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Con la tecnologia Internet di oggi, tenere riunioni online può essere sia efficiente che economico, specialmente se le pianifichi in anticipo e fai uso di strumenti per risparmiare tempo. Negli ultimi due mesi ho partecipato a riunioni online utilizzando Google Hangouts.
Sebbene abbia dei limiti, la piattaforma vocale e video è abbastanza facile da usare e include funzionalità extra utili per tenere riunioni.
Preparazione di Google Hangouts
Il modo migliore per coinvolgere i partecipanti alla riunione con Google Hangouts è inviare loro istruzioni pratiche per il download e l'installazione del plug-in Hangouts. Fatelo diversi giorni prima della riunione per garantire ai partecipanti il tempo di organizzare.
Informare i partecipanti che avranno bisogno di una videocamera e di un microfono per partecipare. Un microfono, anche se è un paio di auricolari per iPhone, separa l'uscita audio dall'ingresso audio, evitando così che le voci riecheggino nella conversazione.
Quindi, sviluppare con un ordine del giorno per l'incontro. È possibile scrivere un intero articolo sulla creazione dell'agenda. Ma un problema importante con la creazione di ordini del giorno è in aggiunta all'elenco degli argomenti dell'agenda, è necessario fornire anche una breve descrizione o scopo per ciascun elemento. Ad esempio, se l'elemento è "azienda potluck" o "social network", indica ciò che tu o gli altri membri volete realizzare con quell'elemento.
Discuterai perché devi creare un social network o vuoi farlo revisione esiste un piano per i social network? O forse lo scopo è quello di rapporto e valutare dati sui social network. Fornire uno scopo per ogni articolo aiuterà a decidere quanto tempo ogni articolo ha bisogno e quali risorse sono necessarie per discutere per discuterne.
Invia un invito all'Hangout almeno 30 minuti prima della riunione. Ciò darà ai partecipanti il tempo di configurare la videocamera e il microfono. Sfortunatamente, devi inviare inviti ogni volta che organizzi una riunione in Hangouts. Gli inviti possono essere effettuati tramite e-mail o dalla pagina di Hangouts e solo 9 persone possono partecipare a un Hangout alla volta. Inoltre, prova a iniziare e terminare le riunioni in tempo.
App per le riunioni
Nell'area di Hangouts, uno dei primi strumenti di cui i partecipanti dovrebbero essere a conoscenza è la funzione di chat, in alto a sinistra nella pagina. Le chat scritte possono essere utili per il brainstorming di elementi, la condivisione di collegamenti e la pubblicazione di altre informazioni scritte.
La chat è semplice e veloce, ma Google Hangouts si integra con Google Docs, che si trova anche nella barra dei menu di Hangouts. Qualsiasi partecipante può avviare un documento in Hangouts, ma il documento non verrà visualizzato dagli altri partecipanti fino a quando non selezioneranno Google Documenti nella barra dei menu.
Ovviamente puoi condividere documenti esistenti usando questo strumento, che è un altro modo efficace per rendere le riunioni più produttive. Se un punto dell'ordine del giorno, ad esempio, richiede la discussione e la revisione di un comunicato stampa, tale documento potrebbe essere recuperato e collaborato durante la riunione.
L'app Screenshare è un altro strumento utile. Un partecipante può fare clic sul pulsante Condivisione schermo e selezionare per condividere una finestra aperta o un intero schermo sul desktop. La condivisione dello schermo sostituirà la videocamera e mostrerà ciò che è sullo schermo del desktop. Deseleziona semplicemente il pulsante Condivisione schermo per tornare alla videocamera.
Prendendo minuti
Se stai organizzando riunioni periodiche come gruppo, organizzazione o azienda, probabilmente vorrai dedicare dei minuti alle riunioni per rivedere attività, incarichi e riassunti delle discussioni. Esistono diversi strumenti per farlo. Uno utile è semplicemente la creazione di un modello di minuti in Google Documenti.
Tuttavia, quando digiti in Google Hangouts, i partecipanti sentiranno la digitazione sulla tastiera, anche se stai utilizzando cuffie audio. Quindi, chiunque stia digitando e impiegando alcuni minuti probabilmente dovrà silenziare il proprio microfono durante la digitazione.
Preferisco tuttavia utilizzare un'app per iPad chiamata MinuteTaker ($ 7,99). È molto utile per prendere e gestire i minuti e non si sente alcun rumore di fondo quando si utilizza la tastiera integrata sull'iPad.
Quando uso MinuteTaker, riesco praticamente a finire e inviare per e-mail i minuti immediatamente successivi alla riunione. Il più grande svantaggio dell'app è che puoi condividere solo minuti in formato PDF; tuttavia, è possibile copiare e incollare il contenuto in un normale file di testo. L'app online, minutes.io Far funzionare il processo verbale: come prendere appunti efficaci durante una riunioneÈ un'abilità che poche persone hanno perfezionato; i verbali delle riunioni perfetti. Il registro degli eventi ti fa risparmiare più mal di testa lungo la linea. Ecco come prendere minuti efficaci in una riunione. Leggi di più , è anche un altro strumento per prendere minuti.
Le riunioni non sono mai perfette, ma con una buona pianificazione e gli strumenti giusti, possono essere più efficienti e richiedere meno tempo.
Abbiamo già scritto su Google Hangouts. Dai un'occhiata ad alcuni degli articoli precedenti di seguito:
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Bakari è uno scrittore e fotografo freelance. È un utente Mac di vecchia data, un fan della musica jazz e un uomo di famiglia.