (Gratuito)

Scarica — Dropbox Paper per Android (Gratuito)

2. Aggiungi file con l'app Dropbox

Potresti utilizzare l'app Dropbox per trovare i file e dare un'occhiata rapida mentre sei in viaggio, ma può anche essere davvero utile per la creazione. Basta premere il pulsante più nella parte inferiore dello schermo e vedrai un breve menu. Questo menu consente di scansionare un documento, caricare una foto, caricare un file o creare un nuovo documento di Microsoft Office direttamente dal telefono.

Ci sono molti buoni app per la scansione di documenti Scansiona e gestisci le tue ricevute, risparmia spazio, carta e tempoLe ricevute cartacee si perdono facilmente e sono difficili da trovare quando ne hai più bisogno. Per fortuna, passare al digitale risolve entrambi questi problemi. Leggi di più , ma quando puoi scansionare il file direttamente in Dropbox invece di aggiungerlo in un secondo momento, puoi portare le cose dove vuoi più rapidamente. Il supporto per i formati di file di Microsoft Office direttamente dal tuo telefono è ottimo per creare cose ben formattate. Inoltre, gli utenti desktop possono accedere e modificare facilmente questi file. Devi solo scaricare prima le app gratuite di Microsoft Office.

E, naturalmente, l'app Dropbox ti consente di visualizzare i tuoi file in movimento. Questo è ottimo per PDF, foto e qualsiasi tipo di documento archiviato nel tuo Dropbox. Contratti, fogli di calcolo, foto del tuo viaggio, liste dei desideri, musica... l'app ti consente di accedervi ovunque.

Scarica — Dropbox per iOS (Gratuito)

Scarica — Dropbox per Android (Gratuito)

3. Risparmia tempo con la cronologia delle versioni

Tutti scrivono la cosa sbagliata a volte. O cancella parti importanti di un documento. O semplicemente rovina tutto su qualcos'altro. Qualunque sia il motivo, ottenere a versione precedente di un documento il ritorno può far risparmiare molto tempo. Dropbox semplifica il ripristino dei documenti alle versioni precedenti. Basta modificare un documento archiviato nella cartella Dropbox sul tuo computer e una nuova versione verrà salvata in Dropbox.

Fai clic con il pulsante destro del mouse su un file nel tuo Dropbox e seleziona Cronologia delle versionie vedrai ciascuna versione disponibile. Fare clic su uno per dare un'occhiata a quella versione e selezionare Ristabilire se vuoi ripristinarlo. Non ci sono modifiche che evidenziano, quindi se vuoi vedere esattamente cosa è stato aggiornato, ti consigliamo di tenere traccia delle modifiche nei tuoi file di Microsoft Office.

4. Conserva i tuoi documenti correnti in Dropbox

Dove memorizzi i file su cui stai attualmente lavorando? Sul tuo desktop? La tua cartella documenti? Invece, prova a tenerli in Dropbox. In questo modo, puoi accedervi ovunque e quando ne hai bisogno. Anche se hai quasi sempre il tuo laptop con te, ci sono probabilmente momenti in cui non lo fai. E essere in grado di modificare i file di Microsoft Office dal tuo telefono è un ottimo modo per rimanere produttivi 5 modi esperti per utilizzare lo smartphone in modo produttivo ogni giornoIl tuo smartphone potrebbe renderti più produttivo in modo sano? Si Loro possono. Quindi, diamo un'occhiata a come puoi ottimizzare il tuo smartphone e ottenere ancora di più dalla tua vita quotidiana. Leggi di più quando sei bloccato in aeroporto o alla fermata dell'autobus.

La memorizzazione dei file su cui stai attualmente lavorando su Dropbox semplifica anche la condivisione e la collaborazione istantanea su di essi. Hai bisogno di feedback su qualcosa che stai scrivendo? Invialo e chiedere commenti. Desideri l'input di qualcuno su una presentazione di PowerPoint? Possono creare una nuova diapositiva direttamente dal telefono.

5. Approfitta degli strumenti di collaborazione

Proprio come Google Documenti, Dropbox ti consente di collaborare in tempo reale sui tuoi file. Dropbox ti consente di lavorare direttamente in Microsoft Office. Usare questo per lavorare insieme in tempo reale può essere un enorme risparmio di tempo quando l'alternativa sta passando un documento avanti e indietro con commenti e markup. Basta usare Skype, Google Hangouts o Appear.in per parlare tra loro e mettersi al lavoro sullo stesso documento.

Quando hai aperto un documento dalla cartella Dropbox e qualcun altro lo modifica, il badge Dropbox diventerà rosso in modo da sapere che c'è una modifica che non hai ancora visto. (Puoi dare un'occhiata questa guida per vedere i vari stati del badge e il loro significato.) Utilizzare questa funzione per mantenere aggiornate entrambe le copie del documento. Queste funzionalità di collaborazione sono ottime per le aziende con dipendenti ovunque, siano essi nomadi digitali indipendenti o semplicemente in edifici diversi.

Il badge consente inoltre di accedere agli strumenti di condivisione e alla cronologia delle versioni del documento.

Come si usa Dropbox?

Queste cinque idee graffiano semplicemente la superficie di come puoi usare Dropbox per essere più produttivo. Ma con le capacità di archiviazione, condivisione e collaborazione, ci sono probabilmente molti modi diversi in cui le persone lo usano per fare di più. E vogliamo ascoltare i tuoi migliori consigli!

Come usi Dropbox per essere più produttivo? Lo usi per lavoro, per cose personali o entrambi? Condividi i tuoi migliori consigli e suggerimenti nei commenti qui sotto!

Credito di immagine: miliardi di foto tramite Shutterstock.com