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Da diverse settimane cerco un sito Web o un'applicazione di facile utilizzo che mi consenta di conservare e archiviare i verbali delle riunioni. L'approccio tradizionale ai documenti di testo non è più un modo produttivo di prendere minuti. La semplice digitazione su un file vuoto non consente una collaborazione rapida, aggiornamenti ai minuti, né un luogo per il backup e la revisione dei minuti passati.
A gennaio abbiamo coperto il 6 migliori strumenti gratuiti per riunioni online per collaborare con il tuo team I 6 migliori strumenti gratuiti per riunioni online per collaborare con il tuo teamI piccoli team non hanno bisogno di costose app aziendali per la collaborazione. Ecco sei fantastici strumenti che puoi utilizzare per gestire i dati, la comunicazione e altro del tuo team. Gratuito. Leggi di più , ma ora vorrei aggiungere Agreedo come strumento utile per l'impostazione dell'agenda, la raccolta dei minuti e il reporting.
Organizzazione di riunioni
Si inizia organizzando una riunione su Agreedo e inviando un invito affinché i membri del team accedano al sito per visualizzare e persino fornire input all'agenda della riunione.
Puoi impostare incontri online Guida alle riunioni online: software e strategiaI moderni servizi di videoconferenza sono facili da usare e disponibili per quasi chiunque abbia un computer o uno smartphone. La possibilità di connettersi e incontrare persone online significa che non siamo più limitati dalla posizione geografica. Leggi di più come Pubblico - che sono visibili a tutti - o Privato dove è visibile solo alle persone elencate come partecipanti. Puoi scegliere di impostare i minuti come "moderati", il che significa che solo il creatore della riunione può aggiungere o modificare elementi. Tutti gli altri partecipanti possono solo aggiungere commenti.
Quando invii inviti, gli invitati riceveranno un'email con un allegato con data di calendario che può essere aperto in Outlook, Notes o iCal. Lo stesso strumento online funziona in tutti i principali browser.
Preparazione della riunione
Agreedo offre quattro diversi punti dell'ordine del giorno: Informazioni, decisione, compito, e Argomento. Questi elementi ti aiutano a vedere quali sono le informazioni più importanti da aggiungere al verbale delle riunioni. Di solito ci sono molte discussioni e talvolta discussioni su questioni molto importanti in una riunione, ma per fare le cose, i compiti devono essere identificati e assegnati e le decisioni importanti devono essere fatto.
Pertanto, prima di tenere una riunione, è importante creare e dare la priorità a un elenco di punti dell'ordine del giorno della riunione. Se una riunione è composta dagli stessi membri del team, è possibile che si desideri lasciare i minuti non modificati in modo che altri possano aggiungere elementi ai minuti.
Gli elementi della riunione possono essere spostati, ma sfortunatamente non è possibile assegnare tempi di durata a ciascun punto dell'ordine del giorno, sebbene sia possibile impostare una durata per l'intera riunione stessa.
È inoltre possibile inserire voci secondarie in ciascun elemento principale e ogni sezione degli elementi può essere nascosta man mano che vengono completati nella riunione.
Funzionalità di collaborazione
La cosa più utile di Agreedo è che gli ordini del giorno sono pubblicati online, il che consente la collaborazione. I membri del team possono anche accedere ad Agreedo registrandosi sul sito o utilizzando il loro accesso a Google.
Se si consente di non modificare i minuti, i partecipanti invitati possono modificare gli argomenti dell'agenda. Questa è una buona idea, ma un processo più avanzato consentirebbe solo agli invitati selezionati di modificare gli argomenti dell'agenda e non tutti i partecipanti invitati a una riunione.
Se si sceglie di moderare una riunione, significa che i partecipanti possono solo aggiungere commenti agli argomenti dell'agenda. Anche questo tipo di collaborazione è utile per rendere le riunioni più produttive perché puoi effettivamente iniziare a ricevere input per la riunione prima che si svolga la riunione. Oltre ai commenti aggiunti agli elementi della riunione, i file possono anche essere allegati agli articoli dell'agenda. I collegamenti alle risorse online dovranno essere pubblicati nella sezione commenti. Non esiste uno strumento dedicato per gli URL.
Un'altra caratteristica che desidero per Agreedo è che l'elemento decisionale sia impostato in modo che i sondaggi diretti possano essere pubblicati per esempio la data di un evento, la quantità di denaro da spendere per un articolo iscritto in bilancio e altre decisioni di voto che devono essere fatto.
Tenendo riunioni
Quando si tengono riunioni, Agreedo include un timer incorporato. Se stai organizzando una riunione online, i partecipanti possono utilizzare uno strumento come WebEx per visualizzare i verbali online. Oppure i partecipanti possono accedere ai verbali della riunione e aggiornare la pagina man mano che i minuti vengono aggiornati durante la riunione.
Prima e durante la riunione, è possibile assegnare attività e scadenze alle persone nella riunione.
Funzioni post riunione
Ciò che rende uno strumento online come Agreedo più utile dei metodi tradizionali è che tutti i minuti possono essere archiviati online per la revisione, nonché stampati o esportati come documento Excel. Puoi anche inviare un link al verbale online. I partecipanti possono ricevere promemoria via e-mail sulle attività per le quali si sono registrati, nonché visualizzare tutte le attività a loro assegnate.
C'è anche una funzione di riunione di "follow-up" che ti consente di controllare e riporto gli argomenti all'ordine del giorno dalla riunione precedente alla successiva. Ciò consente di risparmiare un po 'di tempo, soprattutto per le persone incaricate di dedicare minuti e fare il follow-up.
Senza dubbio molti utenti di Agreedo avranno varie richieste di funzionalità per questo sito online, ma per ora sono contento che esista, perché è atteso da tempo.
Agreedo è attualmente totalmente gratuito senza piani tariffari. Facci sapere cosa ne pensi di questo sito e cosa vorresti vedere aggiunto ad esso.
Credito immagine: Shutterstock
Bakari è uno scrittore e fotografo freelance. È un utente Mac di vecchia data, un fan della musica jazz e un uomo di famiglia.
